Цели проекта

Цель проекта — создать для ООО "СибГазсеть" единый контур управленческого учета и бюджетирования, который позволит руководству регулярно видеть финансовый результат сети АГЗС в разрезе станций, регионов и компании в целом.

До проекта управленческая отчетность формировалась на основе данных из разных источников: учетной системы, кассовых и АЗС-систем, Google-таблиц и Excel-сводов. Значительная часть данных переносилась, сверялась и консолидировалась вручную.

В рамках проекта требовалось:

• обеспечить регулярную управленческую отчетность по всей сети АГЗС: по каждой станции, региону и компании в целом;
• получить возможность видеть реальную прибыльность каждой АГЗС с учетом выручки, объема реализации, закупочной цены, логистики и станционных затрат;
• сократить зависимость финансовой службы от ручных Excel-сводов и длительной сверки данных из разных источников;
• ускорить подготовку управленческой отчетности для руководства;
• обеспечить единый подход к расчету финансового результата по станциям и регионам;
• повысить прозрачность маржи: анализировать ее по литру, тонне, станции, региону и сети;
• настроить план-факт контроль по выручке, объемам реализации, закупке газа, логистике и ключевым затратам;
• создать инструмент для принятия решений по ценам, скидкам, поставщикам, логистике и оптимизации затрат;
• разделить ответственность за финансовый результат между станциями, регионами, логистикой и центральным офисом;
• создать основу для дальнейшего развития управленческой аналитики, включая BI, сценарное планирование и автоматизацию рутинных операций.

Ситуация до внедрения

ООО "СибГазсеть" работает на рынке газомоторного топлива с 1999 года и развивает сеть автогазозаправочных станций под брендом GASPRO.

Сегодня сеть компании насчитывает 44 АГЗС, расположенные в Томской, Кемеровской, Новосибирской областях, Алтайском крае и Республике Алтай.

Компания реализует качественный сжиженный углеводородный газ, обеспечивает собственную сеть и поставляет СУГ сторонним организациям. Для надежного снабжения у компании есть автомобильная спецтехника, специализированные суда, лицензированные места разгрузки, необходимые лицензии и аттестованный персонал.

Одним из важных направлений развития компании стало повышение прозрачности управления сетью АГЗС: контроль выручки, объемов реализации, маржи, затрат и финансового результата по каждой станции, региону и сети в целом.

До внедрения "БИТ.ФИНАНС" управленческая отчетность формировалась на основе данных из разных источников. Каждый день станции формировали отчеты по реализации: выручка, объемы, типы оплат. Эти данные передавались в офис, сверялись, консолидировались и использовались для управленческого анализа.

Отдельно собирались сведения по закупке газа, логистике, затратам станций, регионам и центральному офису. Для анализа применялись Excel-отчеты: объем реализации, средняя цена, динамика по дням, неделям и месяцам, затраты, маржа.

Специализированного контура управленческого учета и бюджетирования в компании не было. Подготовка отчетности занимала много времени: данные приходилось переносить, сверять и объединять вручную. Руководству было сложно оперативно оценивать прибыльность каждой АГЗС, видеть отклонения по затратам и сравнивать станции и регионы по единой методике.

Уникальность и инновационность проекта

Уникальность проекта заключается в том, что для распределенной сети АГЗС был создан единый контур управленческого учета и бюджетирования, который связывает операционные показатели реализации топлива с финансовыми показателями прибыльности.

В проекте было важно не просто автоматизировать сбор отчетности, а построить управленческую модель, которая отражает реальную операционную структуру бизнеса: станции, регионы, логистику, центральный офис и общие функции.

В рамках проекта были формализованы:

• структура центров финансовой ответственности: станции, регионы, логистика, центральный офис;
• единый бюджетный классификатор доходов и расходов;
• аналитики, необходимые для управления сетью АГЗС: станция, регион, номенклатура, тип клиента, тип оплаты, контрагент, договор, вид продаж;
• правила распределения косвенных затрат между станциями и регионами;
• отчеты для анализа P&L, маржи, себестоимости литра проданного топлива и отклонений план-факт.

Инновационность проекта для компании состоит в переходе от разрозненных Excel-сводов и ручной консолидации к единой управленческой модели на базе "БИТ.ФИНАНС".

Руководство получило возможность анализировать не только общий финансовый результат компании, но и прибыльность каждой станции и региона с учетом выручки, закупочной стоимости, логистики, станционных затрат и маржи по литру или тонне.

Проект также создал основу для дальнейшего развития финансовой аналитики: BI-дашбордов, сценарного планирования и RPA для автоматизации рутинных операций.

Публикации о проекте

• Описание проекта в справочнике "Внедренные решения" на сайте "1С"

Дополнительная информация к описанию проекта

Со стороны заказчика участвовали:

• финансовый директор;
• логист;
• главный бухгалтер;
• финансист;
• ИТ-директор.

Со стороны "1С:Первого Бита" в проекте участвовали:

• руководитель проекта;
• аналитик;
• специалисты по настройке и сопровождению решения.

Ответственность была разделена следующим образом:

• заказчик отвечал за содержание управленческой модели и требования бизнеса;
• "1С:Первый Бит" отвечал за методологическую проработку, настройку системы, техническую реализацию и сопровождение перехода к новой модели учета.

Встречи проектной команды проходили еженедельно. После настройки система прошла опытно-промышленную эксплуатацию на реальных данных. Проектная команда проверила корректность расчетов, отчетов, аналитик, распределений и загрузки факта. Пользователи прошли обучение и перешли к работе в новой модели управленческого учета.

Результаты проекта

В результате проекта ООО "СибГазсеть" получило единый контур управленческого учета и бюджетирования, который позволяет регулярно анализировать прибыльность каждой АГЗС, оценивать вклад регионов в общий результат, контролировать маржу, видеть план-факт отклонения и принимать решения на основе актуальных финансовых данных.

Ключевые результаты проекта:

• сформирован единый контур управленческой отчетности по сети из 44 АГЗС: по каждой станции, региону и компании в целом;
• время подготовки управленческой отчетности сократилось до 1 часа;
• количество ручных операций по переносу данных между системами сократилось на 80%;
• до 90% ключевых управленческих показателей по станциям и регионам стали доступны в единой системе: выручка, литраж, закупочная стоимость, логистика, станционные затраты, маржа и финансовый результат;
• финансовая служба получила возможность формировать регулярный P&L по каждой АГЗС, региону и сети в целом без длительной ручной консолидации данных;
• руководство получило прозрачную картину прибыльности по всей сети: какие станции формируют основной финансовый результат, какие требуют внимания и где есть отклонения по марже или затратам;
• появилась возможность анализировать маржу в разрезе литра, тонны, станции, региона и вида продаж;
• управленческие решения по ценам, скидкам, закупкам и логистике стали опираться на актуальные данные о марже и структуре затрат;
• настроен план-факт анализ по ключевым показателям: выручке, объему реализации, закупке газа, логистике, ФОТ, аренде, коммунальным расходам, сервису и другим статьям затрат;
• срок выявления отклонений по ключевым финансовым показателям можно сократить ориентировочно на 50–70% за счет регулярной отчетности и единой модели данных;
• сформирована единая методология управленческого учета: структура ЦФО, справочник статей доходов и расходов, аналитики и правила распределения косвенных затрат;
• повысилась сопоставимость данных между станциями и регионами: показатели рассчитываются по единой логике, без разночтений в Excel-файлах и ручных сводах;
• управленческая отчетность стала основой для дальнейшего развития финансовой аналитики, включая BI-дашборды, сценарное планирование и RPA для автоматизации рутинных операций.

1С:Бухгалтерия

БИТ.ФИНАНС

Архитектура решения и масштаб проекта

Решение построено на базе "1С:Бухгалтерии" и "БИТ.ФИНАНС".

"1С:Бухгалтерия" используется как учетная система и источник фактических данных по закупке, логистике, ФОТ, аренде и другим затратам.

"БИТ.ФИНАНС" стал контуром управленческого учета, бюджетирования, план-факт анализа и управленческой отчетности.

В рамках проекта была настроена загрузка фактических данных по реализации, закупке, логистике, ФОТ, аренде и другим затратам из учетных и смежных систем. Это позволило сократить ручной перенос данных и обеспечить регулярное формирование управленческой отчетности на актуальных данных.

В "БИТ.ФИНАНС" были настроены:

• структура центров финансовой ответственности: станции, регионы, логистика, центральный офис;
• бюджетный классификатор доходов и расходов;
• управленческие аналитики: станция, регион, номенклатура, тип клиента, тип оплаты, контрагент, договор, вид продаж;
• правила распределения косвенных затрат между станциями и регионами;
• бюджеты БДР и БДДС;
• план-факт анализ;
• сценарии планирования;
• отчеты по марже;
• отчеты по себестоимости литра проданного топлива;
• отчеты по финансовому результату станций, регионов и сети в целом.

Масштаб проекта охватывает сеть из 44 АГЗС под брендом GASPRO и управленческую отчетность по станциям, регионам, логистике, центральному офису и компании в целом.

Схема архитектуры

Использованное дополнительное ПО, компьютерная техника и оборудование

• Кассовые и АЗС-системы клиента как источники фактических данных по реализации.
• Смежные учетные системы и источники данных по ФОТ, банку, закупке, логистике, аренде и другим затратам.
• Google-таблицы и Excel использовались до проекта как инструменты ручной консолидации и анализа данных.