Цель проекта – сократить срок подготовки управленческой отчетности АО "АЭРО-Шереметьево" за счет перевода подготовки форм из ручной консолидации в расчетных таблицах в управляемый процесс на базе решений на платформе "1С:Предприятие 8".

Для компании было важно сохранить утвержденный акционерами формат отчетности, связать бухгалтерские, кадровые и операционные данные и сократить срок подготовки полного пакета из 25 управленческих форм.

Ключевые задачи проекта:

• сформировать единый источник управленческих показателей, чтобы финансовая служба работала с бухгалтерскими, кадровыми и операционными данными по согласованным правилам;
• обеспечить сбор фактических данных по единым правилам, чтобы финансовая служба могла проверять источник и состав показателей внутри системы;
• обеспечить формирование показателей в нужных аналитических разрезах за счет единой структуры нормативно-справочной информации для бюджетирования;
• ускорить получение фактических данных по российскому бухгалтерскому учету, операционному учету и кадровому учету для план-фактного анализа;
• исключить ручной перенос данных по фонду оплаты труда, резервам, численности, сотрудникам, должностям и центрам финансовой ответственности из кадровой системы;
• обеспечить финансовую службу единым системным инструментом для формирования пакета из 25 отчетов, проверки данных, контроля статусов и выгрузки результата в утвержденном табличном формате;
• сохранить привычный порядок работы бухгалтерии при переходе на целевое решение.

АО "АЭРО-Шереметьево" – совместное предприятие ООО "ЛУКОЙЛ-АЭРО" и АО "Международный аэропорт Шереметьево". Компания оказывает полный спектр услуг по авиатопливообеспечению в Международном аэропорту "Шереметьево".

Финансовый департамент АО "АЭРО-Шереметьево" под руководством Камбуловой Т.В. столкнулся с высокой операционной нагрузкой из-за ручного формирования управленческой отчетности. В компании отсутствовала система для формирования управленческой отчетности. Сотрудникам финансового департамента приходилось выгружать данные из системы "1С:Бухгалтерия", "1С:Зарплата и управление персоналом" и вручную анализировать данные, формируя 25 различных форм управленческой отчетности, имеющих сложные алгоритмы расчета и взаимосвязи. За формирование отдельных форм и блоков форм отвечали разные сотрудники, поэтому подготовка пакета требовала не только сбора данных, но и последующей сверки связей между отчетами.

Пакет отчетности включал 25 форм с разными алгоритмами расчета, связями между показателями и утвержденной версткой. Из-за этого каждая форма требовала отдельной проверки, а изменения в исходных данных приходилось отслеживать в нескольких таблицах.

Данные по фонду оплаты труда в бухгалтерской системе отражались сводно. Финансисты не могли сразу получить детализацию по сотрудникам, должностям и центрам финансовой ответственности.

Данные по численности персонала в бухгалтерской системе отсутствовали. Сотрудники вручную переносили их из кадровой системы в расчетные таблицы, что увеличивало трудоемкость подготовки отчетов и повышало риск расхождений.

После ручного сбора данных руководитель планово-экономического отдела вручную проверял корректность каждой формы и зависимостей между формами. Это увеличивало нагрузку на финансовую службу и сохраняло риск ошибок в управленческой отчетности.

На подготовку полного пакета отчетности для акционеров и руководства у финансовой команды уходило до 10 рабочих дней. Такая скорость не позволяла оперативно принимать своевременные управленческие решения.

В ходе реализации проекта:

• Создана единая система для ведения бухгалтерского и управленческого учета на базе "1С:Бухгалтерия КОРП" + "БИТ.ФИНАНС.Управленческий учет".
• Разработана бесшовная интеграция для получения консолидированных данных по персоналу из "1С:Зарплата и управление персоналом" в необходимой для управленческого учета детализации. При этом правила ведения регламентированного учета остались без изменения.
• Разработана концепция и модель целевого решения. Сформирована методология сбора фактических данных. Сформирована структура по блоку "Бюджетирование", включая НСИ для сбора факта (статьи затрат, прочие доходы и расходы, статьи движения денежных средств, способы отражения зарплаты, номенклатурные группы, статьи оборотов, ЦФО). Разработана и внедрена автоматизированная система бюджетирования, позволяющая оперативно формировать отчеты по управленческому учету в необходимой детализации.
• Разработано автоматизированное рабочее место для финансового департамента, позволяющее формировать пакет управленческой отчетности из 25 форм с возможностью выгрузки пакета форм управленческой отчетности в Excel в утвержденных Акционерами макетах. Доработан стандартный механизм системы получения данных. В целевой системе сохранены утвержденные макеты 25 форм, восстановлены связи между показателями и настроено получение данных из разных источников без ручной консолидации в расчетных таблицах.

В автоматизированном рабочем месте процесс подготовки отчетности стал понятнее для пользователя. Экономист выбирает период и сценарий, запускает формирование отчета либо пакета отчетов, проверяет данные и получает отчетность в утвержденном формате.

Финансовая служба сохраняет привычный формат представления данных для руководства и акционеров. При этом отчетность собирается по единым правилам в системе, а не вручную в отдельных таблицах.

Отдельная сложность была связана с показателями по персоналу. В регламентированном учете данные отражались сводно, а для управленческих отчетов требовалась детализация по сотрудникам, должностям и центрам финансовой ответственности.

Качество данных повысилось за счет правил сопоставления и ограничений для элементов нормативно-справочной информации. Система не позволяет использовать элементы справочников, для которых не настроены правила получения данных в управленческий учет. Это снижает риск попадания в отчетность неподготовленных или некорректно сопоставленных данных.

В рабочем месте предусмотрены статусы проверки отчетов. Права доступа строго разграничены.

• Сокращено время на формирование отчетности в 3 раза. Весь пакет из 25 управленческих отчетов теперь формируется, проверяется и готов к предоставлению руководству за 3 рабочих дня вместо прежних 10 дней. Высвобожденные ресурсы финансового отдела перераспределены на аналитическую и контролирующую работу.
• Повысили оперативность и качество управленческих решений. Руководство компании получило возможность ежемесячно видеть полную, согласованную картину финансового состояния. Это позволило быстро реагировать на изменения ключевых показателей и корректировать стратегию.
• Ликвидировали ручные операции. Автоматический сбор данных из РСБУ, 1С:ЗУП и внешних систем устранил основную причину арифметических ошибок и нестыковок в отчетах. Достоверность данных возросла.

Ключевые изменения в работе финансовой службы:

• пакет из 25 управленческих форм формируется в целевой системе по согласованным правилам и выгружается в утвержденном табличном формате;
• пользователь выбирает период и сценарий, запускает формирование пакета, проверяет статусы и получает готовый к передаче единый комплект отчетов;
• пакет управленческой отчетности формируется за 3 рабочих дня;
• фактические показатели по данным бухгалтерского, кадрового и операционного учета доступны сразу после проведения документов, а не после ручной выгрузки и сверки;
• данные по фонду оплаты труда, резервам и численности передаются из кадровой системы в детализации, необходимой для управленческой отчетности;
• ручной перенос данных из отдельных расчетных файлов исключен, поэтому снижается риск арифметических ошибок, несогласованности показателей и повторных сверок;
• для руководителя планово-экономического отдела проверка отчетности стала прозрачнее, поскольку формы готовятся по единым правилам, имеют статусы, проверяются в одном рабочем месте и передаются единым пакетом.

Финансовая служба получила возможность больше времени уделять анализу отклонений и контролю показателей.

Татьяна Владимировна Камбулова, заместитель генерального директора по экономике и финансам АО "АЭРО-Шереметьево":

"Для компании, работающей в инфраструктуре крупнейшего аэропорта страны, управленческая отчетность должна быть такой же надежной и предсказуемой, как ключевые операционные процессы. Для нас было важно не просто ускорить подготовку форм, а повысить управляемость самого процесса: связать бухгалтерские, кадровые и операционные показатели, закрепить единые правила формирования данных и обеспечить возможность проверки каждого показателя внутри системы. Такой подход позволил сохранить привычный формат отчетности для руководства и акционеров, сократить срок подготовки управленческой отчетности и дать финансовой службе больше времени на анализ отклонений и контроль показателей".

Проект в АО "АЭРО-Шереметьево" наглядно показал, как автоматизация рутинных процессов сбора и консолидации данных напрямую влияет на скорость и качество управления компанией, превращая финансовую службу из "отчетного цеха" в стратегического партнера для бизнеса.

Для целей формирования управленческой отчетности были собраны правила формирования каждого показателя по всем формам отчетности. Выявлены все функциональные разрывы, на основании которых сформирована структура НСИ, а также сформированы проектные решения для получения данных, отсутствующих в регламентированном учете (распределение по местам возникновения затрат, допущения для целей формирования управленческой отчетности).

По итогам сформированных требований были произведены доработки и настройки в целевой системе. Установлены технические ограничения, не позволяющие использовать в регламентированном учете элементы справочников, по которым не настроены правила получения данных в управленческий учет.

В результате повышена чистота и структурированность данных, что критически важно для корректного автоматического формирования отчётов.

Для показателей отчетности определены источники данных, правила формирования и связи между формами. Экономисты видят, откуда берется показатель, и проверяют данные внутри системы, а не через последовательную сверку нескольких расчетных файлов.

Для кадровых данных настроен обмен с "1С:Зарплата и управление персоналом". В целевую систему передаются данные по фонду оплаты труда, резервам, численности, сотрудникам, должностям и центрам финансовой ответственности в управленческой детализации.

Данные в российском бухгалтерском учете продолжают отражаться в прежнем агрегированном виде. Бухгалтерии не нужно менять привычный порядок учета, а финансовая служба получает детализацию, необходимую для управленческой отчетности.

Финансовая служба работает через автоматизированное рабочее место формирования отчетности. Пользователь выбирает период, сценарий и пакет отчетности, формирует комплект из 25 управленческих форм или отдельную форму, проверяет данные, устанавливает статусы и выгружает результат в утвержденном табличном формате. В итоговом файле предусмотрена страница "Содержание" с переходами к нужным формам, что упрощает работу с комплектом отчетности.

Масштаб проекта – 75 автоматизированных рабочих мест.

Периметр проекта включает 25 форм управленческой отчетности, одну целевую информационную базу, интеграцию с кадровой системой и получение фактических данных из нескольких источников.

Схема - Архитектура формирования управленческой отчетности АО "АЭРО-Шереметьево"