Цели проекта

1. Создании единой информационной системы для получения оперативных данных по управленческой отчетности.
2. Контроль за использованием денежных средств по каждой торговой точке (аптеке).
3. Сокращение времени на принятие решений по согласованию и оплате счетов.
4. Обеспечение прозрачности денежных потоков, включая внутригрупповые расчеты между юридическими лицами сети.
5. Повышение точности и минимизация ошибок в получении отчетов.

Ситуация до внедрения

Аптечная сеть "Фитофарм" (ООО "Кедр Фарм") — быстроразвивающийся фармацевтический ритейл, включающий до 200 территориально распределенных аптек в пиковый сезон. Отраслевая специфика накладывает жесткие требования: высокая транзакционная нагрузка, необходимость строгого учета каждой торговой точки и оперативного управления финансами для поддержания ликвидности.

Ситуация до внедрения:

Разрозненность учета и отсутствие прозрачности по точкам. Оперативный учет велся в отраслевой системе стороннего вендора, откуда данные загружались в "1С:Бухгалтерия КОРП" для регламентированного учета. Параллельно управленческий учет движения денежных средств велся в отдельной базе. Бухгалтерские документы отражали общие суммы по структурной единице, но для управления бизнесу требовалась детализация до каждой аптеки: сколько заработала и потратила конкретная торговая точка. Остатки и показатели по аптекам формировались вручную в Excel, что было трудоемко и приводило к ошибкам. Бизнес не имел оперативной картины рентабельности каждой торговой точки.

• Разрыв между управленческим и бухгалтерским учетом:

Бухгалтерские документы содержали общую сумму, но для управления бизнесу требовалась детальная аналитика: сколько получено денежных средств каждой аптекой (подразделением), сколько заработала и потратила. Остатки по аптекам формировались вручную в Excel, что было трудоемким и ошибкоопасным.

• Ошибки в документах регламентированного учета:

При ежедневной загрузке нескольких сотен документов из стороннего ПО (при открытии новых аптек и заключении договоров с новыми контрагентами) в "1С:Бухгалтерия" приходилось вручную заполнять новые реквизиты "Склад" и "Контрагент", что замедляло получение данных по регламентированному учету.

• Децентрализованное планирование:

Бюджеты движения денежных средств (БДДС) формировались в Excel. Отсутствовала возможность собрать консолидированный бюджет по всей сети и оперативно его корректировать.

• Непрозрачное согласование платежей:

Неуправляемый процесс согласования платежей и риски кассовых разрывов. Процесс визирования заявок на оплату не имел четкой маршрутизации в зависимости от статей расходов или ЦФО. Согласование велось по электронной почте, что приводило к задержкам платежей. Отсутствовал инструмент онлайн-контроля бюджетных лимитов при создании заявок, что создавало риск нецелевого расходования средств и кассовых разрывов. При высокой операционной нагрузке финансовая служба не могла оперативно оценить возможность проведения того или иного платежа.

• "Лоскутная" автоматизация и ручное администрирование:

Бюджеты движения денежных средств планировались в Excel, согласование велось по электронной почте, учетные системы были не интегрированы в единый контур. Открытие новой аптеки требовало ручного выполнения множества операций: заполнение реквизитов в разных системах, настройка обмена, создание задач для различных служб. Это замедляло развитие сети и увеличивало нагрузку на административный персонал.

Уникальность и инновационность проекта

Уникальность проекта заключается в подходе к решению специфических задач многопрофильного аптечного холдинга. Разработанные решения учитывают отраслевую специфику: высокую транзакционную нагрузку, необходимость детализации до уровня каждой торговой точки и потребность в оперативной консолидации данных.

1. Группировка данных по банкам (кастомизация "Рабочего места казначея")
Типовое "Рабочее место казначея" предоставляет детализацию до каждого расчетного счета. Для компании с множеством расчетных счетов это создавало информационную избыточность. По требованию заказчика была изменена логика представления данных: группировка осуществляется сначала по банкам (на уровне БИК), а затем по статьям оборотов.

Результат для бизнеса: Финансовая служба получила возможность видеть консолидированную позицию по каждому банку-партнеру, что необходимо для эффективного управления ликвидностью холдинга. Детализация до конкретных счетов стала доступна при необходимости, но перестала загромождать основной интерфейс.

2. Гибридный подход к формированию заявок на расходование средств.
В аптечном ритейле присутствуют как массовые регулярные платежи (аренда, лизинг), так и сложные распределенные выплаты (заработная плата с распределением по десяткам аптек). Для решения этой задачи были реализованы два сценария:

• Регулярные платежи: создание заявок на основании заранее сформированных платежных поручений, что позволило автоматизировать процесс для повторяющихся операций.
• Распределенные выплаты: поддержка работы с табличными частями в заявках для детализации расходов по подразделениям.

Результат для бизнеса: Обеспечена необходимая детализация учета без увеличения трудозатрат на создание отдельных заявок по каждой операции.Коммерческий директор перед тем как визировать заявки работает с журналом заявок и имеет полное представление об уплаченных суммах по ЦФО.

3. Автоматическая привязка безналичных поступлений к аптекам.
В аптечной сети безналичная оплата проходит через мерчанты (торговые терминалы), закрепленные за конкретными точками. В рамках проекта были настроены правила загрузки данных из отраслевой системы, позволяющие идентифицировать подразделение по мерчанту при поступлении выписки.

Результат для бизнеса: Выручка автоматически распределяется по соответствующим аптекам в момент загрузки банковской выписки, исключая необходимость ручной разноски.

4. Инструмент контроля достоверности учета.
Финансовая служба тратила значительное время на сверку данных регламентированного и управленческого учета. Разработанный отчет "Движение денежных средств" автоматически сопоставляет остатки по двум контурам учета и визуально индицирует расхождения (выделение цветом).

Результат для бизнеса: Сокращение времени на сверку данных и оперативное выявление ошибок в учете.

Публикации о проекте

• Описание проекта в справочнике "Внедренные решения" на сайте "1С"

Результаты проекта

1. Внедрение единой системы на базе "1С:Бухгалтерия КОРП" и модуля "БИТ.ФИНАНС" позволило компании перейти от разрозненных инструментов к централизованному управлению финансами.
2. Прозрачность денежных потоков в разрезе каждой аптеки.
3. Финансовая служба получает план-фактный анализ, отчеты о движении денежных средств и данные о рентабельности по каждой торговой точке в день закрытия операций.
4. Обеспечена полная прослеживаемость платежей: от бюджета до фактического списания с детализацией по аптекам, статьям и направлениям деятельности.
5. Контроль бюджетных лимитов на оперативном уровне.
6. Реализован автоматический контроль соответствия заявок утвержденным бюджетным лимитам в момент их создания. Превышение лимитов невозможно без дополнительных согласований.
7. Исключены ситуации нецелевого использования денежных средств.
8. Сокращение сроков согласования платежей с нескольких часов до минут.
9. Внедрение маршрутов согласования и Telegram-бота для утверждения реестров платежей позволило сократить время визирования заявок с нескольких дней до нескольких часов (в отдельных случаях — до минут).
10. Казначейская служба управляет платежным календарем в режиме реального времени, имея актуальную информацию о прогнозных остатках.
11. Исключен двойной ввод данных и ручная разноска выручки по подразделениям.
12. Автоматизирован процесс постановки на учет новых аптек: при создании новой точки в операционной системе автоматически генерируются задачи для настройки финансового учета.
13. Устранены расхождения между регламентированным и управленческим учетом. Консолидированная отчетность по группе компаний формируется автоматически на основании данных единой базы, что исключает необходимость ручной сборки и сверки данных из различных источников.

БИТ.ФИНАНС :
• Бухгалтерский учет
• Управленческий учет

Архитектура решения и масштаб проекта

Единая информационная система построена на платформе "1С:Предприятие 8.3" с использованием конфигурации "1С:Бухгалтерия КОРП", редакция 3.0. Для реализации функций управленческого учета, бюджетирования и казначейства установлен и настроен модуль "БИТ.ФИНАНС Управленческий учет". Система развернута на сервере заказчика, доступ пользователей осуществляется с рабочих мест в тонком клиенте.