Цели проекта

Главной целью руководства ООО "ТД ВостокСтрой групп" было создание надежной IT-инфраструктуры, способной поддержать агрессивное масштабирование бизнеса и открытие новых региональных офисов в городах-миллионниках без угрозы потери управления. Заказчику требовалось превратить компанию из непрозрачного "черного ящика" в полностью управляемую и оцифрованную систему, где каждое действие ведет к прогнозируемому результату.
Для достижения этой цели были поставлены следующие задачи:

1. Обеспечить возможность кратного роста товарооборота без существенного увеличения штата и фонда оплаты труда (ФОТ) путем алгоритмизации и автоматизации рутинных операций.
2. Ускорить процессы документооборота и подведения финансовых итогов, переведя приход товара и закрытие месяца в формат "день в день".
3. Начать накапливать глубокие аналитические данные по сложным объектным продажам.
4. Внедрить инструменты для гибкого управления ценообразованием в режиме реального времени.
5. Устранить зависимость от конкретных менеджеров и предотвратить потерю информации о контрагентах при кадровых ротациях.

Ситуация до внедрения

ООО "ТД ВостокСтрой групп" - стабильная и динамично развивающаяся торгово-монтажная компания, специализирующаяся на поставках оборудования для систем отопления, водоснабжения, канализации и комплексном снабжении строительства. Компания является надежным партнером крупнейших федеральных структур (ОАО "РЖД", ПАО НК "Роснефть", ПАО "Лукойл", ПАО "Газпром").

До старта проекта компания с годовым оборотом в 2,5 млрд. рублей и штатом около 30 сотрудников вела весь учет в базе "1С:Бухгалтерия" с минимальными доработками. В компании полностью отсутствовали автоматизированные бизнес-процессы. Руководство осознало, что на старой IT-архитектуре дальнейший рост компании и создание региональной филиальной сети невозможны.

Также были выделены критические проблемы в области управления и учета:

• Полное отсутствие аналитики продаж в разрезе поставщиков, клиентов и номенклатуры, что делало невозможным качественное бюджетирование и расчет себестоимости.
• Учет дебиторской задолженности велся исключительно вручную, а подведение финансовых итогов месяца занимало до двух недель.
• Происходила потеря информации о контрагентах при любой ротации менеджеров по продажам.
• Отсутствовало понимание потенциала покупателей: менеджеры не знали, какую долю от общего бюджета клиента они закрывают своими продажами.
• Приход транзитного товара оформлялся силами бухгалтерии с сильным опозданием (по факту получения бумажных оригиналов документов), что регулярно вело к ошибкам.

Уникальность и инновационность проекта

К уникальным особенностям проекта можно отнести как глубокий реинжиниринг организационной структуры и бизнес-логики предприятия, так и реализацию специализированных подсистем для управления сложными объектными продажами и транзитной логистикой:

1. Реинжиниринг бизнес-процессов и оргструктуры. В ходе проекта была полностью изменена логика работы заказчика, что превратило компанию из "черного ящика" в прозрачную управляемую систему. Оптимизированы и автоматизированы следующие контуры:

• Бэк-офис: создано новое подразделение, которое полностью взяло на себя документооборот (автогенерация счетов, УПД, логистических и платежных документов программным роботом);
• Отдел закупок: классический отдел был полностью упразднен, а его сотрудники переформатированы в стратегических "товарных менеджеров";
• Система управления: внедрена модель, разделяющая ответственность между менеджером, ведущим клиента, и менеджером, ведущим конкретный строительный объект.

2. Контур объектных продаж. Разработан специализированный инструментарий для работы в сегменте крупного строительства:

• "Карточка объекта": инструмент, в котором менеджеры фиксируют адрес, тип, стадию объекта и матрицу всех участников (застройщик, генподрядчик, субподрядчики);
• Проектное закрепление: реализован механизм фиксации в системе уникальных коммерческих условий от поставщиков под конкретный строительный объект на заданные суммы.

3. Транзитная логистика и "Виртуальный склад". В систему заложена нетиповая бизнес-логика, позволившая компании эффективно работать без содержания физических площадей:

• Виртуальные склады: склады каждого завода-поставщика воспринимаются системой как собственные склады компании;
• Прямые отгрузки: продукция отгружается напрямую от производителя на объекты заказчиков, при этом приход товара и закрытие месяца происходят в формате "день в день".

4. Алгоритмическое управление и роботизация. Функция оперативного управления и маршрутизации работы персонала передана интеллектуальной системе:

• Роботизация задач: программный робот автоматически ставит сотрудникам типовые задачи в зависимости от стадии воронки продаж и жестко контролирует их выполнение;
• Система "Автозаявка": автоматическая консолидация потребностей, подбор поставщиков и формирование заказов с учетом кратности упаковок и весогабаритных характеристик (ВГХ) для планирования загрузки транспорта;
• Автораспределение запросов: робот автоматически разбивает сводный заказ клиента на части и рассылает запросы на актуализацию цен нужным поставщикам.

5. Инновационное ценообразование и оценка потенциала

• Директивное ценообразование: внедрена система "сверху-вниз" с автоматической выдачей рекомендованных наценок на каждую группу товаров для конкретного клиента;
• Расчет потенциала: разработан алгоритм автоматического расчета финансового потенциала покупателей (оценка доли общего бюджета клиента, которую закрывает компания);
• "Фиктивная номенклатура": реализована возможность создания КП на заказные позиции, которых еще нет в справочнике "1С", что позволяет не замусоривать основную базу.

Публикации о проекте

• Видео - интервью с Устименко Константином, коммерческим директором компании ООО "ТД ВостокСтрой групп", о проекте внедрения 1С:CRM

• Внедрение "1С:Управление торговлей и взаимоотношениями с клиентами (CRM)" в компании, занимающейся поставкой оборудования для систем отопления, водоснабжения, канализации и строительства

Результаты проекта

В результате проведенных работ были успешно оцифрованы и автоматизированы сложнейшие контуры объектных B2B-продаж, управления закупками, транзитной логистики и ценообразования. Теперь ООО "ТД ВостокСтрой групп" имеет все необходимые инструменты для масштабирования и открытия новых офисов в городах-миллионниках. Заказчик получил высокотехнологичный функционал, работающий по принципу надежного конвейера, который гарантирует стабильно высокий уровень процессов вне зависимости от удаленности филиала и квалификации линейного персонала. Внедрение системы обеспечило компании мощный запас прочности для уверенного развития на современном рынке без раздувания операционных издержек.

Внедренные программные продукты

1С:Управление торговлей и взаимоотношениями с клиентами (CRM) :
• Продажи
• Маркетинг
• Склад
• Закупки

Архитектура решения и масштаб проекта

Структура компании

ООО "ТД ВостокСтрой групп" - торгово-монтажная компания с миллиардными оборотами, работающая с крупнейшими федеральными структурами (РЖД, Роснефть, Газпром). Стратегической целью проекта было создание ИТ-архитектуры для агрессивного масштабирования и открытия новых филиалов в городах-миллионниках. Необходимо было преодолеть ограничения старой системы на базе "1С:Бухгалтерия", создать единую информационную среду для региональной филиальной сети и устранить потерю данных при ротации персонала.

Масштаб проекта

В результате проекта система обеспечила работу компании, штат которой вырос с 30 до 50 человек. В едином контуре взаимодействуют сотрудники ключевых подразделений:

• Отдел продаж: менеджеры, ведущие клиентов, и менеджеры, ответственные за конкретные строительные объекты;
• Бэк-офис: новое подразделение, полностью взявшее на себя документооборот (автогенерация счетов, УПД, логистических документов);
• Товарные менеджеры: сотрудники, переформатированные из отдела закупок для стратегического управления ассортиментом;
• Бухгалтерия: в части контроля оплат и бесшовного обмена данными.

Выбранное решение

В качестве решения, объединившего все бизнес-процессы предприятия, была выбрана система "1C:Управление торговлей и взаимоотношениями с клиентами (CRM)" на базе "1С:Управление торговлей". Это позволило полностью изменить логику работы заказчика и внедрить высокотехнологичный функционал, работающий по принципу надежного конвейера.

Преимуществами такого решения стали:

1. Единое информационное пространство всей компании

• Сотрудники работают в единой базе, где оцифрованы все этапы: от фиксации участников строительства в "Карточке объекта" до автоматического подбора товаров-аналогов и цен поставщиков.
• Реализована концепция "виртуального склада": менеджеры в режиме реального времени видят остатки на заводах-производителях и оформляют транзитные отгрузки, не задействуя физические склады компании.

2. Сквозные бизнес-процессы

• Внедрено алгоритмическое управление: робот автоматически распределяет задачи сотрудникам в зависимости от стадии воронки продаж и жестко контролирует их выполнение.
• Обеспечен бесшовный финансовый цикл: от создания коммерческого предложения с "фиктивной номенклатурой" до автоматической миграции заявок на оплату в бухгалтерскую базу.

Интеграции:

• "1С:Управление торговлей и взаимоотношениями с клиентами" и "1С:Бухгалтерия": настроен автоматический обмен, при котором заявки на расходование денежных средств превращаются в платежные поручения без ручного ввода.
• ЭДО: кнопки сервисов интегрированы напрямую в интерфейс "одного окна" с операторами ЭДО, что позволяет мгновенно обмениваться документами с поставщиками и клиентами.
• Интеграция с каталогами и прайсами: реализована ежедневная автоматическая загрузка цен и остатков сотен тысяч позиций номенклатуры от внешних поставщиков.

Благодаря этому:

• Вся история общения и уникальные коммерческие условия по объектам (проектное закрепление) сохраняются в системе, что превратило бизнес из "черного ящика" в прозрачную систему.
• Исключена задержка в оформлении документов по транзитным товарам: теперь приход товара и подведение итогов месяца происходят в формате "день в день".