Цели проекта

1. Цифровая трансформация управленческого учета и бюджетирования: переход от разрозненных Excel-моделей и ручной сводки данных к единой автоматизированной системе на базе "1С:Бухгалтерия" и "БИТ.ФИНАНС".
2. Повышение прозрачности финансового учета и результата: обеспечение детализированного расчета выручки, себестоимости и валовой прибыли по ключевым аналитикам деятельности компании.
3. Снижение трудозатрат и ускорение подготовки отчетности: минимизация ручных операций при формировании управленческой отчетности и план-фактного анализа.
4. Формирование единого финансового контура: интеграция данных из "1С:Управление торговлей" и "1С:Зарплата и управление персоналом" ("1С:ЗУП") в систему управленческого и финансового учета для получения актуальной и сопоставимой информации.

Ситуация до внедрения

ООО "СтройПлатформа" — крупная торговая компания, специализирующаяся на поставках строительных и отделочных материалов для решения различных задач от частных клиентов до крупнейших нефтегазовых компаний России. Компания работает как с розничными, так и с оптовыми покупателями, располагает развитым складским комплексом и широким ассортиментом продукции для строительных организаций и подрядчиков.

Специфика бизнеса компании, связанная с большим объемом складских операций, широкой номенклатурой, логистическими затратами и необходимостью контроля маржинальности по различным каналам продаж, формирует повышенные требования к качеству управленческого учета и финансового планирования.

До реализации проекта управленческая отчетность формировалась из нескольких источников: "1С:Бухгалтерия", "1С:Управление торговлей", "1С:ЗУП", а значительная часть расчетов выполнялась в Excel. Операционные данные из "1С:Управление торговлей" использовались в финансовом контуре неполно и с задержками.

В этих условиях ключевыми ограничениями были:

• разрозненность источников данных и высокая зависимость от Excel-файлов;
• значительные трудозатраты на сбор данных по себестоимости, валовой прибыли и план-фактных отклонений;
• отсутствие единой модели бюджетирования, объединяющей БДР, БДДС и вспомогательные бюджеты;
• ограниченная оперативность получения управленческой отчетности для руководства.

В связи с этим подготовка управленческой отчетности и актуализация плановых показателей занимали значительное время, а существенная часть ресурсов финансовой службы расходовалась на техническую обработку данных вместо аналитической работы.

Для решения поставленных целей руководством компании было принято решение реализовать проект на базе "1С:Бухгалтерия" и "БИТ.ФИНАНС".

Уникальность и инновационность проекта

Особенностью проекта стала адаптация типового функционала "1С:Бухгалтерия" и "БИТ.ФИНАНС" под специфику торгово-строительной компании без усложнения архитектуры решения.

В рамках проекта была построена единая модель управленческого учета и бюджетирования, учитывающая особенности бизнеса заказчика: крупные складские остатки, выраженная роль логистики, необходимость анализа рентабельности по партиям товаров, клиентам, менеджерам и подразделениям.

Ключевые особенности решения:

• Единый финансовый контур: данные о продажах, закупках, складских движениях, денежных операциях и расходах на персонал используются в одной системе для формирования управленческой отчетности и бюджетов.
• Глубокая аналитика валовой прибыли: реализованы отчеты, позволяющие анализировать финансовый результат с учетом себестоимости, логистических, складских и операционных расходов.
• План-фактный анализ и сценарное планирование: в системе настроены формы ввода, сценарии и механизмы анализа отклонений для финансовой службы и руководителей направлений.
• Максимальное использование типового функционала: основа решения построена на стандартных механизмах продукта, а изменения носили точечный характер, что обеспечило устойчивость системы к развитию и сопровождению.

Были автоматизированы следующие бизнес-процессы:

1. Управленческий учет и себестоимость

На базе внедренного решения был настроен управленческий контур, учитывающий специфику торговли строительными материалами: высокую долю складских остатков, логистических затрат и продаж в разных организационных разрезах.

В рамках блока были реализованы следующие решения:

• отчеты по себестоимости с детализацией по номенклатуре, клиентам, проектам/объектам, каналам продаж и подразделениям;
• аналитика, позволяющая оценивать не только выручку, но и реальную маржинальность отдельных направлений бизнеса.

В результате компания получила инструмент для более точной оценки финансового результата по ключевым направлениям деятельности.

2. Валовая прибыль

Для заказчика критично было видеть не только объем продаж, но и понимать, какой канал продаж формируют реальную прибыль.

В рамках проекта были реализованы:

• отчеты по валовой прибыли, объединяющие выручку, себестоимость, складские, логистические и операционные расходы;
• детализация по клиентам, группам номенклатуры, менеджерам, подразделениям, каналам продаж и проектам/объектам.

В результате руководство и менеджеры получили возможность принимать решения на основе фактической маржи, выявлять низкорентабельные сегменты и оперативно корректировать условия работы.

3. Бюджетирование и план-фактный анализ

На базе "БИТ.ФИНАНС" была создана единая система бюджетирования, объединившая БДР, БДДС и вспомогательные бюджеты в общей логике финансового планирования.

В рамках реализации:

• настроены формы ввода плановых данных для финансовой службы и руководителей направлений;· реализованы сценарии бюджетирования;
• обеспечен сквозной план-фактный анализ с детализацией отклонений до статей и аналитик;
• создан единый процесс консолидации плановых и фактических данных.

В результате бюджетирование перестало быть набором разрозненных файлов и стало рабочим инструментом управления финансовым результатом компании.

4. Интеграция с "1С:Управление торговлей" и "1С:ЗУП"

Одним из ключевых этапов проекта стала интеграция учетных систем с финансовым контуром.

В рамках проекта команда исполнителя настроила в "БИТ.ФИНАНС" источники для получения данных бюджета по основным потокам операционной деятельности компании из "1С:Управление торговлей". Благодаря этому данные о реализациях, поступлениях, складских движениях стали автоматически использоваться в контуре управленческого учета и бюджетирования.

По контуру "1С:Управление торговлей" были дополнительно настроены обмены, выполненные при активном участии команды заказчика:

• обмен банковскими выписками и кассовыми документами из торговой системы в финансовый контур;
• корректировка уже существующего обмена по реализациям для оперативного отражения фактических продаж;
• передача информации об основном менеджере контрагента и его группе для аналитики продаж;
• добавление в обмен по поступлениям данных о подразделениях.

Для целей бюджетирования расходов на персонал также была реализована интеграция с "1С:ЗУП". В "БИТ.ФИНАНС" был настроен источник данных, получающий показатели из кадрово-расчетной системы и передающий в бюджетные операции сведения по начислениям, НДФЛ, страховым взносам в разрезе сотрудников и подразделений.

В результате был выстроен корректный маршрут данных от операционного и кадрово-расчетного контуров к финансовому, что обеспечило актуальность отчетности, повысило точность бюджетирования и снизило количество ручных операций.

5. Пользовательская поддержка и развитие системы

Для устойчивой эксплуатации решения были подготовлены инструкции по работе с плановыми данными, фактическими показателями и справочниками, а ключевые пользователи прошли обучение.

Это позволило заказчику не только запустить систему в промышленную эксплуатацию, но и сформировать основу для ее дальнейшего развития без существенной зависимости от исполнителя.

Публикации о проекте

• Внедрение "БИТ.ФИНАНС: Управленческий учет" для "1С:Бухгалтерия 8 КОРП" в ООО "Стройплатформа"

Результаты проекта

1. Создана единая система управленческого учета и бюджетирования на базе "1С:Бухгалтерия" и "БИТ.ФИНАНС", заменившая разрозненные Excel-модели и ручную сводку данных.
2. Время подготовки и актуализации управленческой отчетности сокращено примерно в 2 раза, трудозатраты на ручные пересчеты по ключевым блокам снижены на 60–70%.
3. Повышена прозрачность валовой прибыли и себестоимости: финансовый результат стал доступен в разрезе клиентов, группы товаров, менеджеров, подразделений и проектов.
4. Настроенные обмены с "1С:Управление торговлей" и "1С:ЗУП" обеспечили актуальность финансовых данных и уменьшили объем ручных операций.
5. Единая методология управленческого учета и бюджетирования стала базой для дальнейшего масштабирования решения на новые аналитики и управленческие задачи.

БИТ.ФИНАНС :
• Бюджетирование

Архитектура решения и масштаб проекта

В проекте была реализована многоуровневая архитектура, объединяющая операционный, кадрово‑расчетный и финансовый контуры компании в единую систему управленческого учета и бюджетирования. Операционные процессы по продажам, закупкам и складским операциям ведутся в "1С:Управление торговлей", кадрово‑расчетные операции — в "1С:ЗУП", финансовый и управленческий учет, бюджетирование и план‑факт анализ — в связке "1С:Бухгалтерии" и "БИТ.ФИНАНС".

Данные из "1С:Управление торговлей" и "1С:ЗУП" поступают в финансовый контур через настроенные источники данных и механизмы получения данных бюджета, что обеспечивает единый "источник правды" по выручке, себестоимости, расходам на персонал и другим ключевым показателям. Такой подход позволяет прозрачно связывать первичные операции, кадровую информацию и управленческую отчетность в единой модели, а также масштабировать решение.