Цели проекта

Компания приняла решение о переходе на "1С:Комплексная автоматизация" (1С:КА) в связи с завершением поддержки 1С:УПП в апреле 2027 года.

Система была сильно кастомизирована, но имела ограничения: отсутствие поддержки законодательных изменений и невозможность масштабирования в будущем. Дальнейшая эксплуатация была экономически нецелесообразна.

Цель проекта — не замена ПО, а создание эффективной системы управления бизнес-процессами компании:

• Устранить риски за счет перехода на поддерживаемый продукт с регулярными обновлениями.
• Провести инвентаризацию доработок и оптимизировать инструменты оперативного и управленческого учета.
• Обеспечить гибкость, возможность масштабирования и легкую адаптацию системы к изменениям бизнес-процессов.

Ситуация до внедрения

Компания ПВП "Контакт" — федеральный поставщик решений для стоматологической отрасли с 33-летней историей. Бизнес охватывает полный цикл услуг: продажа оборудования и расходных материалов, сервисное обслуживание, обучение специалистов и развитие клиник. Компания работает с физическими лицами, коммерческими и бюджетными учреждениями по всей России.

На протяжении 13 лет учет велся в 1С:УПП — проверенном инструменте с множеством доработок. Решение было адаптировано под бизнес, но со временем стало ограничением для развития: быстро меняющиеся технологии и растущие требования законодательства создавали риски. Система не позволяла оперативно адаптироваться к изменениям и требовала ручных операций, что приводило к ошибкам.

Уникальность и инновационность проекта

В ходе проекта была создана комплексная единая система, которая охватила полный цикл деятельности компании: ценообразование, закупки, складской учет, продажи, казначейство и регламентированный учет.

К особенностям проекта можно отнести:

1. Особый подход к миграции данных

За 13 лет эксплуатации в системе накопилось 73 910 карточек номенклатуры, включая значительное количество неактуальных данных.

Перед командой стояла задача выполнить нормализацию справочника и корректно перенести данные в 1С:КА с учетом реальной структуры учета товаров.

В рамках проекта были выполнены:

• предварительная обработка справочника номенклатуры на стороне 1С:УПП;
• определение новых видов номенклатуры и правил переноса;
• настройка аналогичных видов номенклатуры в 1С:КА;
• доработка правил переноса справочника Номенклатуры и остатков собственных товаров, где были учтены "потеря" или "приобретение" характеристик и серий у Номенклатуры;
• синхронизация типовых (ГТД) и нетиповых (серийный номер оборудования) серий из 1С:УПП в один справочник серий в 1С:КА с обработкой остатков. ГТД был выделен в свой отдельный справочник, а серийный номер пришел на свое законное место в справочник Серий.

В результате проведенной нормализации количество карточек номенклатуры было сокращено до 45 141, что обеспечило чистую и управляемую структуру справочника для дальнейшей работы.

2. Автоматизированное рабочее место менеджера по закупкам

Было разработано рабочее место менеджера по закупкам, которое объединило в едином интерфейсе все ключевые данные и операции, необходимые для управления закупками. Решение было реализовано по мотивам обработки, которая была в 1С:УПП, но претерпело ряд улучшений.

В итоге менеджеры перешли от разрозненной работы с несколькими журналами, справочниками и отчетами к единому пространству, где видна полная картина по каждой позиции и можно оперативно сформировать обоснованный заказ поставщику:

Основные разделы и возможности АРМ менеджера по закупкам:

2.1. Контроль заказов поставщикам

• категория товара по "ABC-классификации";
• планы продаж по подразделениям;
• статистика фактических продаж по подразделениям;
• текущие остатки;
• резервы;
• уже размещенные заказы поставщикам с градацией на согласованные и те, что уже в пути;
• страховой запас в днях.

За счет этого закупщик получает расчетно-обоснованную рекомендацию, которую может использовать как основу для заказа.

2.4. Формирование заказов поставщикам непосредственно из АРМ

По результатам анализа система позволяет автоматически сформировать заказы поставщикам по выбранной номенклатуре, с разбиением по поставщикам, складам и назначениям. Это существенно ускоряет переход от анализа к действию и исключает двойной ввод данных.

2.5. Планирование цикличности закупок

Реализован механизм ведения "Графика заказов поставщикам". Менеджер может задать даты заказов по поставщикам, сохранить график и в дальнейшем получать напоминания в день, когда необходимо оформить заказ. Это делает процесс закупок более ритмичным и управляемым.

Уникальность решения с точки зрения пользовательской работы:

АРМ Закупщика построен так, чтобы менеджер мог не просто смотреть итоговые цифры, а понимать источник каждой из них. Все показатели на вкладке "Автоматический расчет", а также сведения о потребностях на вкладке "Заказы покупателей", можно расшифровать до регистратора и ключевых аналитик, включая склад, партнера и другие измерения. Это обеспечивает высокий уровень доверия к системе: пользователь видит не "черный ящик", а прозрачный механизм, где любое значение можно проверить и обосновать.

Техническая уникальность решения

Блок "Автоматический расчет заказа поставщику" построен на базе системы компоновки данных (СКД), что дало сразу несколько существенных преимуществ:

• использование всех стандартных возможностей отчетов 1С;
• гибкая настройка пользователем состава полей, отборов, группировок и оформления. Это позволяет анализировать потребности и комплексно, и адресно, быстро переходя от картины по всему предприятию до частных случаев по подразделению или складу.
• сохранение индивидуальных вариантов анализа. Каждый менеджер имеет свои особенности работы, и важно было дать гибкий инструмент, который каждый может настроить под себя;
• возможность детализации и расшифровки показателей до первичных данных;
• высокая адаптивность решения под изменяющиеся бизнес-требования.

При этом была решена нетиповая задача: несмотря на реализацию на базе СКД, пользователь сохраняет возможность вручную редактировать значение в колонке "Заказать".

3. Автоматизированная система резервирования

В рамках проекта была разработана система управления резервами в заказах клиентов, которая позволила автоматизировать один из самых сложных и чувствительных для бизнеса процессов — контроль сроков резервирования, исходя из условий оплаты по договору и статуса клиента, и последующего снятия или сохранения резерва по каждой товарной позиции.

В системе реализован единый механизм построчного контроля резервов в заказе клиента. Теперь резерв управляется не только на уровне документа в целом, а по каждой строке товара отдельно. Учитывается факт поступления товара на склад, дата установки резерва, условия договора по отсрочки платежа и отгрузки, типа клиента. Такой подход позволил существенно повысить точность управления запасами, исключить зависание неликвидных резервов и одновременно снизить конфликты между подразделениями за право реализовать товар.

Реализовано несколько сценариев резервирования: резерв на один день, резерв под заказ, резерв после оплаты и резерв под муниципального клиента:

Для каждого сценария настроены собственные сроки проверки, уведомлений и снятия резерва, которые вынесены в отдельный регистр сведений и могут гибко изменяться без доработки программы. Это обеспечило адаптивность решения под реальные бизнес-правила компании и возможность дальнейшего развития без изменения кода.

Значимым результатом стала автоматизация полного жизненного цикла резерва: установка правил при проведении заказа клиента, контроль оплаты, проверка оформления договора, отслеживание поступления товара, напоминания менеджеру, автоматическое снятие резерва и изменение действий по строкам заказа.

При поступлении товара система сама переводит строки в нужный статус, фиксирует дату резервирования на складе и запускает дальнейший сценарий контроля. Если резерв теряет актуальность, система не только снимает его, но и корректно освобождает товар для свободной продажи, включая работу с назначениями через документ "Корректировка назначения".

При этом система не только контролирует соблюдение регламента, но и активно взаимодействует с пользователем через предупреждения и уведомления через функционал "Задачи" во внутренней системе взаимодействия 1С, помогая менеджерам своевременно предпринимать действия для сохранения или освобождения резерва.

Дополнительной особенностью решения стало то, что для товаров, требующих закупки, автоматически обеспечивается обособленный учет по назначениям, что позволяет точно отслеживать, под какой заказ был закуплен товар и как далее используется резерв. Для товаров категории С реализован отдельный сценарий контроля с визуальным выделением, обязательной 100% предоплатой до обеспечения и запретом на запуск закупки без выполнения этих условий.

4. Рабочее место Оператора склада

Было создано рабочее место для оперативного управления складской отгрузкой и контроля эффективности складского персонала, которое объединило рабочее место оператора склада, механизмы приоритезации сборки, автоматизацию печати сборочных листов и систему аналитической отчетности по ключевым складским операциям.

Решение объединяет три части:

4.1. Рабочее место "Отгрузка товаров со склада"

Здесь оператор и контролер в одном интерфейсе видят ордера в работе с учетом склада или группы складов, вида доставки, статуса и приоритета отгрузки. В системе реализована визуальная индикация этапов работы с документами, возможность ручной корректировки приоритетов, а также сценарий автоматического назначения задания через сканирование бейджа сотрудника. При сканировании штрихкода пользователя система автоматически подбирает следующий расходный ордер по приоритету, печатает сборочный лист, назначает сборщика, фиксирует время начала сборки и переводит документ в нужный статус. Это позволило существенно сократить время распределения заданий и снизить влияние человеческого фактора на запуск складских операций.

4.2. Пооперационный учет времени на этапах сборки, контроля и упаковки

В расходном ордере были добавлены специальные реквизиты и команды, позволяющие автоматически или вручную фиксировать начало и завершение каждого этапа, а также ответственных сотрудников. Благодаря этому компания получила основу для объективной оценки скорости и качества выполнения складских операций, анализа загрузки персонала и выявления узких мест в процессе отгрузки. Это позволило перевести оценку работы склада с субъективного уровня на уровень объективных измеримых показателей.

4.3. Информационный стенд Оператора склада

Позволяет в едином окне по выбранному складу в наглядной форме анализировать отчеты по пересорту и порче товаров, статистику по сборочным листам (контролировать работу сборщиков), отправленным и принятым товарам, а также по заявкам в пути. Решение поддерживает печать, предварительный просмотр, сохранение результатов и запоминание пользовательских настроек.

Таким образом, руководитель склада получил инструмент ежедневного контроля показателей прямо в рабочем контуре.

Также автоматизация складского участка включала интеграцию с системой штрихкодирования и поддержкой обязательной маркировки товаров через государственную систему "Честный знак".

Публикации о проекте

• Переход с "1С:Управление производственным предприятием 8" к единой системе управления на "1С:Комплексная автоматизация" в ПВП "Контакт"

Дополнительная информация к описанию проекта

Успешному завершению проекта способствовало выстроенное эффективное взаимодействие между командами заказчика и исполнителя. Регулярные рабочие встречи, инструменты управления задачами и совместная приоритезация работ позволили быстро принимать решения, своевременно устранять риски и обеспечивать устойчивое продвижение проекта.

Результаты проекта

1. Нормализация нормативно-справочной базы — обеспечили достоверный учет

В результате миграции компания получила структурированную и методологически выверенную нормативно-справочную базу в 1С:КА. Это позволило устранить накопленные ошибки и лишние элементы справочников, повысить достоверность данных и создать надежную платформу для дальнейшей автоматизации бизнес-процессов.

2. Трансформация управления закупками — ускорили получение управленческой отчётности на 20%

Компания получила современный инструмент управления закупками, объединяющий данные из разных подсистем в едином рабочем месте, который:

• поддерживает закупки как под свободное обращение, так и под конкретные клиентские заказы или планы подразделений;
• учитывает специфику обеспечения товарами у отдельных менеджеров;
• повышает точность расчета потребности за счет одновременного учета нескольких факторов, исключает повторные и избыточные закупки;
• позволяет сразу переходить от анализа к формированию заказов поставщикам;
• повышает управляемость и предсказуемость закупочной деятельности за счет графиков заказов.

Разработанное АРМ Закупщика стало не просто доработкой типового функционала, а полноценным специализированным инструментом управления закупочной деятельностью компании, адаптированным под реальные бизнес-процессы и особенности работы с назначениями, планами продаж и многофакторным расчетом заказа поставщику.

3. Контроль товарных резервов — увеличили оборачиваемость складских запасов на 5%

Компания получила гибкую и прозрачную систему резервирования, которая:

• повышает оборачиваемость запасов;
• сокращает объем неактуальных резервов;
• снижает зависимость от ручного контроля менеджеров;
• обеспечивает своевременные уведомления и управляемое снятие резервов;
• поддерживает сложные сценарии продаж, включая товары под заказ и муниципальных клиентов.

4. Эффективность складской логистики — ускорили исполнение заказов на 10%

Компания получила современный инструмент управления складом, который:

• ускоряет запуск и выполнение сборки;
• повышает прозрачность работы сборщиков, контролеров и упаковщиков;
• позволяет управлять приоритетами отгрузки;
• снижает количество ручных действий при распределении заданий;
• обеспечивает наглядный контроль текущей ситуации на складе;
• формирует измеримую основу для оценки эффективности складского персонала.

Кроме того, внедрение 1С:КА обеспечило полное соответствие законодательным требованиям в части маркировки. Учет маркированного товара перенесен внутрь учетной системы, а внешняя система используется только для электронного документооборота.

Ключевым экономическим эффектом стало устранение рисков штрафов за несоблюдение требований российского законодательства, а также сокращение затрат на владение системой на 30%.

1С:Комплексная автоматизация :
• НСИ
• Ценообразование
• Управление Продажами
• Управление Закупками
• Управление складом и запасами
• Казначейство
• Регламентированный учет
• Управленческий учет
• Управление отношениями с клиентами (Маркетинг)

Архитектура решения и масштаб проекта

Архитектурно решение строилось вокруг главной цели: объединить оперативный и регламентированный учет в одной системе, исключив дублирование данных, ручные переносы информации и разрывы между операционной деятельностью и финансовым контуром.

Так как исходная система 1С:УПП была глубоко адаптирована под специфику предприятия, типовой переход был невозможен. В архитектуру целевого решения был заложен гибридный подход: там, где это было оправдано, использовался типовой функционал 1С:КА, а критически важные справочники, документы и пользовательские инструменты из 1С:УПП были перенесены или адаптированы под новую методологию учета. Такой подход позволил сохранить привычные для пользователей и значимые бизнес-функции, одновременно повысив управляемость системы и сократив избыточную кастомизацию.

Масштаб проекта затрагивает 29 подразделений, из них 13 подразделений продаж.

В среднем в системе обрабатывается 300 заказов клиентов и 260 отгрузок ежедневно.

На текущий момент в справочнике Номенклатуры около 45 тыс. ед. товара, по которым регулярно производится оценка товарных запасов, планирование закупок и продажи.

Использованное дополнительное ПО, компьютерная техника и оборудование

Были выполнены настройки интеграции с зарплатной программой 1С:ЗУП и системой ГИС МТ и МДЛП, сканерами ШК.