Цели проекта

1. Создание на базе ПО "1С:ERP" единого комплексного информационного решения для управления операционной (производственной) и финансово­-хозяйственной деятельностью ПАО "ВМТП" с учетом перевода процессов с эксплуатируемой системы на базе Axapta.
2. Повышение оперативности регламентированного и финансового учёта за счёт своевременной регистрации фактов хозяйственной деятельности.
3. Локализации информационных потоков внутри одного решения "1С:ERP 2".
4. Обеспечение бесперебойного функционирования Системы, снижение рисков сопровождения Системы.
5. Обеспечение соответствия регламентированной отчетности законодательным изменениям.

Ситуация до внедрения

Владивостокский морской торговый порт — самая крупная стивидорная компания в порту Владивосток. Полное наименование: Публичное акционерное общество "Владивостокский морской торговый порт", сокращённое: ПАО "ВМТП".

ВМТП - единственный полностью универсальный порт на российском Дальнем Востоке.

Производственные мощности ВМТП позволяют переваливать все виды генеральных, навалочных и контейнерных грузов, а также нефтепродукты, автомобили, тяжелую технику, негабаритные и крупнотоннажные грузы.

Один из основных транспортных узлов Дальнего Востока РФ, играющий важную роль в международных перевозках в Азиатско-Тихоокеанском регионе. Также является ключевым звеном во внутрироссийских каботажных перевозках. Входит в группу FESCO. Общая численность персонала – 1 500 человек.

Внедренная 10 лет назад ERP-система применялась для ведения бухгалтерского и налогового учета и содержала ряд процессов оперативного учета (складской учет, учет взаиморасчетов, казначейские функции).

Наследуемая система была интегрирована с текущими производственными системами и предоставляла необходимые выгрузки для систем управленческой отчетности. Однако на момент внедрения наследуемая система уже не отвечала требованиям компании, в частности, ведение ряда учетных функций вручную снижало качество и достоверность данных регламентированного учета.

Например, новые операции регламентированного учета отражались путем ручного редактирования таблиц, расчет налоговых разниц велся в Excel, закрытие 20 счета осуществлялось 1 раз в год и как следствие регламентированная бухгалтерская и налоговая отчетность готовилась вручную. Ситуация осложнялась большим количеством интеграционных потоков между системами и низким качеством нормативно-справочной информации.

Таким образом, необходимо было внедрить систему, которая обеспечила быструю автоматизацию задач регламентированного учета и оперативного учета порта, а в перспективе автоматизацию процессов управления производственной деятельностью ВМТП. "1С:ERP" была выбрана в качестве базового решения для автоматизации процессов управления предприятием ВМТП.

Уникальность и инновационность проекта

Проект внедрения финансового блока "1С:ERP" стал составной частью программы проектов ВМТП по развитию автоматизированных систем управления предприятием. Параллельно с "1С:ERP" шел запуск "1С:Зарплата и управление персоналом" и разработка блоков управления производственной деятельностью.

Проект имел очень жесткие ограничения по времени. Работы стартовали в августе 2017 года, а полный отказ от наследуемой системы планировался с 01 января 2018 года. За пять месяцев нужно было подготовить "1С:ERP" и пользователей к запуску, так, чтобы:

1. С первого января клиенты ВМТП получали свои сервисы без изменений: первичные документы должны формироваться вовремя в режиме онлайн, а платежи отражаются в личном кабинете
2. 9 января через банк были проведены все запланированные платежи, процесс согласования заявок на расход денег работал внутри ERP.
3. Система работала в режиме 24 часа 7 дней в неделю.
4. Система сразу была интегрирована в ИТ-ландшафт ВМТП (интегрирована с производственными системами, с централизованной системой казначейства группы компаний FESCO, с системами электронного документооборота, "1С:Зарплата и уапрвление персоналом").
5. Пользователи, которые не имели опыта работы на "1С", сразу смогли выполнять в новой системе свои функции.
6. Данные требования были выполнены в полном объеме в запланированные сроки.
7. Для реализации проекта внедрения финансового блока "1С:ERP" генеральным подрядчиком и заказчиком были выбраны компании-партнеры "1С", имеющие опыт выполнения успешных проектов по направлению работ: ООО "ДжиДиСи Сервисез" г.Казань и ООО "1СКЛИК" г.Москва.

Уникальность проекта включает основные критерии:

• Конечные цели проекта – создание единого комплексного решения для управления операционной деятельностью предприятия с учетом перевода процессов с эксплуатируемой системы Axapta на 1С:ERP 2 Управление предприятием и с учетом интеграции с другими блоками, реализованными на решениях 1С, в кратчайшие сроки.
• Условия достижения – выполнение проекта несколькими группами, объединенными в единую команду.

Для выполнения проекта было организовано планирование и управление проектом с учетом следующих особенностей:

• Заказчик и Исполнители находятся в разных временных поясах – разница во времени составляет 8 часов.
• Часть подсистем, с которыми необходима интеграция, внедрялась непосредственно силами Заказчика, что сказывалось на сроках их завершения внедрения. Необходимо было управлять сроками, чтобы обеспечить своевременное завершение проекта.
• Управление проектом включало проработку единого архитектурного решения с учетом всех особенностей.
• Проект включал методологическую часть – была изменена Учетная политика, что потребовало изменение информационных потоков и обучение пользователей работе в системе по новым правилам. Схема информационных потоков в новой системе приведена в дополнительном файле.

Исполнитель (ООО "ДжиДиСи Сервисез") провел обучение ключевых пользователей Заказчика перед началом проекта по сертифицированному курсу "1С:ЦСО" "Регламентированный учет в прикладном решении "1С:ERP Управление предприятием 2" с учетом добавления разделов в части финансового учета и расчета себестоимости, что позволило подготовить проектную группу Заказчика к внедрению.

Доклад директора НТЦ ФС ООО "ДжиДиСи Сервисез" Сахипововй Л. "Внедрение учетного блока ERP: опыт управления проектом" был представлен на Партнерском семинаре по ERP 10-13 апреля 2018 года.

Доклад вице-президента по ИТ ПАО "ДВМП" Суровца Д. "Обмен опытом по проекту внедрения "1С:ERP" на примере ВМТП" был представлен на "V Бизнес-форуме 1С:ERP" 26 октября 2018 года.

Публикации о проекте

• Внедрение информационной системы регламентированного учета с решением задач оперативного учета экспликации и аренды объектов ОС и складского учета в ПАО "ВМТП" на базе программного продукта "1С:Предприятие 8. ERP Управление предприятием 2"
• Настройка и внедрение Автоматизированной информационной системы ERP (блоки: учет взаиморасчетов, казначейство, наряд-задания, ЭДО) на базе программного продукта "1С:ERP Управление предприятием 2"

Дополнительная информация к описанию проекта

Проектная команда Исполнителей:

• Куратор проекта;
• Руководитель проекта;
• Архитектор проекта;
• Архитектор по интеграции;
• Эксперты/консультанты – 10 человек (в пиковые нагрузки);
• Разработчики/программисты – 15 человек (в пиковые нагрузки).

Управление проектом

Выстроены правила работы проектной группы:

• Еженедельные планы;
• Еженедельные статусы;
• Организация хранилища проектной документации;
• Подготовка шаблонов проектной документации.

Выстроено удаленное взаимодействие

• Организация показов моделей с поддержкой "на месте";
• Практика согласования проектной документации по электронной почте.

Контроль бюджета командировочных расходов

• Согласование бюджета;
• Соотнесение сроков, длительности и результатов;
• Взаимодействие проектных команд: финансового блока ("1С:ERP"), производственного блока ("1С:ERP"), блока заработной платы ("1С:Зарплата и уаправление персоналом");
• Еженедельные статусы;
• Общие правила разработки;
• Распределение ответственности за изменение Системы;
• Синхронизация "вех" между проектами.

Организация процессов проведения предварительных испытаний

• Простая методика проведения предварительных испытаний;
• Фиксация результатов испытаний в "процессе";
• Распределение замечаний по категориям;
• Планирование работ Исполнителя на выезде с детализацией до дней и часов.

Управление изменениями

• Фиксация "устаревших" требований;
• Анализ потенциальных "узких" мест;
• Возникновение новых требований со стороны других проектов;
• Согласование изменений на уровне кураторов;
• Организация "горячей" лини и управление изменениями;
• Запросы фиксируются в МАНТИС;
• Распределение обязанностей: 1 линия – Заказчик, 2 и 3 – Исполнители;
• Категория заявок: консультация, доработка, ошибка;
• Статус задач в МАНТИС – один из критериев завершения работ.

Взаимодействие с Заказчиком и работа на достижение критериев успеха проекта

• Совместные еженедельные статусы с другими проектными группами;
• Работа с функциональными Заказчиками, влияющими на принятие решений;
• Проведение электронных запросов подтверждения результатов;
• Сверка результатов на соответствие критериям.

Критерии "успеха проекта"

• Окончание сроков проведения работ по опытной эксплуатации Системы 28 апреля 2018 года

Сдана Регламентированная отчетность в государственные контролирующие органы за один отчетный период (1 квартал 2018 г.):

• Бухгалтерский баланс;
• Отчет о финансовых результатах;
• Отчет об изменении капитала;
• Отчет о движении денежных средств;
• Пояснения к Бухгалтерскому балансу и Отчету о финансовых результатах;
• Отчет о целевом использовании средств;
• Декларация по налогу на прибыль;
• Отчетность по налогу на имущество;
• Отчетность по транспортному налогу;
• Отчетность по земельному налогу;
• Отчетность по налогу на добавленную стоимость;

В рабочей базе:

• Формируются Акты и счета-фактуры клиентам, ведутся расчеты с клиентами, ведется учет реализации;
• Вводятся поступления товаров и услуг, ведутся расчеты с поставщиками, ведется учет расходов;
• Выполняются функции казначейства по формированию заявок, выгрузке платежей и загрузке банковской выписки, учету банковских операции.

Результаты проекта

В результате выполнения работ компания ВМТП получила:

1. Решение для управления операционной (производственной) и финансово –хозяйственной деятельностью на базе "1С:ERP 2".
2. Повышение оперативности формирования данных регламентированного и финансового учета.
3. Локализацию информационных потоков внутри единого решения "1С:ERP 2".
4. Обеспечение бесперебойного функционирования Системы, снижение трудоемкости и рисков сопровождения Системы.
5. Обеспечение соответствия регламентированной отчетности законодательным изменениям.
6. Обученный персонал по сертифицированным курсам 1С:ЦСО

Также, по отдельным блокам выполнено:

По блоку "Казначейство":

• Реализован функционал по согласованию Заявок на оплату с настройкой маршрутов согласования без обращения к внешним системам. Функционал разработан на основе механизмов бизнес-процессов в конфигурации "1С:ERP";
• Была проведена интеграция для обеспечения функции централизованного казначейства, при котором заявки на расходование ДС создаются в локальной системе, согласование и разнесение факта, происходит в централизованной системе;
• Обеспечена прозрачность процесса Казначейства для всех его участников;
• Создана возможность формирования отчётности по исполнению платежного календаря; для всех уровней пользователей;
• Обеспечена прозрачность планирования платежей.

По блоку "Управление закупками":

• Автоматизировано планирование закупок, планирование долгосрочных заказов с учетом сроков доставки более простым и интуитивно понятным способом;
• Обеспечена прозрачность процедуры закупки ТМЦ;
• Снижены трудозатраты на проведение анализа задолженности;
• Упрощена схема по работе с товарами в пути.

По блоку "Управление продажами":

• Снижены трудозатраты на проведение анализа задолженности покупателя;
• Обеспечена прозрачность отслеживания условий продаж по оплатам;
• Актуализирована информация по недопоставленным заказам.

По блоку "Складской учет":

• Упрощены схемы в части отгрузки продукции;
• Реализована схема в части блока доставки;
• Реализована схема в части поступления ТМЦ для перепродажи.

По блокам "Управление производством", "Учет затрат и расчет себестоимости":

• Осуществлен перевод механизма производственного блока в "1С:ERP";
• Реализована прозрачность отражения операций производственного учета ТМЦ;
• Реализована регламентированная система НСИ производственного блока;
• Реализована схема в части отражения выпуска и оприходования готовой продукции на склад;
• Отрабатывается расчет себестоимости выпуска с получением данных о себестоимости изделия по дереву спецификаций;
• Проведена интеграция с системой "1С:Зараплата и управление персоналом". Основной целью являлось обеспечение контура ЗУП производственной информации для расчета выплат сотрудникам.

1С:ERP Управление предприятием :
• Управление закупками
• Управление продажами
• Управление затратами и расчет себестоимости
• Регламентированный учет
• Управление складом и запасами
• Управление финансами и бюджетирование
• Мониторинг и анализ показателей деятельности

Архитектура решения и масштаб проекта

• Программный продукт: "1С:ERP 2.4";
• Автоматизировано: 400 рабочих мест;
• Одновременно работающих пользователей – тонкий клиент: 150;
• Вариант работы: клиент-серверный (сервер базы данных: Microsoft SQL Server), тонкий клиент.

Реализованы следующие функциональные возможности "1С:ERP Управление предприятием":

• Управление закупками и управлениями отношениями с поставщиками;
• Управление продажами (сбыт), сервисом, маркетингом;
• Управление затратами и расчет себестоимости;
• Бухгалтерский учет;
• Налоговый учет;
• Складской учет;
• Управление финансами (казначейство);
• Управленческий учет и формирование факта исполнения бюджета;
• Управление арендой;
• Интеграция с "1С:Документооборот";
• Интеграция с "1С:Зарплата и уаправление персоналом";
• Интеграция с "1С:Управление холдингом".