Цели проекта

1. Реновация существующей информационной системы бэк-офиса для перехода всех служб предприятия на платформу "1С".
2. Повышение эффективности управления центрами финансовой отчетности и контроля потока движения денежных средств.
3. Создание системы для гибкого формирования бюджетов в различных разрезах, оперативного отражения фактических данных и выявления отклонений при план-фактном анализе.
4. Повышение безопасности хранения и обработки данных по зарплате и кадровым данным сотрудников.

Ситуация до внедрения

"Рокада Мед" с 1991 года занимается развитием российского рынка стоматологических материалов и оборудования, предлагая комплексные решения для диагностики, лечения и профилактики стоматологических заболеваний. Розничная сеть компании представлена в 18 городах России.

Головной офис, региональное и оптовое подразделения базируются в Казани. Здесь же оборудован современный логистический центр "Рокада Мед", ежедневно обрабатывающий до 2000 заказов, а также функционирует сертифицированный производителями сервисный центр.

В связи с расширением компании и новыми задачами по ее развитию предприятию стала необходима информационная система, которая позволила бы более четко контролировать потоки движения денежных средств, а также повысила бы эффективность управления центрами финансовой отчетности.

В зависимости от потребностей финансового анализа бюджеты должны гибко формироваться в различных разрезах, оперативно отражать фактические данные и подчеркивать отклонения при план-фактном анализе согласно заложенным правилам.

Существующая информационная система нуждалась в реновации в части бухгалтерского учета и обмена данными с фронт-офисом. С целью совершенствования информационной среды и в дальнейшем для перехода всех служб предприятия на платформу "1С" было принято решение о поэтапной замене программных продуктов.

Первыми службами, которым предстояло перейти на новую систему, стали финансовый и кадровый отделы компании.

Уникальность и инновационность проекта

Опытно-промышленная эксплуатация системы началась через 2 месяца после старта проекта.

Разработанные механизмы интеграции позволяют напрямую подключаться к информационной системе “фронт-офиса”. Это позволяет выполнять выгрузку нескольких тысяч документов не ежемесячно, как это было ранее, а ежедневно. Данный механизм повышает оперативность получения информации об изменениях в бюджете доходов и расходов. Периодичность обмена регулируется регламентным заданием, а результат выгрузки формируется в виде отчета и отправляется на почту ответственным лицам.

Ввиду большого количества документов, загружаемых за период (порядка 50 -70 тыс. в месяц), возникали проблемы их оперативного проведения и актуализации в бюджетах. Для решения данной задачи был разработан механизм “Распараллеливание потоков проведения документов”. Это позволило в четыре раза сократить время на их регистрацию в РСБУ после загрузки.

Для актуализации бюджетов в “1С:Управление холдингом” выполняется процедура пересчета показателей, которая в зависимости от объемов бюджета может занимать продолжительное время. Для повышения оперативности актуализации бюджетов был разработан механизм параллельного перерасчета “Экземпляров отчета”. При регистрации документов в РСБУ механизм “Подписки на события” находит связанный “Экземпляр отчета” и ставит его в очередь на проведение. Регламентное задание каждые 20 секунд осуществляет пересчет документов в 8 потоков, что в восемь раз сокращает время на актуализацию бюджетов.

Публикации о проекте

• Отзыв о внедрении "1С:Управление холдингом" в компании "Рокада Мед"

• Внедрение программного продукта "1С:Управление холдингом 8" в компании ООО "Тренд Фарм"
• Внедрение программного продукта "1С:Зарплата и управление персоналом 8. КОРП" в компании ООО "Тренд Фарм"

Результаты проекта

• Разработан новый механизм обмена данными между “1С:Управление холдингом” со стороннми системами автоматизации оперативного контура, позволяющий в пользовательском режиме, без привлечения разработчиков изменять правила сопоставления данных и логику обмена. Это помогает ИТ-службе "Рокада Мед" самостоятельно вносить изменения в соответствии с требованиями, поступающими от финансовой службы, что позволяет экономить бюджет подразделения.
• Разработанные механизмы интеграции подключаются напрямую к информационной системе “фронт-офиса”. Это позволяет выполнять выгрузку нескольких тысяч документов не ежемесячно, как это было ранее, а ежедневно. Данный механизм повышает оперативность получения информации об изменениях в бюджете доходов и расходов. Периодичность обмена регулируется регламентным заданием, а результат выгрузки формируется в виде отчета.
• Опытно-промышленная эксплуатация продукта началась через 2 месяца после старта проекта. Первые месяцы работы в типовом решении продемонстрировали достоинства предлагаемых сервисов. Сервис “1С:Контрагент” помогает контролировать корректность юридических реквизитов, что позволило в сжатые сроки нормализовать справочник контрагентов. “Досье контрагента” оценивает риски при работе с партнерами. Типовая функциональность “Экспресс-проверка ведения учета” на 15% сократила время на анализ состояния бухгалтерского учета.
• В системе реализована комиссионная схема работы с клиентами и партнерами. Это позволило на 20% сократить время сотрудников на оформление документов по договорам комиссии.
• Разработана процедура выверки начисления налога на добавленную стоимость с “Авансов полученных” для детального анализа начислений. Обработка упростила сверку корректности начисления НДС.
• Внедрение программного продукта "Зарплата и управление персоналом" позволило в комплексе автоматизировать задачи, связанные с расчетом зарплаты персонала и реализацией кадровой политики.

1С:Управление холдингом :
• Финансы, управленческий учет, мониторинг показателей
• Бюджетирование, финансовое планирование
• Учет бухгалтерский, налоговый, бюджетный, включая регламентированную отчетность

1С:Зарплата и управление персоналом

Архитектура решения и масштаб проекта

К системе “1С:Управление холдингом” и “1С:Зарплата и управление персоналом” подключаются 19 офисов на территории РФ.