Цели проекта

1. Сформировать единое информационное пространство для аналитики по продажам и всех бизнес-процессов связанных с этим контуром.
2. Снять с бухгалтерии задачу обработки заказов, автоматизировав ее так, чтобы менеджеры могли выполнять обработку заказов в одном окне системы.
3. Оптимизировать воронку продаж под индивидуальные сценарии компании.
4. Перенести текущие процессы из Ехсel в 1C с автоматизацией ведения номенклатуры, заказов, коммерческих предложений и договоров, включая автоматическое формирование документов и номеров заказов и договоров.
5. Обеспечить работу с валютными курсами при оплатах и пересчетах, а также поддержать работу с агентами и оплатами через третьи страны.
6. Обеспечить поддержку документооборота и взаимодействия с клиентами, включая учет входящих запросов, отслеживание статусов коммерческих предложений, оплат и платежных документов, а также формирование отчетов и реестров договоров.

Ситуация до внедрения

Агентство "ВЭД БОКС", основанное в 2023 году, предоставляет комплексные услуги по аутсорсингу внешнеэкономической деятельности (ВЭД). Компания предлагает полный цикл сопровождения импортных операций: от поиска и проверки поставщиков в Китае и Европе, организации международных перевозок и консолидации грузов до таможенного оформления "под ключ" и доставки по России. Ключевое преимущество компании - работа по агентскому договору, которая позволяет бизнесу легально выходить на прямые закупки без необходимости содержать собственный штат специалистов по ВЭД, минимизируя при этом финансовые и логистические риски, а также обеспечивая защиту от санкционных ограничений.

До начала проекта, бизнес-процессы компании строились на обработке огромных Excel-файлов с артикулами от клиентов, что создавало значительные риски ошибок из-за человеческого фактора. Обработка заказов полностью лежала на бухгалтерии, так как менеджеры не имели необходимых компетенций для точного учёта валютных курсов и сложных расчетов. Все данные, включая расчёты коммерческих предложений и валютные пересчёты (юани, доллары, рубли), велись в Ехсеl и не имели единой системы учёта. Услуги предоставлялись по трем сценариям: "под ключ", сделки с самостоятельным заказом клиента и оплатой через компанию. Отсутствовало унифицированное рабочее пространство, управляющее документооборотом и взаимодействиями с клиентами, при этом из программных продуктов использовалась только 1С:Бухгалтерия в 1С:Фреш. Совместно с экспертами компании "1С:Первый Бит" было принято решение о внедрении программного продукта 1С:CRM.

В рамках проекта были подготовлены и внедрены 8 печатных форм, которые адаптированы под индивидуальные сценарии работы компании. Задача обработки заказов была перенесена с бухгалтерии на менеджеров, с автоматической поддержкой в системе 1С:CRM, которая теперь самостоятельно рассчитывает выручку, курсовую разницу, скидки и фактическую себестоимость заказа.

Воронка продаж была адаптирована под две основные подгруппы клиентов с различными печатными формами, включая сокращённые и расширенные варианты. Разработана уникальная форма документа "интерес", фиксирующая все входящие запросы клиентов и историю взаимодействия с ними в одном месте. Внедрена система контроля процессов через воронку продаж и управление интересами клиентов, с возможностью отслеживания причин потерь сделок. Реализовано автоматическое формирование договоров на основании карточек контрагентов с аналитикой по продажам и оплатам, а также формирование реестров и отчетов по договорам.

Уникальность и инновационность проекта

Уникальность проекта заключена в автоматизации формирования коммерческих предложений на основе калькулятора с применением формул расчета скидок и фиксированных ставок непосредственно в печатных формах. Документы выгружаются в готовом виде, исключая необходимость ручного пересчета или правок. Автоматизировано формирование номеров заказов и договоров, обеспечивая защиту от ошибок и дублирования. Решение масштабируется без потери качества автоматизации и надежности процессов.

Публикации о проекте

• Автоматизация в ООО "ВЭД БОКС" на базе "1С:Предприятие 8. CRM ПРОФ"

Результаты проекта

1. Сокращение трудозатрат в подразделениях на 50% за счет того, что:

Внедренные программные продукты

1С:CRM :
• Управление отношениями с клиентами

Архитектура решения и масштаб проекта

В рамках проекта для ООО "ВЭД Бокс" сформирована целевая архитектура, в которой 1C:CRM выступает центральной прикладной системой контура продаж и документооборота. До внедрения все ключевые операции (ведение номенклатуры, расчёт коммерческих предложений, валютные пересчёты в юанях, долларах и рублях, обработка заказов) выполнялись в Excel, а функции расчёта и контроля заказов были сосредоточены в бухгалтерии при использовании 1С:Бухгалтерия в 1С:Фреш в качестве учётной системы.

После внедрения 1С:CRM реализовано единое информационное пространство для управления воронкой продаж, интересами, КП, заказами и договорами. Воронка продаж параметризована под две ключевые подгруппы клиентов, для которых настроены отдельные маршруты прохождения стадий и наборы печатных форм (сокращённые и расширённые варианты). Это обеспечивает сквозной контроль статусов сделок и накопление причин отказов для последующего анализа.

Процессы работы с номенклатурой, коммерческими предложениями и заказами перенесены в 1С:CRM. Номенклатура ведётся в справочниках системы, коммерческие предложения формируются на основании интересов и рассчитываются с учётом многовалютных сценариев. В рамках проекта реализован комплект из восьми печатных форм, привязанных к различным бизнес-сценариям (варианты КП и договоров). Обработка заказов переведена с бухгалтерии на менеджеров за счёт реализации в 1С:CRM серверной логики расчёта: система автоматически вычисляет выручку, курсовые разницы, скидки и фактическую себестоимость заказа, а также генерирует номера заказов по регламентированному шаблону.

Контур договорной работы поддерживается средствами 1С:CRM за счёт автоматического формирования договоров на основании карточек контрагентов и данных по продажам и оплатам, с автоматической нумерацией и ведением реестров договоров. В системе реализована поддержка учёта валютных курсов для операций оплаты и пересчёта, а также механизмов отражения схем с агентами и оплатами через третьи страны. Документооборот и контроль состояний обеспечиваются за счёт учёта входящих запросов через объект "интерес", мониторинга статусов коммерческих предложений, оплат и платёжных документов, а также формирования регламентированных отчётных форм и реестров в разрезе договоров и сделок.

Итоговая архитектура переводит компанию с распределённой схемы на базе Excel и ручных расчётов централизованной, регламентированной работе в 1С:CRM.