Цели проекта

Реализация HRM-системы для упрощения и систематизация процессов, связанных с управлением персоналом:

1. Автоматизация рутины — автоматизация рутинных задач, освобождая HR-специалистов для решения стратегических вопросов.
2. Оптимизация процессов — система позволяет стандартизировать значительное количество структурных подподразделений HR, занимающихся одинаковой работой по-разному, и оптимизировать HR-процессы, что повышает их эффективность и снижает вероятность ошибок.
3. Централизованное хранение данных — управленческая информация о людях, их достижениях и промахах, в том числе данные трудоустройства, хранится в единой базе данных, что обеспечивает быстрый и удобный доступ к ней.
4. Единое окно для работы сотрудников HR.
5. Возможность быстрого принятия решений на основе объективных данных.
6. Сокращение операционных затрат и рисков, связанных с человеческим фактором.
7. Снижение ручной работы и освобождение времени для стратегических задач.
8. Автоматизированное управление доступами к корпоративным ресурсам компании на основании данных о сотрудниках.

Ситуация до внедрения

АО "ОЭЗ ППТ "Алабуга" – это управляющая компания, являющаяся инфраструктурным партнером полного цикла и обеспечивающая кадровую, социальную, промышленную и строительную инфраструктуры. Это масштабный федеральный проект, направленный на развитие регионов путём прямых российских и иностранных инвестиций в высокотехнологичные отрасли экономики, импортозамещающие производства.

Общая численность компании - около 40 тысяч человек.

Управленческая структура компании имеет значительные особенности относительно структуры регламентированного учета:

1. Отсутствие единой точки входа данных по физическим лицам, разрозненность систем, на базе которых ведется учет и, как следствие, дублирование одной и той же информации в различных системах.
2. Низкий уровень автоматизации учетных процессов, а порой и отсутствие автоматизации и низкое качество учета, решения о кадровых ротациях сотрудников ведутся сотрудниками управления HR в Excel.
3. Доступы к корпоративным ресурсам обрабатываются вручную, нет контроля за изменением доступа.
4. Данные для трудоустройства сотрудников вводятся сотрудниками отдела кадров вручную, при переводе сотрудника в другую организацию сложно отследить кадровую историю.
5. Ежегодный прием абитуриентов на дуальную программу обучения (обучение и практика на предприятии), обучение студентов, необходимость учета данных по несовершеннолетним, отслеживание информации по ним производится различными подразделениями не централизованно, в Ecxel, нет единых данных о статусе обучающихся.

Уникальность и инновационность проекта

Проект реализован внутренней командой ИТ-специалистов с учётом специфики бизнес-процессов группы компаний.

Система является единым окном для работы сотрудников HR-управления, обеспечивая всестороннюю аналитику по персоналу (история работы, данные о МВО, обратная связь от руководителей, исполнительская дисциплина). Позволяет отслеживать все взаимодействия с сотрудниками от момента принятия оффера до момента увольнения из компании. Учитывает управленческую структуру, подчиненность в рамках проектного управления. Проект охватил все юридические лица группы компаний, обеспечив единые стандарты учета и управленческую прозрачность для юридических лиц с разной отраслевой спецификой.

В рамках проекта были консолидированы и нормализованы данные по всем физическим лицам, работающим и работавшим в рамках группы компаний (около 100 тысяч физических лиц) в единой базе, настроены обмены для обновления и синхронизации информации во все системы, использующие информацию о сотрудниках.

Доработаны данные под особенность управленческого учета аналитики, внесены данные по всем действующим сотрудникам. Оптимизированы и автоматизированы HR-процессы и процессы смежных подразделений, связанные с кадровыми ротациями, предоставлением доступа, целями МВО.

Дополнительная информация к описанию проекта

Проект реализован с привлечением обучающихся по дуальной программе "Алабуга Политех".

Результаты проекта

Создание единой информационной системы

Создание и внедрение системы на базе "1С:Зарплата и управление персоналом КОРП" обеспечило централизованный учет персонала и кадровых движений.

Автоматизация ключевых функций

Автоматизация процессов принятия управленческих решений, кадрового учета и формирования отчетности позволила снизить временные затраты на выполнение операций.

Интеграция данных

Успешная миграция данных из 10 баз 1С:ЗУП в единую базу обеспечило консолидацию информации о сотрудниках и исключило проблемы с несоответствием данных.

Улучшение качества отчетности

Формирование управленческой отчетности стало более оперативным и точным, это должно позволить повысить качество анализа данных и принятия управленческих решений.

Управление доступом

Внедрена система выдачи и отзыва доступов к информационным ресурсам компании сотрудникам, что повысило уровень безопасности данных и контроль за доступом к информации.

Процесс предварительного согласования кандидатов для трудоустройства – через систему проходит около 1000 кандидатов в сутки:

• Процесс трудоустройства сократился с 40 минут до 20 минут.
• Время выдачи доступа трудоустроенным сотрудникам к информационным ресурсам компании – создание УЗ, электронной почты, доступа к объектам, системам "1С" сократилось с 3 дней до 1 минуты.
• Отзыв доступов при увольнении сотрудников происходит по всем сотрудникам автоматически.
• Процесс приема абитуриентов формализован, ведется в рамках одной системы, доступ к информации для всех заинтересованных подразделений реализован с использованием разделения доступа (RLS).
• Данные во всех системах, использующих данные о физических лицах внутри компании, нормализованы, единообразны, обновляются при кадровых движениях сотрудников.

1С:Зарплата и управление персоналом КОРП

Архитектура решения и масштаб проекта

В рамках реализации проекта использовались как синхронный, так и асинхронный обмен данными.

В качестве основной системы для управления потоками обмена и маршрутизации используется шина данных.

Система взаимодействует как с продуктами на базе платформы "1С", так и с web-приложениями, мобильными приложениями, сторонними ресурсами, ресурсами семейства Windows (Active Directory, EAC). Архитектура проекта включает в себя интеграционные веб-сервисы (SOAP, REST API).