Цели проекта

Главной целью стал перевод всей операционной деятельности дистрибьютора в единый цифровой контур на базе "1С:Комплексная автоматизация" с интегрированным модулем "1С:CRM".

Для достижения этой цели были поставлены следующие задачи:

1. Обеспечение дисциплины ведения CRM: внедрение жестких ограничений на проведение документов (КП и Заказы) с привязкой к "Интересу", чтобы сформировать достоверную базу данных для анализа.
2. Автоматизация "Защиты проектов": замена трудоемкого ручного процесса регистрации проектов у производителей (Bosch, Shure и др.), который ранее велся в Excel и отправлялся вручную вендорам путем создания электронного письма с детальной информацией по проекту, на автоматизированный процесс в 1С.
3. Гибкое управление продажами: переход от жестких бизнес-процессов к вариативным сценариям, позволяющим менеджерам свободно перемещаться между этапами сделки в зависимости от ситуации.
4. Оцифровка работы пресейла: внедрение системы поручений для инженеров и расчет эффективности их работы на основе валовой прибыли по сделкам.
5. Миграция исторических данных: качественный перенос данных о регистрациях с 2022 года из разрозненных файлов в единую систему.

Ситуация до внедрения

ООО "Хай-тек Медиа" - это ведущий дистрибьютор сложного мультимедийного и аудиовизуального оборудования. Компания поставляет технику (конгресс-оборудование, профессиональное световое, звуковое, видео оборудование) для комплексного оснащения масштабных объектов, таких как бизнес-центры, административные центры, школы и концертные залы. Компания работает с крупными заказчиками-интеграторами и напрямую взаимодействует с мировыми брендами-производителями (например, Bosch, Shure и др.).

Изначально заказчик обратился с запросом на систематизацию проектных продаж и создание единой цифровой среды для управления сделками и технической поддержкой. Основная потребность заключалась в обеспечении полной прозрачности воронки продаж, автоматизации взаимодействия с производителями оборудования (вендорами) и усилении контроля над маржинальностью сделок. Руководство хотело видеть реальный вклад технического отдела (пресейла) в продажи и избавиться от хаоса в согласовании скидок.

До старта проекта компания работала в старой версии "1С:Комплексная автоматизация", которая была сильно переработана. Из-за этого руководство отказывалось от обновлений системы, боясь нарушить текущие процессы, что накладывало серьезные ограничения на внедрение новых функций.

Основные проблемы до старта проекта:

• Игнорирование CRM-системы: Менеджеры привыкли работать "по старинке", создавая напрямую коммерческие предложения и заказы, не занося контактную информацию клиентов в базу. Раздел "Интересы" пустовал, из-за чего руководство не видело воронку продаж и историю коммуникаций с клиентами, контактная информация клиентов терялась.
• "Excel-зависимость" и ручной труд: Вся процедура "защиты проекта" (получение разрешения от бренда на поставку оборудования на конкретный объект) велась в огромных Excel-таблицах. Администраторам приходилось вручную проверять адреса, формировать файлы и вести долгую переписку, случайное удаление данных с сервера или перегруженные информацией файлы вели к полной или частичной потере базы данных по планируемым или уже завершенным проектам.
• Недостаток аналитики по инженерам: Работа пресейл-отдела не фиксировалась системно, и оценить финансовый вклад конкретного инженера в итоговую продажу было невозможно.

Уникальность и инновационность проекта

К уникальным особенностям проекта можно отнести как выполнение консалтинговой составляющей (реинжиниринг процессов, обучение), так и реализованные специально для заказчика отдельные подсистемы (автоматизация защиты проектов, ролевая модель, триггерная автоматизация):

• Триггерная автоматизация: Настроена система триггеров, которая автоматически передвигает "Интерес" по этапам воронки на основании учетных документов (проведение КП, Заказа, поступление оплаты или факт отгрузки).
• Разработка уникальной подсистемы "Регистрация брендов": создан новый профильный регистр "Отправка регистрации" для аккумулирования данных об адресах объектов, заказчиках и статусах регистрации у производителей. Интерфейс КП и Интересов модернизирован для удобной инициации проверок. Автоматизирована отправка данных вендорам через выделенные почтовые учетные записи с автоматическим формированием вложений в формате Excel.
• Ролевая модель: Из-за отсутствия в старой базе типового механизма "соисполнителей", внедрена уникальная ролевая модель. Администраторам были выданы расширенные права, позволяющие им вести историю интересов и помогать сразу нескольким менеджерам.
• Роботизация коммуникаций с вендорами: Процесс защиты объекта, ранее занимавший массу времени, сведен к нажатию одной кнопки в КП. Система проверяет занятость адреса, сама собирает данные по оборудованию, формирует Excel-файл и отправляет его нужному производителю на почту.
• Связка "Продажи - Инженерия": Внедрена инновационная отчетность. Эффективность работы технического отдела теперь оценивается не по количеству закрытых задач, а по показателю "Валовая прибыль по ответственным инженерам" (доле прибыли от сделок, в которых они участвовали как пресейлы).
• Объектно-ориентированный подход: Система позволяет отслеживать занятость конкретного адреса (объекта) разными менеджерами или конкурентами, предотвращая внутренние конфликты и ошибки при защите проектов у вендоров.
• Жесткий контроль "Интерес - Документ": На программном уровне запрещена работа менеджеров вне CRM-контура. Нельзя провести КП или Заказ, если к нему не привязан Интерес - это дало 100% наполняемость воронки.

Публикации о проекте

• Внедрение "1С:CRM. Модуль для 1С:ERP и 1С:КА2" в компании-дистрибьюторе мультимедийного оборудования

Результаты проекта

В ходе проведенных работ были автоматизированы ключевые сквозные процессы дистрибьюторского бизнеса, которые позволяют компании ООО "Хай-Тек Медиа" управлять сложными мультимедийными проектами в едином цифровом пространстве. Проект позволил компании перейти от хаотичной работы в Excel и разрозненных документах к четко структурированному управлению проектными продажами.

Основные бизнес-выгоды:

• Цифровизация проектной деятельности: создана прозрачная среда, где каждая сделка отслеживается от первого пресейл-поручения до финальной оплаты и отгрузки.
• Экономия времени: автоматизация формирования регистраций значительно ускорила процесс "застолбления" объектов у производителей, минимизировав рутинный труд администраторов.
• Прозрачность работы пресейла: руководство получило инструмент оценки вклада инженеров в продажи через отчеты по валовой прибыли в разрезе интересов.
• Повышение качества данных: благодаря автоматическим проверкам и триггерам база CRM всегда актуальна, а ожидаемая выручка заполняется автоматически на основе реальных документов.
• Создание единого реестра объектов: Сформирована единая база всех адресов, брендов и статусов защиты. Риск потери защиты проекта перед конкурентами сведен к минимуму. Качество данных в системе всегда поддерживается в актуальном состоянии благодаря триггерам.
• Автоматическая регистрация проектов у вендоров позволила клиенту быстрее конкурентов взаимодействовать с вендором и закреплять за собой преференции по скидкам. Это дало возможность выигрывать больший процент сделок.

1С:CRM. Модуль для 1С:ERP и 1С:КА2 :
• Продажи
• Маркетинг
• Склад
• Закупки

Архитектура решения и масштаб проекта

Масштаб проекта

Проект позволил объединить в едином цифровом пространстве работу ключевых участников процесса продаж и технической поддержки:

• Менеджеров по продажам;
• Инженеров пресейл-отдела (технический отдел);
• Администраторов, отвечающих за регистрацию проектов;
• Руководства компании.

Информационная среда

До старта проекта компания работала в старой версии "1С:Комплексная автоматизация", которая была сильно переработана под индивидуальные нужды. Из-за опасений нарушить текущие процессы руководство ранее отказывалось от обновлений системы. Основная процедура "защиты проекта" велась вручную в Excel-таблицах, а взаимодействие с вендорами осуществлялось через обычную электронную почту. Сведения об использовании ПО Linux в кейсе отсутствуют.

Выбранное решение

В качестве решения для создания единой среды управления сделками была выбрана встройка модуля "1С:CRM" в уже установленную систему "1С:Комплексная автоматизация". Проект реализован путем бесшовной интеграции "1С:CRM" в конфигурацию "1С:Комплексная автоматизация", ред. 2 с использованием расширений, что позволило сохранить возможность будущих обновлений системы.

Преимуществом такого решения были:

1. Единое информационное пространство всей компании

• Вся операционная деятельность дистрибьютора была переведена в единый цифровой контур.
• Сформирована единая база данных всех адресов, брендов и статусов защиты проектов (единый реестр объектов).
• Внедрен жесткий контроль: менеджерам на программном уровне запрещено проводить коммерческие предложения и заказы без привязки к "Интересу", что обеспечило 100% наполняемость воронки продаж достоверными данными.

2. Сквозные бизнес-процессы

• Автоматизированы ключевые сквозные процессы дистрибьюторского бизнеса.
• Внедрена связка "Продажи - Инженерия": работа пресейл-отдела оцифрована через систему поручений, а эффективность инженеров теперь рассчитывается на основе валовой прибыли по сделкам.
• Настроена система триггеров, которая автоматически передвигает "Интерес" по этапам воронки на основании создаваемых учетных документов (КП, заказ, оплата, отгрузка).

Благодаря этому:

• Процесс "защиты проекта" в КП сведен к нажатию одной кнопки: система сама проверяет занятость адреса, собирает данные по оборудованию и отправляет файл нужному производителю.
• Скорость процессов по всем направлениям увеличилась на 100%, а по операциям регистрации проектов - на 200%.
• Риск потери защиты проекта перед конкурентами сведен к минимуму, а качество и актуальность данных в системе поддерживаются автоматически.