Цели проекта

• Объединение всех компаний Группы в едином информационном контуре на платформе "1С:Предприятие 8", содержащей полную и актуальную информацию об объектах недвижимости находящихся в эксплуатации,
• Оптимизация бизнес-процессов и снижение операционных затрат,
• Ведение централизованного реестра недвижимости с набором необходимых аналитик и свойств и разграничением прав доступа между юридическими лицами,
• Ведение реестра договоров Аренды с различными видами начислений и взаиморасчётов,
• Повышение эффективности деятельности сотрудников ГК "ЭНКА" за счет сокращения потерь времени на коммуникациях и сборе информации,
• Снижение влияния человеческого фактора (ошибок) при работе с данными в системе,
• Обеспечение оперативной информацией руководства и ответственных лиц ГК "ЭНКА" для контроля за арендным бизнесом компании,
• Импортозамещение и защита от санкционных рисков,
• Создание хранилища данных, повышение эффективности анализа и работы с данными, подготовка к будущим изменениям и расширениям системы,
• Увеличение степени автоматизации смежных бизнес-функций и перехода на новую систему без нарушения текущих бизнес-процессов и простоев.

Задачи проекта:

1. Разработка, создание и тестирование прототипа модуля Аренда на базе "1С:Аренда и управление недвижимостью. Модуль для 1С:ERP".
2. Обеспечение двуязычности модуля (Русский и Английский языки).
3. Обучение сотрудников работе с новым модулем. Для обеспечения эффективного использования всех возможностей модуля и предотвращения ошибок.
4. Интеграция создаваемой Системы с внешними информационными системами с целью электронного обмена данными об объектах недвижимости, договорам аренды и прочее.

Ситуация до внедрения

В структуру Группы компаний "ЭНКА" (Недвижимость) входят семь юридических лиц, из которых 4 резидента РФ и 3 нерезидента. Все юридические лица ведут свою коммерческую деятельность на территории РФ, преимущественно в Москве. Компании владеют, сдают в аренду и эксплуатируют офисную и торговую недвижимость. ГК "ЭНКА" является владельцем и оператором 34 объектов недвижимости общей площадью 1,4 миллионов квадратных метров. В качестве информационной системы использовали ERP-решение от зарубежного вендора, в которой велась операционная, договорная и финансовая деятельность компании. Ранее пользователи не были знакомы с программными продуктами семейства "1С".

Уникальность и инновационность проекта

Внедрение программного продукта "1С:Аренда и управление недвижимостью. Модуль для 1С:ERP" позволило сотрудникам компании "ЭНКА" оперативно и эффективно управлять арендным бизнесом и улучшать показатели использования арендных площадей в торговых и офисных центрах. На исполнении проекта ощутимо оказывало влияние, что пользователи в подавляющем большинстве с "1С" не были знакомы и не работали в ней, поэтому приходилось объяснять логику работы систем на базе "1С:Предприятие": как вносить первичные данные в документы, как вести справочники, как формировать отчёты и т.д., что потребовало дополнительного времени и усилий со стороны команды исполнителя.

Согласно договорным обязательствам – исполнителю пришлось необходимо было разработать интерфейс модуля Аренды на английском языке для иностранных пользователей системы.

В ходе проекта были учтены очень важные особенностей арендного бизнеса ГК "ЭНКА", таких как:

• Отличия в процессах учёта офисных договоров и договоров по торговым центрам, наличие особенностей в ведении учёта в каждой из бизнес-единиц;
• Использование большого количества способов расчёта арендной оплаты (более 40-ка видов), в том числе сложных расчётов оплаты от оборота розничной торговли;
• Использование различных вариантов начисления арендной платы: за месяц, квартал, фиксированная сумма за произвольный период;
• Мультивалютный учёт, использование ставок в разных валютах в рамках одного договора аренды;
• Потребность в двуязычном интерфейсе Системы.

Управление проектом велось по классической каскадной проектной технологии, часть доработок выполнялось по заявкам согласно Scrum технологии.

В ходе проекта осуществлялся авторский надзор со стороны вендора отраслевого решения – компании "ЭЛИАС ВЦ".

Публикации о проекте

• ГК ENKA управляет арендными площадями в 34 крупных объектах недвижимости в отраслевом решении "1С:Аренда и управление недвижимостью. Модуль для 1С:ERP"

Дополнительная информация к описанию проекта

Для обеспечения бесперебойной работы информационных систем, ИТ инфраструктура ГК "ЭНКА" вынесена в ЦОД-ы, обладающие высокой надежностью и производительностью. Ниже приведена технологическая схема размещения информационных систем на базе "1С:Предприятие 8" в облаке CoprCloud компании CorpSoft24.

Результаты проекта

В ходе проекта специалистами "CorpSoft24" были выполнены следующие работы:

• Проведено обследование бизнес-процессов Заказчика;
• Проведён анализ отклонений бизнес-процессов предприятий группы от типового функционала модуля "1С:Аренда и управление недвижимостью. Модуль для 1С:ERP";
• Сформированы и согласованы функциональные разрывы и проектные решения для дальнейшей разработки дополнительного функционала Системы;
• Смоделированы бизнес-процессы в отраслевом решении "1С:Аренда и управление недвижимостью. Модуль для 1С:ERP" и выполнено проектирование системы;
• Выполнена доработка конфигурации в части расширения функционала в соответствие с проектными решениями:
  • В рамках процесса управления объектами недвижимости реализовано:
    • Хранение нескольких измерений (площадь BOMA, БТИ, количества парковочных мест и пр.) в объекте недвижимости;
    • Контроль вместимости этажей, зданий, комплексов, автоматический контроль и запись площадей с типизацией;
    • Хранение дополнительной информации о объекте недвижимости (бренд, формат использования, классификация объекта);
    • Разграничение доступа к объектам недвижимости на уровне организаций;
  • В рамках процессов управление договорами аренды реализовано:
    • Учёт мультивалютных договоров аренды. Установка видов курсовых условий: ЦБ РФ, фиксированный курс, коридор курсов с возможностью установки нижней и верхней границы курса;
    • Автоматическая индексация договора аренды с возможностью проиндексировать договор по графику индексации;
    • Возможность указания правил пролонгации и их применение для договоров аренды;
    • Возможность указания правил расторжения для каждой из сторон договора аренды;
    • Возможность указания сроков оплаты и других управленческих аналитик (статья бюджета, подразделение и пр.) для каждой услуги, объекта недвижимости/группы объектов;
  • В рамках процессов начисления арендной платы и управления взаиморасчётами с арендаторами реализовано:
    • Гибко настраиваемые способы расчёта постоянной части арендной палаты;
    • Расчёт различных вариантов арендной платы от товарооборота торговой точки:
    • Возможность выставления счета на каждую услугу или выставление единого счета на все услуги согласно договору аренды;
    • Возможность указания периодичности выставления счетов: месяц, квартал, однократный счёт на весь период действия услуги.
    • Отдельная подсистема учёта счётчиков и трансформаторов для инженерной службы, возможность загрузки показаний после их заполнения инженерной службой.
    • Моделирование расчёта арендной платы с возможностью проверки корректности выставленных счетов и сформированной выручкой;
    • Групповое выставление счетов с оборами по организации, договору, зданию и прочее;
    • Групповое начисление арендной платы (формирование выручки) с оборами по организации, договору, зданию и прочее;
    • Гибкая настройка подписантов для счетов на оплату и реализаций;
    • Гибкая настройка наименований услуги для каждой организации вплоть до вывода адреса объекта либо группы объектов;
  • В рамках процессов формирования отчётности и контроля деятельности реализовано:
    • Формирование отчёта по занятости объектов недвижимости на дату отчёта с возможностью указания отборов по зданию, этажу, типу объекта, виду использования и пр.;
    • Отчёт по действующим условиям договора аренды на дату;
    • Отчёт по средневзвешенной ставки;
    • Отчёт для контроля загрузки показателей по коммунальным услугам согласно условиям договора и выставленным счетам;
    • Отчёт для контроля ввода данных по товарообороту согласно условиям договора;
    • Отчёт по счетам на оплату, отображающий подробную информацию по счету, оплате, формировании выручки;
    • Отчёт по неоплаченным счетам;
    • Набор аналитических отчётов для руководства компании.
• Выполнена настройка прототипа, проведены интеграционное, функциональное, тестирование;
• Разработаны инструкции и регламенты работы пользователей в системе;
• Проведён инструктаж ключевых и конечных пользователей;
• Выполнена настройка и доработка механизма распределения ролей и прав доступа;
• Выполнена загрузка первоначальных данных, выверка по результатам загрузки остатков;
• Проведена опытно-промышленная эксплуатация системы, поддержка пользователей в период ОПЭ;
• Проведены работы по передаче системы в промышленную эксплуатацию.

1С:Аренда и управление недвижимостью. Модуль для 1С:ERP :
• Управление реестром объектов недвижимости
• Управление договорами аренды
• Управление взаиморасчетами по аренде
• Управление эксплуатацией объектов недвижимости
• Интеграция с "1С:Документооборот"

Архитектура решения и масштаб проекта

Для создания единой корпоративной системы в ГК "ЭНКА" на базе "1С:Предприятие 8" была разработана функциональная архитектура КИС, согласно которой ПП "1С:Аренда и управление недвижимостью. Модуль для 1С:ERP" был интегрирован в ПП "1С:ERP. Управление холдингом". Была выполнена интеграция с ПП "1С:Документооборот КОРП" для прохождения процесса согласования договоров аренды и их условий. В качестве СУБД используется Postgres Pro.

В едином информационном пространстве ведётся финансово-хозяйственная деятельность семи юридических лиц, включая не резидентов РФ.

Внедрённое решение на базе "1С:Аренда и управление недвижимостью. Модуль для 1С:ERP" реализовано на классической трёхуровневой архитектуре: клиентская часть, сервер приложений, сервер баз данных. Для управления процессами внедрения и разработки конфигураций на базе "1С:Предприятие 8.3" организованы несколько сред:

• Среда разработки - для разработки новой функциональности в конфигурациях "1С",
• Среда для тестирования - предназначена для тестирования разработанной функциональности, проведения нагрузочного тестирования,
• Продуктивная среда - предназначена для промышленной эксплуатации системы.

Техническая схема размещения КИС "1С" ГК "ЭНКА"