Цель проекта – перевести функции, ранее поддерживаемые системой другого разработчика, в "1С:Документооборот КОРП", интегрировать его с другими корпоративными системами, повысить прозрачность процессов и снизить затраты на рутинные операции.

Для ООО "Серконс" это был не только переход с отдельного инструмента на новую систему, но и шаг к единой платформе документооборота, связанной с основными учетными системами и рассчитанной на больший масштаб работы.

Для достижения цели были поставлены следующие задачи:

• внедрить единую платформу для управления документооборотом на базе "1С:Документооборот КОРП" с интеграцией с основными учетными системами;
• автоматизировать основные кадровые и финансовые процессы;
• повысить масштабируемость и производительность системы для поддержки 4000 пользователей;
• минимизировать ручной труд и риск ошибок за счет сквозной автоматизации документов и интеграции с "1С:ERP Управление предприятием" и "1С:Зарплата и управление персоналом";
• консолидировать справочную и нормативную информацию для повышения качества данных.

ООО "Серконс" – одна из крупнейших компаний в области сертификации, охраны труда, промышленной, пожарной, экологической безопасности, негосударственной экспертизы и других областей, требующих оформления разрешительной документации.

Для компании с численностью персонала более 3500 человек надежный документооборот необходим для эффективного управления, минимизации ошибок и прозрачности бизнес-процессов.

До внедрения "1С:Документооборот КОРП" организация использовала систему другого вендора. На старте проекта существующая BPM-система уже не соответствовала масштабу бизнеса. Она позволяла одновременно работать лишь 150 пользователям, тогда как компании требовалась готовность к работе до 4000 человек.

Дополнительные сложности были связаны с технологическим устареванием платформы, низкой производительностью и риском простоев. Решения на базе "1С:ERP Управление предприятием" и "1С:Зарплата и управление персоналом" работали разрозненно. Из-за этого данные оставались несогласованными, а сотрудники тратили время на поддержку устаревшей системы и ручные операции. Часть важных бизнес-процессов при этом оставалась неавтоматизированной.

В рамках проекта одновременно решались технологическая, процессная и интеграционная задачи. Ключевой особенностью стал переход от BPM-системы к единой платформе "1С:Документооборот КОРП", встроенной в уже используемую ИТ-среду компании.

Для компании было важно не только перенести прежние функции исторической системы, но и дополнить их новой функциональностью. В результате кадровые и финансовые процессы были переведены в единую систему, где доступны учет и хранение документов, контроль исполнения поручений, работа со служебными записками и автоматизированное создание объектов в смежных системах на основании согласованных документов.

Сложность проекта усиливалась масштабом эксплуатации. Старая система позволяла одновременно работать только 150 пользователям, тогда как новая модель должна была поддерживать работу крупной организации с численностью до 4000 человек и 500 автоматизированными рабочими местами.

Существенными элементами проекта стали интеграция "1С:Документооборот КОРП" с "1С:ERP Управление предприятием" и "1С:Зарплата и управление персоналом", консолидация НСИ из разных систем и адаптация карточек автоматизированных документов для более понятного пользовательского восприятия.

После внедрения работа с кадровыми и финансовыми документами стала более централизованной и управляемой.

Основные результаты проекта связаны с ускорением обработки документов, снижением доли ручных операций и повышением прозрачности процессов:

• кадровые и финансовые служебные записки стали оформляться значительно быстрее;
• за счет настроенных прав пользователей, учета документов и контроля исполнения поручений повысились прозрачность и качество учета документации;
• служебные записки ведутся в одной системе, включая приложения, маршруты согласования и связанные финансовые проверки;
• за счет автоматизации ручных операций сократилась рутинная работа бюджетных контролеров, финансистов и сотрудников кадровой службы;
• данные о приеме, переводе и увольнении сотрудников создаются на основании согласованных документов в "1С:Документооборот КОРП" без повторного ручного ввода в "1С:Зарплата и управление персоналом";
• ускорена инвентаризация;
• сотрудникам стало проще анализировать данные и понимать текущие процессы компании благодаря оперативной аналитике.

Основой решения стала система "1С:Документооборот КОРП". В нее были перенесены и доработаны кадровые и финансовые процессы, которые ранее поддерживались BPM-системой.

В составе проекта автоматизированы следующие процессы:

• согласование служебных записок на оплату;
• согласование заработной платы;
• согласование вакансии;
• согласование служебных записок на прием сотрудника;
• согласование служебных записок на перевод сотрудника;
• согласование служебных записок на увольнение сотрудника.

Отдельный блок работ был связан с автоматизацией работы бюджетных контролеров и финансистов со служебными записками на оплату.
Для этого были подготовлены формы и инструменты для нескольких практических сценариев:

• согласование служебных записок на оплату в "1С:ERP Управление предприятием" и последующее создание заявок на расходование денежных средств;
• формирование отчетов о служебных записках, включая приложения к служебной записке;
• контроль дублирования счетов на оплату, расчет рентабельности и другие финансовые проверки.

Для руководителей подразделений появился инструмент для работы с согласованием вакансий и приемов на работу. Благодаря настроенной бесшовной интеграции между "1С:Документооборот КОРП" и "1С:Зарплата и управление персоналом" сотрудникам отдела кадров не требуется вручную заносить данные о приеме, переводе и увольнении сотрудников. Объекты в смежной системе создаются на основании согласованных документов в "1С:Документооборот КОРП".

Решение работает в клиент-серверном варианте, сервер базы данных – Microsoft SQL Server.

Для работы решения были загружены ключевые виды НСИ – организации, должности, локации, кадровая история, сотрудники, физические лица, контрагенты, статьи, движения денежных средств и пользователи.

В системе настроены шесть документов и процессов:

• согласование вакансии;
• согласование заработной платы;
• прием сотрудника;
• перевод сотрудника;
• увольнение сотрудника;
• служебная записка на оплату.