Цели проекта

Оптимизации затрат на содержание и развитие учетных систем в салоне красоты "Комильфо".

Ситуация до внедрения

Салон красоты "Комильфо" работает в Челябинске с 2002 года. Оказывает услуги в области индустрии красоты: парикмахерский и ногтевой сервис класса "Люкс", актуальные техники коррекции фигуры, косметология лица и тела. "Комильфо" использовали систему собственной разработки, написанную на С++. На ее основе были автоматизированы складской учет и расписание салона (регистратура).

В связи с обязательным переходом на онлайн-кассы в 2017 году (54-ФЗ), требовалось решение, которое позволит обеспечить соответствие актуальному законодательству РФ. Изучив рынок, остановили выбор на одном из тиражных решений на базе 1С - БИТ.Управление медицинским центром.

Длительное время "Комильфо" работали используя комплекс решений для автоматизации бизнес-процессов:

- Регламентированного и кадрового учета - 1С:Бухгалтерия и 1С:Зарплата и управление персоналом;

- Контура "Касса" - БИТ.Управление медицинским центром;

- Складского учета и записи клиентов - система собственной разработки.

Уникальность и инновационность проекта

В конце 2021 года, в целях оптимизации затрат на содержание и развитие учетных систем, было принято решение перенести весь управленческий учет в БИТ.Управление медицинским центром. В качестве партнера по переходу была выбрана компания 1С:Первый Бит, являющаяся разработчиком конфигурации.

Основные задачи проекта:

• Автоматизация процессов складского учета на базе БИТ.Управление медицинским центром.
• Автоматизация процесса записи клиентов, телефонии и ее интеграция с БИТ.Управление медицинским центром.
• Интеграция БИТ.Управление медицинским центром и сайта салона красоты.

Описание проекта:

Так как БИТ.Управление медицинским центром уже была запущена в салоне красоты, команда 1С:Первого Бита сразу приступила непосредственно к задачам проекта, минуя этап базовых настроек системы.

• были перенесены текущие остатки запасов,
• поступление, перемещение и списание материалов теперь заносится в БИТ.Управление медицинским центром.

Из принципиальных отличий в отношении прошлой системы можно отметить, что списание материалов происходит автоматически при оформлении документа "Оказание услуг", если настроены нормы расхода. Однако, если нормы не установлены или реальный расход материалов отличается, можно сделать списание вручную.

Для автоматизации телефонии было подобрано решение - БИТ.Рhоnе.

Введены в использование электронные карточки клиентов. В них отражается вся история взаимодействия с клиентом.

Теперь при звонке в "Комильфо" открывается окно записи с заполненными данными, если клиент уже посещал салон, необходимо только уточнить их и выбрать удобное время для записи. Заявка автоматически попадает в расписание салона. Это существенно экономит время администраторов, а также исключает дубли в записи на услуги. Программа предлагает только свободные интервалы времени и не позволит произвести запись на занятый у специалиста промежуток.

Так же для автоматизации процесса записи клиентов была реализована интеграция с сайтом - все заявки на сайте отражаются в БИТ.Управлениемедицинским центром. Дополнительно на сайт тянутся данные из управленческой системы - о ценах, специалистах, акциях.

На основе историй взаимодействия с клиентом, автоматически создаются списки обзвона для администраторов, связанные с периодичностью посещения салона. Например, клиент приходит на окрашивание волос ежемесячно, а в этом месяце запись еще не совершил. Программа предложит сделать клиенту звонок с напоминанием и уточнением, необходима ли для него запись.

Совместно со специалистами заказчика была разработана и внедрена система лояльности в салоне красоты. Решение БИТ.Управление медицинским центром в типовом функционале позволяет работать со скидочной и бонусными системами. Количество доступных, начисленных бонусов, используемые скидки - все это отражается в документе "Оказания услуг".

В "Комильфо" созданы и внедрены управленческие отчеты, некоторые из них доработаны под требования заказчика. Например, отчет для оценки эффективности администраторов (операторов). В качестве основного KPI салон красоты использует "доходимость": пришедший клиент идет в зачет тому сотруднику, который произвел запись, а не тому, кто оформил документ "Оказания услуг".

Публикации о проекте

• Описание проекта в справочнике "Внедренные решения" на сайте "1С"

Результаты проекта

1. Расходы на содержание учетных систем снижены в 1,5 раза.
2. Сократилось в 5 раз время формирования управленческих отчетов (аналитика продаж, расчет KPI и пр.).
3. Время на обработку звонков уменьшилось в 2 раза.

БИТ.Управление медицинским центром :
• Регистратура
• Телефония
• Склад
• Расчеты с клиентами
• Управленческий учет

Архитектура решения и масштаб проекта

1С:Бухгалтерия + 1С:Зарплата и управление персоналом + БИТ.Управление медицинским центром + БИТ.Рhоnе