Цели проекта

Ситуация до внедрения

Компания "Мосплитка" – крупнейший поставщик керамогранита, керамической плитки, мозаики, сантехники и отделочных материалов на территории России.

Начав свою историю в 1997 году, компания аккумулировала уникальный опыт и собрала команду профессионалов в области строительной керамики.

"Мосплитка" является официальным дистрибьютером ведущих российских и крупнейших европейских производителей, и постоянно поддерживает на складе ассортимент из более чем 100 000 наименований товаров.

На рынке России "Мосплитка" узнаваема своими брендированными розничными салонами и динамичным развитием дилерской сети.

Успешное развитие компании и необходимость постоянного повышения качества обслуживания клиентов требуют совершенных инструментов ведения бизнеса. В 2022 г. компания «Мосплитка» приняла решение о переходе с 1С:Управление торговлей 10.3 на 1С:Управление торговлей 11.5. В результате проведенного конкурса в качестве поставщика была выбрана компания "Авангард Бизнес", имеющая большой опыт автоматизации компаний аналогичного профиля. Ключевым решением выбора подрядчика для перехода на новый продукт стал высокий уровень компетенции проектной команды.

Общее количество пользователей в программе 1С ~ 460

Розничных салонов – 17

Подразделений продаж - 5

Количество записей в справочнике номенклатура – 300 000

Количество записей в справочнике контрагенты – 200 000

Размер базы – 140 ГБ

Группы товарных направлений – 3

Уникальность и инновационность проекта

Большой набор доработанной в 1С:Управление торговлей 10.3 функциональности необходимо было адаптировать к новой внедряемой системе. Требовалась перестройка бизнес-процессов компании, так как переложить функциональность в старом виде было невозможно. Стояла задача сохранить типовые возможности конфигурации для возможности обновления базы в течение нескольких лет.

Большое количество пользователей, которых необходимо было обучить новой функциональности и бизнес-процессам без отрыва от работы, а также работников на "удаленке".

Короткое время для подготовки новой рабочей базы с актуальными данными, так как окончание работы компании в старой базе было возможно в конце дня 30.12.22, а работа розничных магазинов в новой базе должна начаться утром 02.01.23. Итого на перенос справочников, остатков, настройку базы, заведение и настройку пользователей отводилось 2 суток.

Одной из сложнейших задач, которую необходимо было решить к моменту запуска - это создание быстрого инструмента переноса актуальных остатков и справочников из старой базы в новую. Для такого объема данных это оказалось непростой задачей, так как перенос только справочников типовыми инструментами на мощном сервере занимал 36 часов. Был создан сверхэффективный инструмент, который позволил перенести все справочники и остатки за 9 часов.

Переход на новую базу был запланирован без параллельной работы в старой базе.

Публикации о проекте

• Описание проекта в справочнике "Внедренные решения" на сайте "1С"

Дополнительная информация к описанию проекта

За два месяца до начала запуска были развернуты тестовые стенды, а именно подготовлена тестовая база с перенесенными из старой базы данными для лучшего восприятия функционала пользователями, создан большой учебный класс на территории компании, созданы группы пользователей в мессенджерах для онлайн обучения и консультаций. На этих стендах происходило обучение пользователей и отладка бизнес-процессов. Одновременно происходило тестирование и отладка прототипа новой рабочей базы.

Для снижения рисков проекта среди пользователей системы была выделена специальная рабочая группа из ключевых пользователей каждого подразделения. Целью этой рабочей группы было оказание помощи сотрудникам при эксплуатации системы в период запуска. Описанная стратегия позволила снизить нагрузку на команду внедрения и улучшила коммуникацию между разработчиками и конечными пользователями.

Принципиальная схема коммуникации внутри проекта

За месяц до внедрения было выполнено массовое обучение пользователей на готовой модели проекта.

В рамках подготовки НСИ и остатков была проведена масштабная реорганизация исходных данных для соответствия требованиям целевой информационной системы:

• Номенклатура
• Контрагенты
• Остатки номенклатуры и партий
• Взаиморасчеты с контрагентами

Выработаны правила и созданы инструменты переноса невыполненных заказов клиентов и поставщиков с резервами товаров и расчетами по заказам.

Было подготовлено около 120 страниц инструкций по нетиповой функциональности.

Для соответствия бизнес-процессам компании были сделаны доработки типовой функциональности 1С:Управление торговлей 11.5:

• переработан механизм Доставка: сделано оформление в виде значимых пиктограмм, для принятия решений логистами, данных заказа клиента (необходимость подъема, наличие лифта, не стандартный формат груза и пр);
• система взаимодействия адаптирована для нужд контроля за жизненным циклом заказа клиента, теперь все изменения заказа отражаются в обсуждениях заказа - снятие резервов, приход товара под заказ, переписка со смежными подразделениями, отклонения в отгрузке, перенос сроков доставки и пр.;
• для склада сделано удобное рабочее место позволяющее массово формировать документы отгрузки в разрезе складов и осуществлять пакетную печать по заданиям на перевозку;
• переработан механизм привязки кассового оборудования к учетной записи пользователя – вне зависимости от рабочего места подключается привязанное к пользователю оборудование;
• доработан механизм сборки-разборки для учета изготовления рекламных стендов;
• создан свой механизм акций для применения акций поставщиков;
• для закупок адаптирована система обработки потребностей в товарах с учетом необходимости закупки у перекупов/партнеров;
• сделана система запросов на покупку товара между менеджерами продаж и закупок;
• механизм учета ГТД адаптирован для параллельного импорта.

Результаты проекта

• Улучшено качество оперативного и управленческого учета, снижены затраты на подготовку отчетности;
• Снижены затраты на управление розничными подразделениями;
• Улучшено качество взаимодействия с клиентами за счет доступности оперативной информации по клиенту;
• Увеличена оборачиваемость товара за счет предоставления оперативной информации о поступлениях товаров в разрезе заказов клиентов;
• Улучшена управляемость дебиторской задолженностью благодаря четкому контролю за сроками плановых поступлений денежных средств;
• Снижены затраты на сопровождение ИТ-инфраструктуры за счет ее оптимизации;
• Снижены затраты на выполнение бизнес-процесса отгрузки за счет перераспределения ролей исполнителей;
• Внедрен механизм гибкого назначения скидок/наценок для улучшения маркетинга.
• Улучшена коммуникация между подразделениями благодаря внедрению встроенной системы взаимодействия. Все запросы, напоминания, уведомления переведены в единый канал коммуникации – систему взаимодействия. Это кардинально снизило затраты на поиск данных по конкретному объекту, в частности заказу клиента. Теперь в заказе клиента видно, когда был снят резерв, кто запросил дополнительную информацию по заказу и его содержимому, какие вопросы возникали по исполнению заказа и когда пришёл товар и на какой склад. Инструмент позволил свести воедино всю картину по заказу клиента и сделал ее легко читаемой.

1С:Управление торговлей

Архитектура решения и масштаб проекта

Количество автоматизированных рабочих мест: 460

Кластер 1С состоит из 3-х серверов

Продукты 1С, внедрённые в ходе проекта: 1С:Управление торговлей 11.5

Внедренные подсистемы продукта:

• Управление продажами
• Управление складом
• Управление доставкой
• Управление закупкой
• Финансовый учет
• Казначейство
• CRM и маркетинг
• Управление скидками/наценками
• Рассылки и уведомления

Общая схема решения

Использованное дополнительное ПО, компьютерная техника и оборудование: ФР Атол