Цели проекта

Ситуация до внедрения

Прежде клиентскую базу и взаимодействие с клиентами в компании "Экоторг М" вели в облачном сервисе стороннего вендора. В системе был выстроен процесс продаж от получения лида до отгрузки продукции заказчикам и имел свою специфику. Одна сделка состояла из нескольких заказов, а заказ был равен доставке одной партии шпунтов до клиента. Из-за ограничения функционала облачной CRM, при каждой новой отгрузке продукции в рамках сделки выполнялся неоднократный возврат по этапам одной и той же воронки. По факту статус сделки отражал этап текущей отгрузки, а не сделки в целом. Ответственный менеджер и исполнители из смежных подразделений меняли этапы не согласовано. Это осложняло ведение документооборота и процесс оперативного анализа и формирования отчетности по воронке.

Определение первичной потребности заказчика оформлялось по наименованию модели продукции без детализации о точном количестве и других параметров. При этом основная номенклатура компании имеет широкий состав отличительных характеристик, которые важно учитывать при формировании запроса клиента, но формы заказа в CRM-системе имели ограничения для заполнения.

Директор компании не мог оперативно получить достоверную информацию по управленческой деятельности компании со всеми затратами, включая сторонние издержки, распределяемые на сделку. С ростом компании работать в прежнем режиме стало неэффективно. Поэтому приняли решение приобрести программу для автоматизации оперативного учета и торговых операций "1С:Управление торговлей". Для внедрения программы генеральный директор "Экоторг М" обратился в офис "1С:Первый Бит" из г. Пензы и офис "Фьютеха" в г. Москве, которые специализируются не только на автоматизации учета и бизнес-процессов, но также имеют высокие компетенции по развертыванию ИТ-инфраструктуры и телефонии.

О проекте

Специалисты 1С:Первого Бита смоделировали контрольные примеры по расчету себестоимости продукции. В ходе работы поднялись многие важные вопросы, что заложило основу для полноценного проекта у заказчика.

Для точного учета себестоимости заказа использовали серии для каждого поступления шпунта с отражением всех необходимых затрат. В итоге в программе рассчитывали себестоимость по каждой серии с учетом всех затрат, что позволило прозрачно и верно считать маржинальность каждой сделки.

Для обеспечения учета всех первичных документов, в т.ч. необходимых для формирования сводных данных, были автоматизированы ключевые процессы компании и рабочие места по контурам продаж, склада и снабжения.

Для формирования итоговой управленческой отчетности заказчику нужны были дополнительные данные, которые затруднительно было учесть в типовом функционале программы. Специалисты 1С:Первого Бита за основу взяли отчет валовой прибыли, доработали его для возможности учета издержек. Получив результат по отчету, перешли к автоматизации казначейства и платежного календаря, чтобы сформировать БДР и БДДС.

Несмотря на то, что процесс продаж был налажен в старой CRM, но направлен только на обеспечение внутреннего взаимодействия сотрудников между друг другом, отсутствовала синхронизация с основной учетной системой "1С:Управление торговлей". Воронка продаж была разбита на два больших блока: процессы в CRM и оформление управленческих документов в "1С:Управление торговлей". Это увеличивало объем трудозатрат сотрудников, необходимых для осуществления контроля за бизнес-процессом, исключало возможность работы пользователей в одном окне.

Основные сложности управленческого учета заключались в потребности отражения учета заказов клиентов и взаиморасчетов с клиентами в модели, когда одна сделка отражает несколько заказов (приравниваемых к отправке одной машины к заказчику), каждый из заказов имеет свой статус в моменте времени, при этом сама воронка оставалась в общем статусе.

Для оптимизации процесса работы с основной воронкой, с учетом одного из ключевых критериев "работы в одном окне" и необходимости настройки нескольких видов интеграций, компанией было принято решение об использовании объединенной версии продукта "1C:CRM" и "1С:Управление торговлей", то есть "1С:Управление торговлей и взаимоотношениями с клиентами".

Специалисты "Фьютеха" перевели работу с клиентами из облачной CRM-системы в блок "1C:CRM", что позволило задействовать участие сотрудников из смежных подразделений в рамках основного сценария сделки.

В процессе перехода был оптимизирован и адаптирован основной состав этапов воронки продаж с учетом мультизаказности сделки. Регламентированы действия сотрудников, благодаря наличию всех необходимых справочников, документов и операций в единой системе.

Далее 1С:Первый бит для повышения точности учета в программе настроили дополнительные реквизиты номенклатуры. Теперь в сделках используют точный размер шпунта, состояние и другие отличительные параметры. Благодаря этому при отгрузке экономят время на определение нужного шпунта.

В результате перехода в "1C:CRM" и работе в одном окне сокращен объем трудозатрат, требуемых для контроля и управления основными процессами сделки каждым участником процесса.

Специалисты 1С:Первого Бита настроили интеграцию ключевых каналов поступления лидов в систему: электронная почта, сайт, телефония, мессенджеры. Теперь конвертация лидов в сделки позволяет выстроить общую цепочку действий сотрудников, в т.ч. обеспечивает возможность составления корректной отчетности и оперативного анализа по каждой сделке.

История звонков как по виртуальной, так и по корпоративной сотовой связи сохраняется в информационную базу "1С:Управление торговлей и взаимоотношениями с клиентами". Благодаря доступу к записям звонков, руководитель контролирует качество работы с клиентами в отделе продаж, а менеджеры могут изучить предысторию взаимодействия с заказчиками. В процессе интеграции были выполнены доработки типового функционала для обеспечения корректного заполнения основных аналитик о событии звонка и его каналах поступления.

В дополнение к операционной деятельности было автоматизировано заполнение каналов рекламных воздействий посредством интеграции с коллтрекингом для обеспечения дополнительной аналитики отдела маркетинга.

В первую очередь, специалисты 1С:Первого Бита и Фьютеха провели анализ аппаратного обеспечения серверов и текущего состояния оборудования, чтобы выявить причины низкой производительности 1C.

В ходе аудита было выявлено, что SSD-диски не соответствуют требованиям сервера приложений и требовалось их заменить. При выборе накопителей, в данном случае, следует обращать внимание на такие параметры, как высокая отказоустойчивость и быстродействие. Специалисты Фьютеха произвели замену накопителей, что дало положительный эффект. Сотрудники предприятия отметили, что время проведения операций чтения и записи удалось сократить до 1 минуты, но этого было не недостаточно.

Уникальность и инновационность проекта

Публикации о проекте

• Внедрение ПП "1С:Предприятие 8. Управление торговлей и взаимоотношениями с клиентами (CRM) ПРОФ. Электронная поставка" у ООО "ЭКОТОРГ М"

Дополнительная информация к описанию проекта

• Интеграция с сервисом сквозной аналитики Roistat
• Интеграция с сервисом форм обратной связи Envybox
• Интеграция с соцсетями и мессенджерами
• Интеграция с торговыми площадками

Результаты проекта

1С:Управление торговлей и взаимоотношениями с клиентами (CRM)

Архитектура решения и масштаб проекта

Использованное дополнительное ПО, компьютерная техника и оборудование

СУБД Microsoft SQL, Postgre SQL, сервис телефонии и коллтрекинга Mango Office, платформа управления сайтами October.CMS, почтовый сервис Яндекс.Почта для домена (360), веб-сервер Apache.