Цели проекта

Цели проекта:

• заменить ранее используемую систему электронного документооборота на современное и более функциональное техническое решение;
• создать централизованную для всех филиалов систему электронного документооборота с единой конфигурацией и базой данных с потенциальными возможностями для дальнейшего развития;
• повысить уровень контроля исполнительской дисциплины;
• сократить время поиска и обработки документов, для руководителей появился дополнительный инструмент контроля поставленных задач.

Задачи проекта:

• унифицировать работу с документами в исполнительном аппарате и филиалах ПАО "Квадра";
• обеспечить контроль исполнения поручений по документам и задачам посредством формирования отчетности.

Ситуация до внедрения

До внедрения "1С:Документооборот КОРП" структурные подразделения ПАО "Квадра" использовали устаревшую систему электронного документооборота, которая не предоставляла достаточных возможностей для осуществления эффективной операционной и управленческой деятельности, а также не позволяла произвести расширение перечня бизнес-процессов и документов.

Уникальность и инновационность проекта

1. Проект проходил в дистанционном формате в условиях сложной эпидемиологической ситуации в РФ.
2. В установленные договором сроки совместными усилиями ПАО "Квадра" и ООО "Центр "ФОРВАРД" было запущено решение на базе "1С:Документооборот 2.1" в исполнительном аппарате и 8 филиалах ПАО "Квадра".
3. Разработка и введение в эксплуатацию системы "1С:Документооборот" проводилось совместными усилиями специалистов ООО "Центр "ФОРВАРД" и управления информационных систем ПАО "Квадра". Для определения порядка взаимодействия по внедрению доработок заказчика был принят регламент. Входом в процесс взаимодействия по доработкам являлись предоставленные заказчиком файлы конфигурации с доработками в соответствии с обозначенными правилами оформления кода. Заказчик выполнял тестирование работоспособности доработки, проводил демонстрацию функционала и принципы работы. После чего консультанты тестировали доработки в текущей конфигурации. Если результаты тестирования были успешны, то доработка инсталлировалась в продуктивную систему. Если нет — возвращалась заказчику для внесения изменений.
4. Обучение пользователей системы проводилось дистанционно в формате вебинара.

Публикации о проекте

• Внедрение системы электронного документооборота "1С:Документооборот 8 КОРП" в АО "ЭКО-Энергия"

Результаты проекта

Результаты проекта:

1. Успешно внедрена система электронного документооборота "1С:Документооборот КОРП", которая позволила автоматизировать следующие бизнес-процессы:

• работа с входящими, исходящими, внутренними документами (служебные записки, приказы и т.п.);
• согласование договорной и закупочной документации;
• постановка задач и контроль исполнения поручений.

2. Реализован механизм дополнительного управления настройками отображения элементов форм.
3. Реализован механизм резервирования регистрационных номеров.
4. Реализован механизм подбора ответственного лица за документ, на которого инициируются задачи подписания, на основании матрицы подписантов.
5. Разработан отчет для обеспечения контроля исполнительской дисциплины по выполненным, невыполненным и находящимся в работе поручениям в указанный период.
6. Автоматизирован процесс работы поставленных задач (подзадач) и связанных поручений.
7. Реализован механизм учета основного срока исполнения задач (подзадач).
8. Реализован механизм разграничения прав доступа для осуществления поддержки пользователей в разрезе структурных подразделений.

Основные результаты проекта в цифрах:

• создано 1743 учетных записей;
• обучено 1108 пользователей;
• количество одновременно работающих пользователей — 610;
• за время опытно-промышленной эксплуатации в системе создано более 18000 документов

1С:Документооборот КОРП :
• Управление входящими и исходящими документами
• Управление договорными документами
• Управление организационно - распорядительными документами
• Управление служебными записками
• Управление протоколами совещаний
• Управление закупочной документацией
• Контроль исполнения поручений
• Управление процессами

Архитектура решения и масштаб проекта

Система электронного документооборота построена на базе решения "1С:Документооборот КОРП" редакции 2.1 и дополнена доработками согласно требованиям компании. Доступ к программе осуществляется посредством "тонкого" клиента.

Функциональный объем проекта охватывает следующие подсистемы:

• управление входящими и исходящими документами;
• управление договорными документами;
• управление организационно-распорядительными документами;
• управление служебными записками;
• управление протоколами совещаний;
• управление закупочной документацией;
• контроль исполнения поручений;
• управление правами доступа;
• управление процессами.

В ходе реализации проекта команда ООО "Центр "Форвард" сформировала рекомендации по серверным аппаратным ресурсам для платформы "1С:Предприятие 8.2/8.3", которые возникали по мере подключения пользователей к продуктивной информационной системе. Также был подготовлен перечень необходимых настроек кластера серверов "1С:Предприятие" и СУБД MS SQL Server. Данная информация позволила произвести настройку серверных мощностей для оптимальной работы пользователей в режиме высокой нагрузки на систему.

Разработанное решение успешно внедрено в структурных подразделениях ПАО "Квадра":

• исполнительный аппарат ПАО "Квадра" в г. Москва;
• филиал ПАО "Квадра" — "Белгородская генерация";
• филиал ПАО "Квадра" — "Воронежская генерация";
• филиал ПАО "Квадра" — "Липецкая генерация";
• филиал ПАО "Квадра" — "Тамбовская генерация";
• филиал ПАО "Квадра" — "Курская генерация";
• филиал ПАО "Квадра" — "Орловская генерация";
• филиал ПАО "Квадра" — "Смоленская генерация";
• филиал ПАО "Квадра" — "Центральная генерация".