Цели проекта

Cоздать единую систему хранения электронных документов с возможностью управления доступом к ним.

Задачи проекта:

• автоматизировать процесс согласования документов;
• сократить срок подготовки и согласования документов;
• контролировать сроки действия документов;
• формировать статистические данных в автоматизированном формате;
• улучшить и регламентировать взаимодействие подразделений компании;
• контролировать выполнения сложных многоэтапных процессов;
• повысить эффективность использования программного продукта "1С:Управление производственным предприятием" при помощи взаимодействия с процессами документооборота.

Ситуация до внедрения

До старта проекта для ведения оперативного, управленческого, бухгалтерского, кадрового, производственного учета использовалась корпоративная информационная система, разработанная на базе "1С:Управление производственным предприятием" ("1С:УПП").

Регистрация входящей и исходящей корреспонденции была реализована в "1С:УПП", однако скан-копии документов не сохранялись, что усложняло оперативный доступ к содержанию этих документов при необходимости. Некоторые процессы были частично автоматизированы при помощи создания задач в Microsoft Outlook и автоматической рассылки писем с уведомлениями из "1С:УПП".

В ходе предпроектного обследования выявлены также следующие нюансы организации работы с документами:

• отсутствовало централизованное хранение электронных документов. Документы хранились в подразделениях в папках на сетевых дисках, существовала возможность использования в разных подразделениях разных версий одного документа;
• сотрудники подразделений вели значительное количество реестров для хранения данных документов в Microsoft Excel с целью контроля сроков действия и состояния документов;
• часть документов хранились и подписывались в сторонней системе, при этом внутреннее согласование документа необходимо было проводить отдельно, при помощи электронной почты. Это усложняло контроль соблюдения регламента согласования документа — состава участников и сроков согласования;
• осуществлялся общий контроль состояния дел по графикам проекта и срокам исполнения договоров, однако не велся единый, систематический учет и контроль сроков исполнения поручений и распоряжений, а также индивидуальных задач.
• в компании существуют сложные многоэтапные процессы, требующие взаимодействия нескольких подразделений: согласование договоров, рассмотрение претензий, подготовка коммерческого предложения, организация командировки. В связи с большим количеством типовых шаблонов документов сотрудники испытывали сложность в выборе подходящего шаблона документа и, соответственно, списка согласующих лиц, несмотря на хорошо документированные процессы и наличие СМК в компании.

Уникальность и инновационность проекта

В рамках проекта реализованы новые решения:

1. При создании документа из блока "Доверенности" сотрудник может:

• выбрать полномочия, которые он имеет на текущий момент, для делегирования их другому пользователю;
• выбрать все имеющиеся полномочия, связанные с внутренним делегированием из справочника;
• запросить дополнительные полномочия, которые отсутствуют в справочнике полномочий.

Также по делегированным полномочиям разработан отчет.

2. При оформлении отпуска сотрудник может указать несколько планируемых периодов отпуска (в соответствии с законодательством). Данные из документа планируемого отпуска в "1С:Document management" мигрируют в График отпусков организации в "1С:УПП" (кадровая).

Учитывая производственную потребность в переносе запланированных отпусков в 1С ДО разработан и интегрирован механизм, позволяющий переносить запланированные отпуска с миграцией данных из 1С ДО в 1С:УПП (кадровая).

Появилась возможность согласовывать отпуск и его перенос, вести учет отпусков в "1С:Document Management", просматривать его за выбранный период и печатать график отпусков из "1С:УПП".
Автоматизация оформления кадровых документов связанных с отпуском позволило значительно упростить работу кадровой службы.

3. Уникальный опыт реализации проекта в 100% дистанционном формате.

Публикации о проекте

• Система хранения электронных документов в компании "Тотал Восток" с использованием "1C:Document Management"
• Кейс 1C:Консалтинг

Дополнительная информация к описанию проекта

В рамках проекта была выполнена интеграция систем "1С:УПП" и "1С:Document Management" на уровне нормативно-справочной информации, выгрузки документов по результатам их обработки в "1С:Document Management".

Между системами "1С:Document Management" и "1С:УПП" реализована бесшовная интеграция, посредством которой пользователи из интерфейса "1С:УПП" могут выполнять задачи, формирующиеся в "1С:Document Management", просматривать карточки документов, открывать файлы этих карточек и подписывать/согласовывать документы с использованием электронной подписи, настроенной в "1С:Document Management".

Результаты проекта

• Договорные документы (договоры поставки/оказания услуг, дополнительные соглашения).
• Доверенности (внутреннее делегирование полномочий, внешнее делегирование полномочий, заявление об отмене доверенности).
• Кадровые документы (заявка на командировку/служебную поездку, заявка на отпуск, форма оценки прохождения испытательного срока).

Значительную роль в реализации проекта сыграло привлечение специалистов Заказчика к обсуждению формата взаимодействия на каждом этапе (четкий пошаговый план) и описанию сценариев работы пользователей. Кроме того, проведение еженедельных совещаний рабочих групп позволило сохранять темп работы на протяжении всего проекта.

Привлечение руководителя проекта со стороны Заказчика к подготовке материалов для обучения позволило более глубоко погрузиться в бизнес-процессы Заказчика и провести обучение на высоком уровне.

Оценка рисков, связанных с технической безопасностью и ИТ-инфраструктурой (в особенности, для международных компаний) также позволило избежать серьезных технических проблем.

• Срок обработки договорных документов сократился в несколько раз.
• Все договорные документы ведутся в единой системе с контролем версий каждого документа.
• Внутреннее согласование происходит в соответствии с регламентом согласования - автоматическим подбором состава участников и сроков согласования в зависимости от типа документа.
• Были унифицированы процессы обработки договорных документов и их шаблоны, направление по процессу происходит автоматически, в зависимости от вида документа, это позволило исключить ошибки маршрутизации.
• Сроки исполнения поручений и распоряжений контролируются автоматически системой, что позволило повысить результативность и качество выполнения поручений.

На текущий момент можно отметить следующие эффекты от внедрения системы:

• Высвобождение ресурсов за счет автоматизации бизнес процессов (приблизительно на 10%);
• Существенное сокращение временных затрат для подготовки управленческой отчетности, связанной с формированием справочной информации по договорной работе в компании (на 35%)
• Упрощение дистаницонной работы в части получения согласований
• - Сокращение сроков согласования и подготовки документов (скорость согласования документов увеличилась на 26%).

1C:Document Management :
• Договоры
• Внутренние документы
• НСИ
• Интеграция

Архитектура решения и масштаб проекта

В рамках проекта выполнены следующие работы

• Сформированы функциональные требования к системе, составлено ТЗ на разработку и настройку системы.
• Проведена настройка системы в соответствии с требованиями.
• Выполнена интеграция систем "1С:УПП" и 1С:Document Management".
• Созданы технологические инструкции, описывающие порядок выполнения бизнес-функций в информационной системе.
• Проведено обучение пользователей.

В результате выполненных работ были автоматизированы следующие блоки :

• Блок "Договоры". В подсистему входят следующие документы:
• Договоры, которые создаются по инициативе компании;
• Договоры, поступившие от контрагентов;
• Договоры исключения;
• Дополнительные соглашения.
• Блок "Кадровые документы" предназначен для учета и хранения в 1С:Document management кадровых документов и автоматизации процессов их обработки:
• Заявка на служебную поездку/командировку;
• Планирование\перенос отпуска;
• Форма оценки прохождения испытательного срока.
• Блок "Доверенности" предназначен для учета и хранения в 1С:Document management
• Запросов на делегирование полномочий,
• Доверенностей,
• Заявлений об отмене доверенности и автоматизации процессов их обработки.
• Блок "НСИ". Данные блока "НСИ и администрирование" используют все подсистемы в части общих справочников системы.

Архитектура системы: