![](/upload/iblock/6e9/6e95be704425c2c9074b823e9d1b533e.png)
- Документооборот (ECM)
- Технология: Дистанционное внедрение
![](/upload/iblock/f60/rve2kp4s900nudthma2l3cxekdfwr8zx.jpg)
Цели проекта
Cоздать единую систему хранения электронных документов с возможностью управления доступом к ним.
Задачи проекта:
- автоматизировать процесс согласования документов;
- сократить срок подготовки и согласования документов;
- контролировать сроки действия документов;
- формировать статистические данных в автоматизированном формате;
- улучшить и регламентировать взаимодействие подразделений компании;
- контролировать выполнения сложных многоэтапных процессов;
- повысить эффективность использования программного продукта "1С:Управление производственным предприятием" при помощи взаимодействия с процессами документооборота.
Ситуация до внедрения
До старта проекта для ведения оперативного, управленческого, бухгалтерского, кадрового, производственного учета использовалась корпоративная информационная система, разработанная на базе "1С:Управление производственным предприятием" ("1С:УПП").
Регистрация входящей и исходящей корреспонденции была реализована в "1С:УПП", однако скан-копии документов не сохранялись, что усложняло оперативный доступ к содержанию этих документов при необходимости. Некоторые процессы были частично автоматизированы при помощи создания задач в Microsoft Outlook и автоматической рассылки писем с уведомлениями из "1С:УПП".
В ходе предпроектного обследования выявлены также следующие нюансы организации работы с документами:
- отсутствовало централизованное хранение электронных документов. Документы хранились в подразделениях в папках на сетевых дисках, существовала возможность использования в разных подразделениях разных версий одного документа;
- сотрудники подразделений вели значительное количество реестров для хранения данных документов в Microsoft Excel с целью контроля сроков действия и состояния документов;
- часть документов хранились и подписывались в сторонней системе, при этом внутреннее согласование документа необходимо было проводить отдельно, при помощи электронной почты. Это усложняло контроль соблюдения регламента согласования документа — состава участников и сроков согласования;
- осуществлялся общий контроль состояния дел по графикам проекта и срокам исполнения договоров, однако не велся единый, систематический учет и контроль сроков исполнения поручений и распоряжений, а также индивидуальных задач.
- в компании существуют сложные многоэтапные процессы, требующие взаимодействия нескольких подразделений: согласование договоров, рассмотрение претензий, подготовка коммерческого предложения, организация командировки. В связи с большим количеством типовых шаблонов документов сотрудники испытывали сложность в выборе подходящего шаблона документа и, соответственно, списка согласующих лиц, несмотря на хорошо документированные процессы и наличие СМК в компании.
Уникальность и инновационность проекта
В рамках проекта реализованы новые решения:
1. При создании документа из блока "Доверенности" сотрудник может:
- выбрать полномочия, которые он имеет на текущий момент, для делегирования их другому пользователю;
- выбрать все имеющиеся полномочия, связанные с внутренним делегированием из справочника;
- запросить дополнительные полномочия, которые отсутствуют в справочнике полномочий.
Также по делегированным полномочиям разработан отчет.
2. При оформлении отпуска сотрудник может указать несколько планируемых периодов отпуска (в соответствии с законодательством). Данные из документа планируемого отпуска в "1С:Document management" мигрируют в График отпусков организации в "1С:УПП" (кадровая).
Учитывая производственную потребность в переносе запланированных отпусков в 1С ДО разработан и интегрирован механизм, позволяющий переносить запланированные отпуска с миграцией данных из 1С ДО в 1С:УПП (кадровая).
Появилась возможность согласовывать отпуск и его перенос, вести учет отпусков в "1С:Document Management", просматривать его за выбранный период и печатать график отпусков из "1С:УПП".
Автоматизация оформления кадровых документов связанных с отпуском позволило значительно упростить работу кадровой службы.
3. Уникальный опыт реализации проекта в 100% дистанционном формате.
Публикации о проекте
- Система хранения электронных документов в компании "Тотал Восток" с использованием "1C:Document Management"
- Кейс 1C:Консалтинг
Дополнительная информация к описанию проекта
В рамках проекта была выполнена интеграция систем "1С:УПП" и "1С:Document Management" на уровне нормативно-справочной информации, выгрузки документов по результатам их обработки в "1С:Document Management".
Между системами "1С:Document Management" и "1С:УПП" реализована бесшовная интеграция, посредством которой пользователи из интерфейса "1С:УПП" могут выполнять задачи, формирующиеся в "1С:Document Management", просматривать карточки документов, открывать файлы этих карточек и подписывать/согласовывать документы с использованием электронной подписи, настроенной в "1С:Document Management".
Результаты проекта
- Договорные документы (договоры поставки/оказания услуг, дополнительные соглашения).
- Доверенности (внутреннее делегирование полномочий, внешнее делегирование полномочий, заявление об отмене доверенности).
- Кадровые документы (заявка на командировку/служебную поездку, заявка на отпуск, форма оценки прохождения испытательного срока).
Значительную роль в реализации проекта сыграло привлечение специалистов Заказчика к обсуждению формата взаимодействия на каждом этапе (четкий пошаговый план) и описанию сценариев работы пользователей. Кроме того, проведение еженедельных совещаний рабочих групп позволило сохранять темп работы на протяжении всего проекта.
Привлечение руководителя проекта со стороны Заказчика к подготовке материалов для обучения позволило более глубоко погрузиться в бизнес-процессы Заказчика и провести обучение на высоком уровне.
Оценка рисков, связанных с технической безопасностью и ИТ-инфраструктурой (в особенности, для международных компаний) также позволило избежать серьезных технических проблем.
- Срок обработки договорных документов сократился в несколько раз.
- Все договорные документы ведутся в единой системе с контролем версий каждого документа.
- Внутреннее согласование происходит в соответствии с регламентом согласования - автоматическим подбором состава участников и сроков согласования в зависимости от типа документа.
- Были унифицированы процессы обработки договорных документов и их шаблоны, направление по процессу происходит автоматически, в зависимости от вида документа, это позволило исключить ошибки маршрутизации.
- Сроки исполнения поручений и распоряжений контролируются автоматически системой, что позволило повысить результативность и качество выполнения поручений.
На текущий момент можно отметить следующие эффекты от внедрения системы:
- Высвобождение ресурсов за счет автоматизации бизнес процессов (приблизительно на 10%);
- Существенное сокращение временных затрат для подготовки управленческой отчетности, связанной с формированием справочной информации по договорной работе в компании (на 35%)
- Упрощение дистаницонной работы в части получения согласований
- - Сокращение сроков согласования и подготовки документов (скорость согласования документов увеличилась на 26%).
-
1C:Document Management
:
- Договоры
- Внутренние документы
- НСИ
- Интеграция
Архитектура решения и масштаб проекта
В рамках проекта выполнены следующие работы
- Сформированы функциональные требования к системе, составлено ТЗ на разработку и настройку системы.
- Проведена настройка системы в соответствии с требованиями.
- Выполнена интеграция систем "1С:УПП" и 1С:Document Management".
- Созданы технологические инструкции, описывающие порядок выполнения бизнес-функций в информационной системе.
- Проведено обучение пользователей.
В результате выполненных работ были автоматизированы следующие блоки :
- Блок "Договоры". В подсистему входят следующие документы:
- Договоры, которые создаются по инициативе компании;
- Договоры, поступившие от контрагентов;
- Договоры исключения;
- Дополнительные соглашения.
- Блок "Кадровые документы" предназначен для учета и хранения в 1С:Document management кадровых документов и автоматизации процессов их обработки:
- Заявка на служебную поездку/командировку;
- Планирование\перенос отпуска;
- Форма оценки прохождения испытательного срока.
- Блок "Доверенности" предназначен для учета и хранения в 1С:Document management
- Запросов на делегирование полномочий,
- Доверенностей,
- Заявлений об отмене доверенности и автоматизации процессов их обработки.
- Блок "НСИ". Данные блока "НСИ и администрирование" используют все подсистемы в части общих справочников системы.
Архитектура системы:
![](/upload/iblock/da5/da50cd3963de9dbf9fadfbe02f375750.png)
![](/upload/iblock/676/67620e9a03a8480fa3479ebaae09bf54.png)
![](/upload/iblock/205/2052da65aca89a761a1ed3f7a32c4f2d.png)
![](/upload/iblock/d57/0ik2rm8d7acj64rgcrs13jk4jgpt30ow.png)
![](/upload/iblock/805/805e8dfa3e456913510785704b4421ca.png)
![](/upload/iblock/b44/b445c50a69ac0762a8b204d86e196b80.png)
![](/upload/iblock/ada/adac5c5e20e49aac8d3f6cdc0f4f52be.png)
![](/upload/iblock/285/28596ec4f7e64df8e30b36ac6e7a1498.png)
![](/upload/iblock/3cd/3cd997194b3e0b89d183c93b0d798d96.jpg)
![](/upload/iblock/991/9913e89af8f8dc09990089ce93ad8c9b.png)
![](/upload/iblock/702/7029f482f48e81e2325aac953f8199f6.jpg)
![](/upload/iblock/391/3913bd19fcacc20e876e804032571b1f.jpg)
![](/upload/iblock/e49/e499624cb7cb5ead5f7d01787ad71371.jpg)
![](/upload/iblock/c8c/c8c675c16924defac65b645868e1a521.png)
![](/upload/iblock/576/57641c195832b61e93170c759a68c3b5.png)
![](/upload/iblock/47a/47aaafccfddbba05edc07fb85bc4e224.png)
![](/upload/iblock/313/31394f8c86420c65d7cd49d5d1628ae5.png)
![](/upload/iblock/816/81608e9a0ca3870ecbe5a7b7829728e8.jpg)
![](/upload/iblock/74d/74d69c2a8862a1238f0304523951ed65.png)
![](/upload/iblock/d73/d738b8457025912fcea4c980ac494cf6.jpg)
![](/upload/iblock/9a6/9a6bd58889f48913004f307e7cdc26f1.jpg)
![](/upload/iblock/fd6/fd6ff3bca9061c4fbe30ecfe78809c3f.png)
![](/upload/iblock/d15/d15ac90e2a127f155e3ec26403e8cee3.png)
![](/upload/iblock/115/1159101054a9f91dfa19e6397b7cd0ec.png)
![](/upload/iblock/408/408bbe7b8df34f23ff3fcf2cf79cd6fb.jpg)
![](/upload/iblock/9aa/9aa2b16340ab7fef1eb3f42d67115e0a.png)
![](/upload/iblock/6af/6afb0ead1c998164e5473aab9ad41300.png)
![](/upload/iblock/5fa/5fa19d8ff5262af4a9bf53111cf34055.png)
![](/upload/iblock/af5/af579cc21b3e88df831ade972dcf9cc0.jpg)
![](/upload/iblock/841/84162a7b6ca608308e06f10ea9bd8a3c.png)
![](/upload/iblock/56e/56e260e39771d89db2bd8243d8d516d7.jpg)
![](/upload/iblock/c6d/c6d5fe0e00d8ed41f10353e3512bffd8.jpg)
![](/upload/iblock/c69/c69adadca3d06bea7778551427b69b2b.png)
![](/upload/iblock/254/254665df7f2e53df56f03fda0a79c838.jpg)
![](/upload/iblock/50d/50d7d5bb5948150a5a3a5c0afb9fc2bf.png)
![](/upload/iblock/3ea/3ea8b979b9b1b079a5b50f9a85dfda2c.png)
![](/upload/iblock/6e2/6e24da110e78f5dfc3561836e1d74914.png)
![](/upload/iblock/dc9/dc94e7743c2a75e0a30f703efd34b6a4.png)
![](/upload/iblock/78e/78ef4e8fec11f4eb080f2a15d1598a3f.jpg)
![](/upload/iblock/f8b/f8b1fa279ad5727fc3193579a9fc3846.png)
![](/upload/iblock/691/6910736597f53f4deea2d13c315bbca8.jpg)
![](/upload/iblock/9b3/9b378daa5bdc96c4eeb8caa9ae5db112.png)
![](/upload/iblock/078/078db15986e80024dfd73af37ade052d.jpg)
![](/upload/iblock/cf0/cf096341be66436805a3cf691f68d569.png)
![](/upload/iblock/2d4/2d4a7930ac0c867f83f644ee34201a4d.jpg)
![](/upload/iblock/fe1/fe13528cc36b3358dd85035fea66b248.jpg)
![](/upload/iblock/533/533c7bc7b98fa52f253fe3249625ebd5.jpg)
![](/upload/iblock/f9b/f9b04a31f7bf690a96bbff6721bec00f.png)
![](/upload/iblock/782/782e2e5f52cec994dd4f492087696569.png)
![](/upload/iblock/110/110e8861fd966041d7a2bdf39428ec9d.png)
![](/upload/iblock/b4b/b4b921ce171c007e1b031cee4459cb31.jpg)
![](/upload/iblock/0d1/0d16b856d6754bc1bd0258b0d9a078f5.png)
![](/upload/iblock/6da/6da9381a277dd65a7bc63458338ab87e.jpg)
![](/upload/iblock/ce1/ce1e10177bd625497b56c75af5f955d7.png)