
- Документооборот (ECM)
- Технология: Дистанционное внедрение

Цели проекта
Cоздать единую систему хранения электронных документов с возможностью управления доступом к ним.
Задачи проекта:
- автоматизировать процесс согласования документов;
- сократить срок подготовки и согласования документов;
- контролировать сроки действия документов;
- формировать статистические данных в автоматизированном формате;
- улучшить и регламентировать взаимодействие подразделений компании;
- контролировать выполнения сложных многоэтапных процессов;
- повысить эффективность использования программного продукта "1С:Управление производственным предприятием" при помощи взаимодействия с процессами документооборота.
Ситуация до внедрения
До старта проекта для ведения оперативного, управленческого, бухгалтерского, кадрового, производственного учета использовалась корпоративная информационная система, разработанная на базе "1С:Управление производственным предприятием" ("1С:УПП").
Регистрация входящей и исходящей корреспонденции была реализована в "1С:УПП", однако скан-копии документов не сохранялись, что усложняло оперативный доступ к содержанию этих документов при необходимости. Некоторые процессы были частично автоматизированы при помощи создания задач в Microsoft Outlook и автоматической рассылки писем с уведомлениями из "1С:УПП".
В ходе предпроектного обследования выявлены также следующие нюансы организации работы с документами:
- отсутствовало централизованное хранение электронных документов. Документы хранились в подразделениях в папках на сетевых дисках, существовала возможность использования в разных подразделениях разных версий одного документа;
- сотрудники подразделений вели значительное количество реестров для хранения данных документов в Microsoft Excel с целью контроля сроков действия и состояния документов;
- часть документов хранились и подписывались в сторонней системе, при этом внутреннее согласование документа необходимо было проводить отдельно, при помощи электронной почты. Это усложняло контроль соблюдения регламента согласования документа — состава участников и сроков согласования;
- осуществлялся общий контроль состояния дел по графикам проекта и срокам исполнения договоров, однако не велся единый, систематический учет и контроль сроков исполнения поручений и распоряжений, а также индивидуальных задач.
- в компании существуют сложные многоэтапные процессы, требующие взаимодействия нескольких подразделений: согласование договоров, рассмотрение претензий, подготовка коммерческого предложения, организация командировки. В связи с большим количеством типовых шаблонов документов сотрудники испытывали сложность в выборе подходящего шаблона документа и, соответственно, списка согласующих лиц, несмотря на хорошо документированные процессы и наличие СМК в компании.
Уникальность и инновационность проекта
В рамках проекта реализованы новые решения:
1. При создании документа из блока "Доверенности" сотрудник может:
- выбрать полномочия, которые он имеет на текущий момент, для делегирования их другому пользователю;
- выбрать все имеющиеся полномочия, связанные с внутренним делегированием из справочника;
- запросить дополнительные полномочия, которые отсутствуют в справочнике полномочий.
Также по делегированным полномочиям разработан отчет.
2. При оформлении отпуска сотрудник может указать несколько планируемых периодов отпуска (в соответствии с законодательством). Данные из документа планируемого отпуска в "1С:Document management" мигрируют в График отпусков организации в "1С:УПП" (кадровая).
Учитывая производственную потребность в переносе запланированных отпусков в 1С ДО разработан и интегрирован механизм, позволяющий переносить запланированные отпуска с миграцией данных из 1С ДО в 1С:УПП (кадровая).
Появилась возможность согласовывать отпуск и его перенос, вести учет отпусков в "1С:Document Management", просматривать его за выбранный период и печатать график отпусков из "1С:УПП".
Автоматизация оформления кадровых документов связанных с отпуском позволило значительно упростить работу кадровой службы.
3. Уникальный опыт реализации проекта в 100% дистанционном формате.
Публикации о проекте
- Система хранения электронных документов в компании "Тотал Восток" с использованием "1C:Document Management"
- Кейс 1C:Консалтинг
Дополнительная информация к описанию проекта
В рамках проекта была выполнена интеграция систем "1С:УПП" и "1С:Document Management" на уровне нормативно-справочной информации, выгрузки документов по результатам их обработки в "1С:Document Management".
Между системами "1С:Document Management" и "1С:УПП" реализована бесшовная интеграция, посредством которой пользователи из интерфейса "1С:УПП" могут выполнять задачи, формирующиеся в "1С:Document Management", просматривать карточки документов, открывать файлы этих карточек и подписывать/согласовывать документы с использованием электронной подписи, настроенной в "1С:Document Management".
Результаты проекта
- Договорные документы (договоры поставки/оказания услуг, дополнительные соглашения).
- Доверенности (внутреннее делегирование полномочий, внешнее делегирование полномочий, заявление об отмене доверенности).
- Кадровые документы (заявка на командировку/служебную поездку, заявка на отпуск, форма оценки прохождения испытательного срока).
Значительную роль в реализации проекта сыграло привлечение специалистов Заказчика к обсуждению формата взаимодействия на каждом этапе (четкий пошаговый план) и описанию сценариев работы пользователей. Кроме того, проведение еженедельных совещаний рабочих групп позволило сохранять темп работы на протяжении всего проекта.
Привлечение руководителя проекта со стороны Заказчика к подготовке материалов для обучения позволило более глубоко погрузиться в бизнес-процессы Заказчика и провести обучение на высоком уровне.
Оценка рисков, связанных с технической безопасностью и ИТ-инфраструктурой (в особенности, для международных компаний) также позволило избежать серьезных технических проблем.
- Срок обработки договорных документов сократился в несколько раз.
- Все договорные документы ведутся в единой системе с контролем версий каждого документа.
- Внутреннее согласование происходит в соответствии с регламентом согласования - автоматическим подбором состава участников и сроков согласования в зависимости от типа документа.
- Были унифицированы процессы обработки договорных документов и их шаблоны, направление по процессу происходит автоматически, в зависимости от вида документа, это позволило исключить ошибки маршрутизации.
- Сроки исполнения поручений и распоряжений контролируются автоматически системой, что позволило повысить результативность и качество выполнения поручений.
На текущий момент можно отметить следующие эффекты от внедрения системы:
- Высвобождение ресурсов за счет автоматизации бизнес процессов (приблизительно на 10%);
- Существенное сокращение временных затрат для подготовки управленческой отчетности, связанной с формированием справочной информации по договорной работе в компании (на 35%)
- Упрощение дистаницонной работы в части получения согласований
- - Сокращение сроков согласования и подготовки документов (скорость согласования документов увеличилась на 26%).
-
1C:Document Management
:
- Договоры
- Внутренние документы
- НСИ
- Интеграция
Архитектура решения и масштаб проекта
В рамках проекта выполнены следующие работы
- Сформированы функциональные требования к системе, составлено ТЗ на разработку и настройку системы.
- Проведена настройка системы в соответствии с требованиями.
- Выполнена интеграция систем "1С:УПП" и 1С:Document Management".
- Созданы технологические инструкции, описывающие порядок выполнения бизнес-функций в информационной системе.
- Проведено обучение пользователей.
В результате выполненных работ были автоматизированы следующие блоки :
- Блок "Договоры". В подсистему входят следующие документы:
- Договоры, которые создаются по инициативе компании;
- Договоры, поступившие от контрагентов;
- Договоры исключения;
- Дополнительные соглашения.
- Блок "Кадровые документы" предназначен для учета и хранения в 1С:Document management кадровых документов и автоматизации процессов их обработки:
- Заявка на служебную поездку/командировку;
- Планирование\перенос отпуска;
- Форма оценки прохождения испытательного срока.
- Блок "Доверенности" предназначен для учета и хранения в 1С:Document management
- Запросов на делегирование полномочий,
- Доверенностей,
- Заявлений об отмене доверенности и автоматизации процессов их обработки.
- Блок "НСИ". Данные блока "НСИ и администрирование" используют все подсистемы в части общих справочников системы.
Архитектура системы:





















































