
- Документооборот (ECM)

Цели проекта
- Повышение эффективности и скорости принятия управленческих решений за счет обеспечения контроля документов и поручений, интеграции с существующими системами;
- Ускорение и повышение контроля согласования и обработки договорной документации, быстрый поиск договоров, отслеживание статусов документов;
- Сокращение времени обработку документов;
- Создание общего документационно-информационного пространства;
- Исключение ошибок и задержек при работе с документами и особенно с договорами.
Ситуация до внедрения
ООО "СОКАР ЭНЕРГОРЕСУРС" – российская нефтяная компания, созданная в мае 2019 г. В июне 2019 г. компания вошла в акционерный капитал АО "Антипинский НПЗ" и его дочернюю добывающую структуру, ООО "Нефтяная Компания "Новый Поток". Стратегическим партнером и участником проекта является ПАО Сбербанк. Институциональную экспертизу и поддержку операционной деятельности компании осуществляет другой участник общества – SOCAR.
До внедрения электронного документооборота у Заказчика документы хранились в бумажном формате и обрабатывались и рассылались по электронной почте. Договоры и исходящие письма согласовывались и подписывались исключительно в бумажном варианте, что влекло большие потери времени и частую утерю самих документов в ходе их обработки.
Поскольку Заказчику было необходимо реализовать функции управления документами, в том числе и договорными, и у Заказчика уже работали учетные системы на платформе "1С:Предприятие" - "1С:Бухгалтерия предприятия" и самописная система "Управление оптовой торговлей нефтепродуктами", соответственно для СЭД был выбран продукт "1С:Документооборот".
"1С:Документооборот 8 КОРП" отвечал поставленным задачам и позволял эффективно и быстро интегрировать решение в общее информационное пространство компании.
Уникальность и инновационность проекта
Общие сведения:
- Технология внедрения - для реализации проекта была применена технология внедрения по функциональным блокам, которая гибко сочетает в себе возможности типового каскадного подхода и методологии agile и позволяет существенно сократить количество итераций согласования требований, быстро адаптировать бизнес-заказчика к продукту и облегчает вход пользователей в работу с системой. Технология позволяет выполнять запуск продукта поблочно, тем самым снимая вопросы пользователей, которые обычно возникают при получении готового продукта, с которым до этого они знакомы не были, и сокращая количество доработок;
- Академическое ГиперРасширение – в рамках реализации проекта к типовой конфигурации было подключено Академическое ГиперРасширение (обновляемое поддерживаемое расширение, которое агрегирует основные доработки, которые частотно выполняются на проектах внедрения "1С:Документообоорот"). Расширение позволило избежать множества доработок конфигурации и при этом гибко настроить систему под нужды заказчика;
- Сроки внедрения – использованная технология вкупе с использованием расширения показала хорошие результаты в том числе и по срокам внедрения. От момента начала проекта до запуска в промышленную эксплуатацию было затрачено шесть месяцев.
Кейсы:
- Смешанная интеграция – в силу специфики деятельности заказчика договорная работа ведется в нескольких системах, одна из которых (для основной деятельности) – адаптированная УТ (УОТ – "Управление оптовой торговлей"). В рамках внедрения удалось добиться того, чтобы согласование всех договорных документов единообразно выполнялось в СЭД, и при этом не была нарушена существующая архитектура интеграции УОТ и "1С:БП";
- Вставка регистрационного штампа в PDF – в ходе внедрения был успешно решен частотный запрос работников ДОУ, а именно – вставка рег.штампа в PDF для входящих документов. Типовой функционал не позволяет вставлять штамп в PDF, а это наиболее распространенный формат входящих писем. Внедренный кейс позволил сократить трудозатраты ДОУ на регистрацию входящих документов;
- Штрихкод на каждой странице – от заказчика был получен запрос о необходимости реализации механизма вставки штрихкода на каждой странице документа. Доработка позволила отказаться от парафирования договорных документов и существенно сократила трудозатраты исполнителей;
- Ролевые задачи и исполнители – частотный кейс, когда ролевая задача должна быть исполнена помощником исполнителя (например, согласование Финансового директора). В типовом функционале такое поведение вызывает некорректное отображение виз согласования, и вместо руководителя в качестве согласующего лица отображается помощник. Доработка позволила обеспечить возможность выбора исполнителя при завершении ролевой задачи и соблюсти требования заказчика к формированию виз в листе согласования.
Публикации о проекте
Дополнительная информация к описанию проекта
Статистика:
- Автоматизировано:
- 125 рабочих мест;
- 60 подразделений;
- Настроено (основное):
- Видов документов – 28;
- Шаблонов процессов – 20;
- Ролей исполнителей – 29;
- Условий маршрутизации – 28;
- В ходе работы с системой достигнуты показатели:
- Документов создано – 5387;
- Бизнес-процессов запущено – 6884;
- Всего создано задач - 18414
- Виз согласования получено – 8419;
- Всего записей – 4872716;
- Размер файлов – 5452 Мб.
- Внедрены функциональные блоки:
- Входящие документы (включая работу с обращениями граждан и претензионную работу);
- Исходящие документы;
- Организационно-распорядительные документы:
- Приказы;
- Распоряжения;
- Протоколы;
- Служебные записки;
- Договоры;
- Заявки на оплату.
Результаты проекта
-
Система запущена в промышленную эксплуатацию 19.10.2020г.;
-
Автоматизировано 125 рабочих мест;
- Цели и задачи проекта выполнены в полном объеме и в срок, без превышения трудозатрат;
- Канцелярское делопроизводство и договорная деятельностью полностью автоматизированы;
- Появилась прозрачность бизнес-процессов, упростился и стал более наглядным контроль исполнительской дисциплины;
- Существенно сокращены сроки согласования документов; Поиск документов больше не является проблемой, бумажные носители не теряются;
- Реализована сложная самописная интеграция с системой «Управление оптовой торговлей»;
- Реализована интеграция с 1С:Бухгалтерия, включая обратную бесшовную интеграцию по импортированным из СЭД документам;
-
Доработан учет наименований документов-оснований в подчиненных документах;
-
Доработан учет бумажных носителей под нужды юридического департамента;
-
Настроены уведомления пользователей по электронной почте;
- Сформирован единый информационный контур, СЭД используется в том числе как электронный архив.
-
1С:Документооборот КОРП
:
- Входящие документы
- Исходящие документы
- Внутренние документы
- Процессы и задачи
- Интеграция
Архитектура решения и масштаб проекта
- Единая конфигурация "1С:Документооборот КОРП", ред. 2.1
- Интеграция с учетной системой "1С:Бухгалтерия предприятия 3 КОРП" и "Управления оптовой торговлей нефтепродуктами" на платформе "1С:Предприятие".

















































