![](/upload/iblock/977/97704ac1bb8c3ed81b83243cd6e6ea27.png)
- Документооборот (ECM)
![](/upload/iblock/beb/bebba0934fdce72c1998b3775a83ee16.jpg)
![](/upload/iblock/133/133dee0c754874f2db3bfe169171cdf2.jpg)
Цели проекта
- Снижение трудозатрат на подготовку документов и минимизация рисков и ошибок за счет создания шаблонов документов с автоматически заполняемыми файлами;
- Снижение времени на согласование документов;
- Повышение исполнительской дисциплины;
- Повышение прозрачности бизнес-процессов по заключению договоров;
- Автоматизация внутренней тендерной процедуры с проверкой надежности и добросовестности кандидатов;
- Сокращение вероятности утери документов;
- Возможность быстрого поиска документов и версий документов.
Ситуация до внедрения
Компания "CEETRUS", входящая в состав "Auchan Holding" совместно с "Auchan Retail" и "Oney Bank", которая на сегодняшний день является одним из лидеров в сфере девелопмента и управления торговой недвижимостью — основана во Франции в 1976 году. Под управлением компании находится более 400 объектов торговой недвижимости в 12 странах Западной и Восточной Европы и Азии. В России портфолио компании насчитывает 40 торговых центров и ритейл-галерей в Москве, Санкт-Петербурге, Волгограде и других крупных городах страны. В портфеле компании более 168 000 кв.м. торговых площадей и свыше 1230 партнеров-ритейлеров.
Особый подход к строительству и эксплуатации объектов позволяет компании "CEETRUS" создавать привлекательные коммерческие пространства, идеально вписанные в окружающую инфраструктуру и отвечающие потребностям рынка. В долгосрочных планах российского подразделения компании – открывать по одному торговому объекту в год, беря за основу тщательное изучение региона, его особенностей, а также потребностей и желаний жителей.
До настоящего времени (фактически - до начала старта проекта) автоматизированной системы электронного документооборота в компании не было. Согласование документов велось по электронной почте, а после согласования все согласующие подписывали лист согласования в бумажном виде (с приложением распечатанных писем с визами согласующих), что увеличивало время обработки документов. Задачи выполнялись не в срок, контроль исполнения документов отсутствовал.
Из-за отсутствия единой системы учет и хранение внутренних документов велись разрозненно (на компьютерах сотрудников, в файловом хранилище), поиск и сравнение версий документов были затруднены.
В рамках внутренней тендерной процедуры проверка надежности и добросовестности контрагентов велась по электронной почте, что не обеспечивало прозрачности бизнес-процесса и влекло за собой риски заключения договора с недобросовестными контрагентами.
Уникальность и инновационность проекта
- методическая поддержка программного продукта, уже зарекомендовавшая себя на ИТ-рынке;
- оптимальная стоимость внедрения и сопровождения;
- возможность использования имеющихся в Компании лицензий "1С:Предприятия 8";
- наличие бесшовной интеграции с "1С:Управление холдингом";
- гибкость, масштабируемость, возможность доработки функций под специфику Компании.
Для внедрения программного продукта, получения методологической поддержки и консультационных услуг выбрана компания "Аксиома-Софт". Подрядчик имеет успешный опыт внедрения информационных систем, подкрепленный соответствующими сертификатами и статусами, включая "Центр компетенции по Документообороту (ЦКД)".
Публикации о проекте
Результаты проекта
Все внутренние документы классифицированы по видам, что обеспечило быстрый доступ к ним в системе. Сократилось время на поиск документов, версий и сравнение версий на 20%.
Согласование документов переведено в электронный вид, появилась возможность оперативно получать информацию о этапе обработки документа.
Сократились сроки согласования:
- договорные документы - 40%;
- счета на оплату - 60%;
- акты выполненных работ/оказанных услуг - 60%;
Благодаря автоматизации внутренней тендерной процедуры появился контроль за процессом закупок, повысилась прозрачность данного процесса - от момента поступления технического задания до принятия решения по выбору поставщика.
У руководителей появился быстрый доступ к данным о исполнительской дисциплине подчиненных.
У компании открыты филиалы в Волгограде, Тамбове, Тольятти, сотрудники которых успешно работают в системе и самостоятельно запускают процессы согласования договоров, счетов и актов и контролируют их стадии обработки.
-
1С:Документооборот
:
- Делопроизводство
- Учет и хранение документов
- Учет и контроль исполнения поручений
- Учет договоров
Архитектура решения и масштаб проекта
- методическая поддержка программного продукта, уже зарекомендовавшая себя на ИТ-рынке;
- оптимальная стоимость внедрения и сопровождения;
- возможность использования имеющихся в Компании лицензий "1С:Предприятия 8";
- наличие бесшовной интеграции с 1С:Управление холдингом;
- гибкость, масштабируемость, возможность доработки функций под специфику Компании.
Для внедрения программного продукта, получения методологической поддержки и консультационных услуг выбрана компания "Аксиома-Софт". Подрядчик имеет успешный опыт внедрения информационных систем, подкрепленный соответствующими сертификатами и статусами, включая "Центр компетенции по Документообороту (ЦКД)".
![](/upload/iblock/676/67620e9a03a8480fa3479ebaae09bf54.png)
![](/upload/iblock/482/482a8206bbe1bf8185c3982df115cfa7.png)
![](/upload/iblock/04f/04ff9b4da0fb4123abf162d284429a54.jpg)
![](/upload/iblock/259/259e09de41f37c80f37be73bdd0fce77.jpg)
![](/upload/iblock/702/7029f482f48e81e2325aac953f8199f6.jpg)
![](/upload/iblock/74d/74d69c2a8862a1238f0304523951ed65.png)
![](/upload/iblock/9a6/9a6bd58889f48913004f307e7cdc26f1.jpg)
![](/upload/iblock/782/782e2e5f52cec994dd4f492087696569.png)
![](/upload/iblock/556/55618e0e4a0153580d9672c492a30d30.jpg)
![](/upload/iblock/7a7/7a7958be58113c4fe36915df7cca34bc.png)
![](/upload/iblock/1bd/1bd0e5166124732920e8153b8bd294f5.png)
![](/upload/iblock/78a/78aefe64a7aa78dbc33b7e8bce43254e.jpg)
![](/upload/iblock/9ac/9ac4ad206c8e18c2712e9220abc7b8cb.png)
![](/upload/iblock/3cd/3cd997194b3e0b89d183c93b0d798d96.jpg)
![](/upload/iblock/991/9913e89af8f8dc09990089ce93ad8c9b.png)
![](/upload/iblock/391/3913bd19fcacc20e876e804032571b1f.jpg)
![](/upload/iblock/e49/e499624cb7cb5ead5f7d01787ad71371.jpg)
![](/upload/iblock/c8c/c8c675c16924defac65b645868e1a521.png)
![](/upload/iblock/576/57641c195832b61e93170c759a68c3b5.png)
![](/upload/iblock/47a/47aaafccfddbba05edc07fb85bc4e224.png)
![](/upload/iblock/313/31394f8c86420c65d7cd49d5d1628ae5.png)
![](/upload/iblock/da5/da50cd3963de9dbf9fadfbe02f375750.png)
![](/upload/iblock/d73/d738b8457025912fcea4c980ac494cf6.jpg)
![](/upload/iblock/fd6/fd6ff3bca9061c4fbe30ecfe78809c3f.png)
![](/upload/iblock/d15/d15ac90e2a127f155e3ec26403e8cee3.png)
![](/upload/iblock/115/1159101054a9f91dfa19e6397b7cd0ec.png)
![](/upload/iblock/9aa/9aa2b16340ab7fef1eb3f42d67115e0a.png)
![](/upload/iblock/6af/6afb0ead1c998164e5473aab9ad41300.png)
![](/upload/iblock/5fa/5fa19d8ff5262af4a9bf53111cf34055.png)
![](/upload/iblock/841/84162a7b6ca608308e06f10ea9bd8a3c.png)
![](/upload/iblock/56e/56e260e39771d89db2bd8243d8d516d7.jpg)
![](/upload/iblock/c6d/c6d5fe0e00d8ed41f10353e3512bffd8.jpg)
![](/upload/iblock/c69/c69adadca3d06bea7778551427b69b2b.png)
![](/upload/iblock/254/254665df7f2e53df56f03fda0a79c838.jpg)
![](/upload/iblock/3ea/3ea8b979b9b1b079a5b50f9a85dfda2c.png)
![](/upload/iblock/6e2/6e24da110e78f5dfc3561836e1d74914.png)
![](/upload/iblock/78e/78ef4e8fec11f4eb080f2a15d1598a3f.jpg)
![](/upload/iblock/f8b/f8b1fa279ad5727fc3193579a9fc3846.png)
![](/upload/iblock/691/6910736597f53f4deea2d13c315bbca8.jpg)
![](/upload/iblock/9b3/9b378daa5bdc96c4eeb8caa9ae5db112.png)
![](/upload/iblock/41d/41d36d3ff35927705020369a98aa9e88.png)
![](/upload/iblock/078/078db15986e80024dfd73af37ade052d.jpg)
![](/upload/iblock/cf0/cf096341be66436805a3cf691f68d569.png)
![](/upload/iblock/2d4/2d4a7930ac0c867f83f644ee34201a4d.jpg)
![](/upload/iblock/fe1/fe13528cc36b3358dd85035fea66b248.jpg)
![](/upload/iblock/533/533c7bc7b98fa52f253fe3249625ebd5.jpg)
![](/upload/iblock/f9b/f9b04a31f7bf690a96bbff6721bec00f.png)
![](/upload/iblock/d57/0ik2rm8d7acj64rgcrs13jk4jgpt30ow.png)
![](/upload/iblock/110/110e8861fd966041d7a2bdf39428ec9d.png)
![](/upload/iblock/6da/6da9381a277dd65a7bc63458338ab87e.jpg)
![](/upload/iblock/ce1/ce1e10177bd625497b56c75af5f955d7.png)