- Управленческий и финансовый учет (FRP)
- Документооборот (ECM)
- Управление торговлей
- Маркировка товаров
- Закупки, снабжение и управление отношениями с поставщиками
Цели проекта
Основной целью перехода на новую систему была необходимость получать реальную экономическую картину работы компании. Особенности учета (много юридических лиц, несколько собственников, территориальная удаленность торговых точек, большое количество сотрудников и т.д.), и уже несколько попыток централизации системы и учета, привели к усложнению бизнес-процессов.
Компания работала в разных программах с разными целями, а финансовый результат собирался вручную в Excel. В конце 2018 года была приглашена группа разработчиков для создания общей информационной среды, на базе которой в дальнейшем мог бы формироваться финансовый результат. В январе 2020 года отделом разработки "Фреш 25" был внедрен в коммерческом отделе управляющей компании разработанный отраслевой блок управления ассортиментными матрицами и централизованного ценообразования. В марте 2020 года было принято решение пригласить "Первый Бит" для помощи в работе с пользователями при внедрении системы в магазинах сети.
Задача проекта стояла в том, чтобы изучить доработанный программный продукт, выявить возможные проблемы и передать их разработчику, провести тестовый запуск системы; а далее уже поэтапно запускать магазины, проводить обучение и осуществлять поддержку поддержку.
Ситуация до внедрения
В связи с особенностями учета и несколькими неудачными попытками перехода на другие программные продукты компания вносила первичные документы и вела оперативный учет в нескольких программах.
При этом данные системы не позволяли консолидировать и анализировать финансовый результат по компании в целом – пользователям приходилось вручную собирать информацию для анализа в Excel. Это негативно сказывалось как на качестве собранной информации, так и на оперативности. Что, в свою очередь, влияло на скорость и качество принятия управленческих решений. К тому же используемые программные продукты морально устарели и не позволяли компании оперативно реагировать на изменения законодательства и современных тенденций рынка.
Уникальность и инновационность проекта
Со стороны заказчика было несколько жестких условий, изменить которые было нельзя:
- Переход всех магазинов до октября 2020 года (51 магазин);
- Запуск магазинов определенными группами (группировка по юридическому признаку). Самая большая из которых – 30 магазинов;
- Из-за сложностей бухгалтерского учета запуски должны были осуществляться 1 числа.
Последнее правило пришлось нарушить и запустить 4 магазина 17 августа, чтобы лучше протестировать систему. Остальные группы были больше, и вероятность возникновения сложностей при запуске на них увеличивалось кратно количеству магазинов. А так как до октября больше первых чисел не было, то запуск делали среди месяца.
Все условия, поставленные заказчиком были выполнены. Последняя группа из 30 магазинов было благополучно запущена 01.10.2020. Также с 1 октября в новую систему перешел центральный офис, что позволило с октября видеть все данные в одной информационной базе. В ноябре 2020 года Заказчик уже смог увидеть финансовый результат работы.
Публикации о проекте
Дополнительная информация к описанию проекта
Внедренные подсистемы продукта:
"Первый Бит": Закупки, Продажи, Производство, Склад и доставка, Казначейство (совместно с отделом разработки "Фреш 25").
Отдел разработки "Фреш 25": CRM и маркетинг, Финансовый результат и контроллинг, Внеоборотные активы, Регламентированный учет.
Результаты проекта
- Вся оперативная деятельность ведется в одной информационной базе в режиме онлайн. Входящая информация обрабатывается "здесь и сейчас". Работа торговых точек контролируется и корректируется в режиме реального времени;
- Благодаря общему информационному полю увеличилась скорость и качество взаимодействия между отделами внутри компании;
- Полностью исключено дублирование информации – высвобождены трудовые ресурсы.
Достигнута конечная цель: ежедневное формирование финансового результата в развернутой аналитике для принятия верных и оперативных управленческих решений для роста и развития компании.
-
1С:Комплексная автоматизация
Архитектура решения и масштаб проекта
"Первый Бит" был приглашен для помощи в работе с пользователями при внедрении разработанного архитектурного решения и написания адаптированных под особенности компании и пользователей инструкций как по типовому, так и по доработанному функционалу.
В ходе проекта был изучен доработанный программный продукт, отработаны сложные моменты с разработчиком посредством тестирования и дообследования процессов на местах (в магазинах), проведен тестовый запуск системы, далее система была поэтапно запущена в эксплуатацию на торговых точках. После обкатки и шлифовки программного продукта были написаны инструкции.