- Документооборот (ECM)
Цели проекта
Основная цель реализации проекта - централизованное управление документами и потоком задач внутри холдинга, имеющего сложную управленческую структуру.
Основные задачи:
- Цифровизировать и организовать контроль сложных многоступенчатых процессов, настроенных в соответствии с требованиями департаментов, субхолдингов и их дочерних компаний.
- Централизовать управление документами (документы, договоры, запросы) в департаментах, субхолдингах и их дочерних компаниях.
- Повысить эффективность обработки документов и выполнении заданий.
- Организовать архив с быстрым доступом для тысяч документов.
- Быстро получать отчеты, связанные с документами, задачами и исполнительской дисциплиной.
- Обеспечить быстрый поиск документов в любое время и в любом месте, в также легкий обмен информацией.
Ситуация до внедрения
TNG Holding один из крупнейших холдингов во Вьетнаме в таких областях, как: девелопмент и управление недвижимостью, аренда недвижимости, торговля и услуги, гостиницы и курорты, энергетика, сельское хозяйство, финансовые и банковские услуги.
В течение более чем 25 лет развития "TNG Holdings Vietnam" всегда уделял особое внимание применению информационных технологий в операционной и коммерческой деятельности холдинга, для повышения производительности труда сотрудников, а также улучшения качества обслуживания клиентов.
Для реализации проекта "Трансформация методов работы" "TNG Holdings Vietnam" выбрал программный продукт "1С" как одно из решений для улучшения методов управления, обработки и хранения документов внутри холдинга. За 6 месяцев реализации проект помог сделать этапы обработки документов прозрачными и улучшить процессы и процедуры внутреннего документооборота.
Ситуация до старта проекта:
- Часть документов хранилась на локальных персональных компьютерах.
- Потеря документов при увольнении/переходе сотрудника. После увольнения или ухода не все бумажные и электронные документы передавались ответственному сотруднику, что вело к потере и сложности в поиске документа.
- Существенные затраты на канцелярские материалы и печать, a также на пересылку документов.
- Процесс и обмен информации между сотрудниками и компаниями происходили с помощью "зоопарка" систем обмена текстовыми сообщениями (мессенджеров и email).
- Процесс утверждения документов, договоров и заявок осуществлялся по традиционному способу, то есть "ногами".
- Cотрудники испытывали трудности в отслеживании состояния документа после отправки на обработку: утвержден ли документ руководством, где находится, у кого на руках документ?
Уникальность и инновационность проекта
Основные характеристики проекта, которые определили его уникальность:
- Масштаб и архитектура.
- Три языка интерфейса (вьетнамский\английский\русский)
- Объем загруженного в "1C:Document Management" (внутр. назв. у Заказчика -"E-OFFICE") архива документов.
- Шаблоны процессов, специфические для подразделений/компаний с разграничением доступа по правам.
- Инструкции и видео инструкции созданы под конкретные особенности TNG.
Публикации о проекте
Результаты проекта
-
Созданы шаблоны процессов, специфические для подразделений/компаний.
-
Организовано централизованное хранение документов. Теперь все сотрудники имеют доступ к документам согласно правам из любой точки мира.
- Организован быстрый обмен информацией между сотрудниками разных компаний.
- Сокращено время передачи документов между отделами, обеспечено быстрое согласование и утверждение внутренних документов на мобильном приложении.
- Доступно отслеживание состояния документа после отправки на обработку без "головной боли" и потери времени.
- Быстрое получение отчетов - фактор, помогающий руководителям с высокой точностью и надежностью оценить эффективность работы каждого сотрудника.
Несомненно, TNG положительно оценит, дальнейшее развитие решения "1С:Document Management" ("E-OFFICE") в части современного и дружественного интерфейса, оптимизации действий при работе пользователей, чтобы сделать решение еще более легким в использовании.
-
1C:Document Management
:
- Управление документами
- Управление процессами
- Учет и планирование рабочего времени
- Контроль исполнительской дисциплины
- Мобильное приложение
- Архив документов
Архитектура решения и масштаб проекта
- Аутентификация через сервер OpenID заказчика.
- Повышенная отказоустойчивость - реализована через фронтенд на серверах "NGINX" в режиме отказоустойчивости с помощью keepalive, связкой кластера серверов "1С" и веб-серверов Apache в режиме отказоустойчивости.
- Кластер серверов "1С", обеспечивающий отказоустойчивость, работает также в режиме распределения нагрузки между рабочими серверами.