Цели проекта

Цель проекта: создать комплексную информационную систему, которая обеспечит:

• актуальность управленческой информации по продажам и закупкам, возможность ее оперативного использования;
• согласованную работу служб организации в процессах продаж, закупок и предоставления услуг.

Задачи проекта:

• повысить качество управленческой информации, то есть ее достоверность и аналитичность;
• оптимизировать и повысить эффективность деятельности компании в целом;
• автоматизировать процессы взаимодействия сотрудников;
• повысить контроль исполнительской дисциплины;
• уменьшить время согласования договорных документов;
• контролировать состояние взаиморасчетов предприятия;
• уменьшить эксплуатационные затраты по причине внедрения единой платформы "1С";
• обрабатывать большие объемы информации.

Ситуация до внедрения

Компания АО "Сирена-Трэвел" - лидер в области дистрибуции авиационных услуг в России и поставщик информационных технологий для предприятий авиационной отрасли. Компания предлагает продукты и решения для автоматизации бизнес-процессов авиакомпаний, агентств по продаже авиаперевозок и аэропортов. Также в число партнеров компании входят туроператоры, гостиницы, компании по аренде автомобилей, железные дороги, страховые компании и поставщики билетов на спортивно–зрелищные мероприятия.

Основной продукт компании в области дистрибуции авиаперевозок - это система бронирования (Автоматизированная Распределительная Система) "Сирена-Трэвел". Более 18 000 терминалов АРС "Сирена-Трэвел" установлено в России, странах СНГ и за рубежом в более чем 7 000 пунктах продаж. Более чем 500 агентств используют АРС "Сирена-Трэвел" для бронирования и продажи авиационных билетов более чем 170 авиакомпаний.

Основной приоритет компании "Сирена-Трэвел" - предложение качественных услуг для всех основных лидеров авиационного рынка. Для авиакомпаний разработан обширный спектр продуктов и решений от организации продаж регулярных и чартерных рейсов, управления ресурсами мест и лояльностью пассажиров, доходами авиакомпаний до управления парком воздушных судов.

Для аэропортов разработана система отправки пассажиров, которая на сегодняшний день установлена в более чем 150 аэропортах России, СНГ и за рубежом.

Ситуация до внедрения

1. В связи с большим количеством заключенных договоров компании было проблематично контролировать наличие действующих договоров и выполнение обязательств по ним. Поэтому возникла необходимость:

• автоматизировать процессы учета договоров: расходных (с контрагентами, агентами),
• доходных (клиентами: аэропортами, авиакомпаниями, агентствами и т.п.).

2. Стояла задача оптимизировать работу расчетной службы, которая ежемесячно получала данные по биллингу услуг по всем заключенным договорам, далее проводила расчет стоимости оказанных и полученных услуг, а также формировала документы для контрагентов.

3. Кроме того, нужно было контролировать уникальность номенклатур договора (отсутствие данных номенклатур в других действующих на момент проверки соглашениях), т.к. каждая номенклатура обладает набором дополнительных реквизитов (характеристик), таких как категория пассажиров, рейсы, типа транспорта и т.п.

При формировании стоимости номенклатуры учитываются программы лояльности и индивидуальные скидки контрагентов - стоимость услуг и товаров устанавливается для каждого клиента индивидуально при заключении договора в зависимости от номенклатуры и ее характеристики.

Поэтому внедряемая система должна была контролировать наличие определенной номенклатуры только в одном действующем индивидуальном соглашении.

Уникальность и инновационность проекта

Перед командой проекта стояли задачи:

1. Определить способ формирования номенклатуры, т.к. на него влияет большое количество реквизитов, такие как количество пультов оказания услуги, количество бронируемых рейсов, места оказания услуг (аэропорты и пр.), количество бронируемого багажа и другие.

Всего выделено более 50 параметров, которые влияют на формирование номенклатуры.

2. Определить алгоритмы формирования договоров, так как на них также могут влиять и количество пультов, и количество бронирований на определенные авиакомпании и аэропорты, и регулярность, и общее количество оказанных услуг.

Это было реализовано путем модификации индивидуальных соглашений.

3. Интегрировать производственные системы компании, в которых накапливалась и хранилась информация о характере, аналитиках и количестве оказываемых услуг. Такие данные загружались для обработки в ERP-систему при помощи запросов.

Помимо автоматизации основных производственных процессов, в контур проекта входили задачи по автоматизации процессов закупок: формирование договора и ведение документов.

В рамках проекта были интегрированы информационные системы:

• "1С:Документооборот".
• "1C:ERP Управление предприятием".
• "1С:Бухгалтерия".
• Производственная система заказчика.

Задачи бесшовной интеграции "1C:ERP Управление предприятием" и "1С:Документооборот":

• удобная работа пользователей за счет возможности создания документов в "1С:Документооборот" посредством бесшовной интеграции из интерфейса "1C:ERP Управление предприятием";
• работа с задачами пользователя, сформированными в "1С:Документооборот", из интерфейса "1C:ERP Управление предприятием";

Задачи интеграции "1C:ERP Управление предприятием" и "1С:Документооборот" посредством плана обмена - уменьшить трудозатраты на администрирование НСИ посредством интеграции справочников "1C:ERP Управление предприятием" и "1С:Документооборот".

Доработан механизм интеграции между системами "1С:Бухгалтерия" и "1C:ERP Управление предприятием", чтобы первичные документы по рассчитанным заказам передавались в "1С:Бухгалтерию" для формирования документов контрагентам.

Принципиальная схема обмена данными между системами:

Публикации о проекте

• Компания "Сирена-Трэвел" автоматизировала управление договорами с помощью 1С:Документооборот
• Компания "Сирена-Трэвел" автоматизировала управление договорами, продажами и закупками с помощью "1C:ERP Управление предприятием"

Результаты проекта

Внедрение осуществлялось специалистами компании ООО "1С-КПД", с активным участием команды со стороны заказчика.

В рамках проекта выполнены работы:

• формирование детальных требований к системе в техническом задании;
• выполнение настройки продуктивного экземпляра системы;
• выполнение доработок системы;
• подготовка пакета эксплуатационной документации;
• проведение обучения пользователей;
• организация поддержки пользователей на этапе опытной эксплуатации.

На текущий момент в системе обрабатывается около 20-ти видов договорных документов: коммерческие, некоммерческие, безвозмездные договоры и соглашения.

После проведения работ по внедрению система полностью передана с проектной документацией на поддержку заказчику.

Заказчик проводил работы по формированию требований, тестированию разработки, доработке некоторых механизмов расчета в самом проекте.

1С:ERP Управление предприятием :
• Управление продажами
• Управление закупками
• Управление договорами
• Номенклатура и ценообразование (НСИ)

1С:Документооборот КОРП :
• Входящие и исходящие документы
• Служебные записки
• Организационно-распорядительные документы
• Договоры
• НСИ
• Интеграция

Архитектура решения и масштаб проекта

В результате проекта внедрены следующие блоки:

• 1С:Документооборот:

1. Блок "Входящие и исходящие документы" — предназначен для учета, хранения и обработки в СЭД входящих, исходящих документов:

• официальных писем на имя первых лиц и руководителей подразделений;
• претензий, в виде сопроводительных писем к пакетам финансовых документов;
• переписки с судебными органами; финансовой корреспонденции в виде оборота первичных документов с контрагентами.
• данный модуль автоматизирует работу сотрудников секретариата.

2. Блок "Служебные записки" предназначен для учета, хранения и обработки в СЭД служебных записок, заявок, заявлений, справок, актов, протоколов.
3. Блок "Организационно-распорядительные документы" предназначен для учета, хранения и обработки в СЭД организационных документов, приказов, учредительных документов.
4. Блок "Договоры" предназначен для учета и хранения в СЭД договорных документов и автоматизации процессов их обработки. Классификация документов блока, обрабатываемых в системе:

• договор;
• дополнительное соглашение;
• безвозмездный договор;
• соглашение.

5. Блок "НСИ" — данные блока "НСИ и администрирование" используют все блоки (например, сведения об организациях, пользователях, подразделениях и проч.).
6. Блок "Интеграция" — бесшовная интеграция предполагает, что возможности "1С:Документооборот" можно использовать посредством интерфейса из других конфигураций в реальном времени. В основе бесшовной интеграции лежит веб-сервис "1С:Документооборота". Также доработаны механизмы интеграции для обмена данными между информационными системами компании.

• 1С:ERP:

1. Блок "Номенклатура и ценообразование" — Номенклатура – это справочник, отражающий товары и услуги поставляемые и получаемые компанией. В рамках данного блока производится классификация и создание номенклатуры, описываются характеристики и свойства номенклатуры. Система автоматически контролирует дублирование номенклатуры (по набору дополнительных реквизитов) и не дает возможность записи новой номенклатуры, если в системе есть номенклатура с такими же реквизитами.
2. Блок "Управление договорами" - в рамках данного блока реализованы задачи создания контрагентов покупателей/поставщиков, создание договоров и дополнительных соглашений, создание условий продаж и индивидуальных соглашений с клиентами, интеграция с 1С:Документооборот, для обработки договоров и дополнительных соглашений по заранее настроенным маршрутам (система позволяет отправить договор в обработку в системе 1С:Документооборот из интерфейса 1С:ERP и автоматически устанавливает договору статусы в соответствии с состоянием документа в 1С:Документообороте в процессе его обработки).В этом блоке реализована возможность привязки к договору Пультов с фиксацией состояний. Пульт – это терминал, описанный в АРС (Глобальная автоматизированная распределительная система) который имеет уникальный технологический адрес и программное обеспечение, позволяющее осуществлять взаимодействия с АРС, принадлежащий Контрагенту.
3. Блок "Управление продажами" предназначен для управления эффективностью процессов продаж и сделок с клиентами: ведение информации о Партнерах, Контрагентах, Контактных лицах; формирование цен на товары и услуги; регистрация договоров с и соглашений с клиентами, заказов покупателей; формирование отчетов.
4. Блок "Управление закупками" включает в себя задачи по оптимальному обеспечению предприятия товарно-материальными ценностями и объединяет следующие задачи: регистрация поставщиков; регистрация договоров с поставщиками; регистрация цен поставщиков (при необходимости); регистрация и закрытия заказов поставщику; регистрация поставки; возврат товаров поставщику и списание денежных средств с расчетных счетов организации.