![](/upload/iblock/a08/a08371f888a3428b1c9f5c33afa41e73.png)
- Документооборот (ECM)
![](/upload/iblock/0e6/0e678726c34345d9368ccc5fa8bec3e1.jpg)
Цели проекта
- Создать единые стандарты работы с документами и контроля их исполнения;
- Повысить эффективность работы с бумажной и электронной документацией:
- сократить трудоемкость согласования бумажных и электронных документов;
- сократить время согласования договоров и исходящей корреспонденции, рассмотрение и исполнение служебных записок и входящей корреспонденции;
- сократить время поиска необходимых документов.
![](/upload/tmp/0201ae8bdfee.png)
Ситуация до внедрения
ООО "СВГК" — областная газораспределительная организация, осуществляющая транспортировку газа, строительство и эксплуатацию объектов газового хозяйства. Компания ведет деятельность на территории Самарской области через территориальные структурные подразделения. В ООО "СВГК" работает более 5 тыс. человек, что создает обширный внутренний и внешний документооборот.
Ежедневно в компании ведется работа с 10 000 контрагентами, а это более 45 000 документов объемом от 1 до 50 листов. До автоматизации сотрудники обменивались информацией через e-mail и бумажные носители, что увеличивало сроки согласования документов. Отсутствовали инструменты контроля исполнения, которые позволили анализировать работу с входящими, исходящими и внутренними документами компании в разрезе подразделений и сотрудников компании. Перечисленные особенности имеющейся системы порой приводили к различным издержкам, неэффективному использованию ресурсов, затрудняли принятие отдельных управленческих решений.
![](/upload/tmp/7cae42832d84.png)
Уникальность и инновационность проекта
- Впервые в компании используется на 100% процесс безбумажного документооборота, в который вовлечены 1200 сотрудников компании, с оборотом документов более 45 000 документов в месяц. Проект не только социально-значимый в рамках СВГК, позволяет сотрудникам держать социально-значимую дистанцию, но и экологичный - за счет экономии бумаги и электроэнергии при печати документов.
- Внедрение системы “1С:Документооборот КОРП” в срок позволило СВГК без потерь перевести сотрудников на удаленный режим работы в период карантина. С марта 2020 года компания полностью перешла в онлайн-режим, сохранив при этом эффективность работы с внутренним документооборотом. На текущий момент часть подразделений продолжает работать удаленно.
- В результате проекта выросли уровень и скорость обработки обращения граждан, обработка и хранение обращений реализованы в единой базе. Теперь на основании входящего документа в системе создается обращение и направляется ответственному лицу на рассмотрение в электронном виде, что позволяет сократить срок рассмотрения в соответствии с Федеральным законом «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» от 02.05.2006 N 59-ФЗ.
- В рамках проекта специалистами "1С-Рарус" были созданы инструкции для обучения сотрудников СВГК работе в автоматизированной системе “1С:Документооборот КОРП”. Подготовка материала осуществлялась в двух форматах: в текстовом варианте (более 200 страниц обучающего материала с иллюстрациями) и в видео-формате. Текстовые и видео-инструкции на цифровых носителях позволили ускорить процесс обучения новых сотрудников. Специалисты “1С-Рарус” провели более 120 часов офлайн-обучения ключевых сотрудников — менеджеров и управляющих — на территории Заказчика. Уроки проходили в специально оборудованном учебном классе вместимостью до 20 человек.
Публикации о проекте
Дополнительная информация к описанию проекта
Селиванов Константин Александрович, руководитель ИТ-отдела:
"Для руководителей подразделений упростилась задача контроля задач, исполняемых подчиненными работниками. Теперь не нужно держать всю информацию в голове или вести какие-то реестры в электронных таблицах. Достаточно открыть в Документообороте раздел "Задачи отдела", где по каждому работнику видны текущие задачи. Удобно использовать систему в качестве своеобразной "напоминалки" о задачах, находящихся в работе. Также отпала необходимость в копировании договоров для передачи копий в бухгалтерию и подразделению-исполнителю. Теперь эта информация передается в электронном виде. Все это позволило частично сократить трудозатраты на работу с документами".
Результаты проекта
- "1С:Документооборот КОРП" сделал прозрачным и удобным процесс согласования внутренних документов. Автоматизировано 1200 рабочих мест: теперь каждый сотрудник в режиме реального времени видит статус, местонахождение документа и ответственного за его согласование, имея возможность влиять на ускорение согласования. Выполнение внутреннего регламента согласования документов стало комфортным для сотрудников.
- Переход на электронный документооборот позволил свести к нулю риск потери документов, т.к. необходимая документация хранится в единой системе и доступна для сотрудников в любое время.
- За счет автоматизации операционных процессов документооборота усовершенствовалось и ускорилось согласование приказов, служебных записок, исходящей корреспонденции.
- Улучшился контроль исполнения приказов, служебных записок, входящих документов и рассылки организационно-распорядительной документации на исполнение.
- На 30% сократились операционные и административные расходы (бумага и расходные материалы, транспортные и почтовые расходы) за счет отказа от бумаги и транспортировки документации из офиса в офис. Оформление документов, отправка и доставка происходит в режиме реального времени с помощью "1С:Документооборот КОРП".
![](/upload/tmp/2f4e97bdd2ae.png)
-
1С:Документооборот КОРП
Архитектура решения и масштаб проекта
Архитектура решения и масштаб проекта:
- Реализован обмен данными между информационными системами "1C:Зарплата и управление персоналом КОРП" (3.1.10) и "1С:Документооборот КОРП" (2.1.20.5);
- Реализован обмен данными между информационными системами "1C:Документооборот" КОРП (2.1.20.5) и "1C:Бухгалтерия предприятия" (2.0.15).
Рис.1. блок схема ключевого бизнес-процесса согласования договорных документов.
![](/upload/tmp/e778c0162831.png)
![](/upload/iblock/47a/47aaafccfddbba05edc07fb85bc4e224.png)
![](/upload/iblock/d73/d738b8457025912fcea4c980ac494cf6.jpg)
![](/upload/iblock/0af/0af7818cfa8186d90cb5e3a12c262b5c.png)
![](/upload/iblock/816/81608e9a0ca3870ecbe5a7b7829728e8.jpg)
![](/upload/iblock/645/ydpryq9r0bc9ri81mfhs5rrd8eg3olfi.png)
![](/upload/iblock/34b/34b0c730a3046e6b0e45362664cb1bcb.png)
![](/upload/iblock/1a3/1a3fff6c0246badeec0d69dcb77e76a6.jpg)
![](/upload/iblock/b00/lwyi3daf3ufhgsfl8cgn5cpmj38dzwex.png)
![](/upload/iblock/8b2/8b2422596e178724fa7becc25a6239af.png)
![](/upload/iblock/e8b/e8b8580203f20b6147f5f06e2ac81248.jpg)
![](/upload/iblock/991/9913e89af8f8dc09990089ce93ad8c9b.png)
![](/upload/iblock/702/7029f482f48e81e2325aac953f8199f6.jpg)
![](/upload/iblock/391/3913bd19fcacc20e876e804032571b1f.jpg)
![](/upload/iblock/e49/e499624cb7cb5ead5f7d01787ad71371.jpg)
![](/upload/iblock/c8c/c8c675c16924defac65b645868e1a521.png)
![](/upload/iblock/576/57641c195832b61e93170c759a68c3b5.png)
![](/upload/iblock/313/31394f8c86420c65d7cd49d5d1628ae5.png)
![](/upload/iblock/da5/da50cd3963de9dbf9fadfbe02f375750.png)
![](/upload/iblock/74d/74d69c2a8862a1238f0304523951ed65.png)
![](/upload/iblock/9a6/9a6bd58889f48913004f307e7cdc26f1.jpg)
![](/upload/iblock/fd6/fd6ff3bca9061c4fbe30ecfe78809c3f.png)
![](/upload/iblock/d15/d15ac90e2a127f155e3ec26403e8cee3.png)
![](/upload/iblock/115/1159101054a9f91dfa19e6397b7cd0ec.png)
![](/upload/iblock/408/408bbe7b8df34f23ff3fcf2cf79cd6fb.jpg)
![](/upload/iblock/9aa/9aa2b16340ab7fef1eb3f42d67115e0a.png)
![](/upload/iblock/676/67620e9a03a8480fa3479ebaae09bf54.png)
![](/upload/iblock/6af/6afb0ead1c998164e5473aab9ad41300.png)
![](/upload/iblock/5fa/5fa19d8ff5262af4a9bf53111cf34055.png)
![](/upload/iblock/841/84162a7b6ca608308e06f10ea9bd8a3c.png)
![](/upload/iblock/56e/56e260e39771d89db2bd8243d8d516d7.jpg)
![](/upload/iblock/c6d/c6d5fe0e00d8ed41f10353e3512bffd8.jpg)
![](/upload/iblock/c69/c69adadca3d06bea7778551427b69b2b.png)
![](/upload/iblock/254/254665df7f2e53df56f03fda0a79c838.jpg)
![](/upload/iblock/3ea/3ea8b979b9b1b079a5b50f9a85dfda2c.png)
![](/upload/iblock/6e2/6e24da110e78f5dfc3561836e1d74914.png)
![](/upload/iblock/78e/78ef4e8fec11f4eb080f2a15d1598a3f.jpg)
![](/upload/iblock/f8b/f8b1fa279ad5727fc3193579a9fc3846.png)
![](/upload/iblock/691/6910736597f53f4deea2d13c315bbca8.jpg)
![](/upload/iblock/9b3/9b378daa5bdc96c4eeb8caa9ae5db112.png)
![](/upload/iblock/41d/41d36d3ff35927705020369a98aa9e88.png)
![](/upload/iblock/cf0/cf096341be66436805a3cf691f68d569.png)
![](/upload/iblock/2d4/2d4a7930ac0c867f83f644ee34201a4d.jpg)
![](/upload/iblock/fe1/fe13528cc36b3358dd85035fea66b248.jpg)
![](/upload/iblock/533/533c7bc7b98fa52f253fe3249625ebd5.jpg)
![](/upload/iblock/f9b/f9b04a31f7bf690a96bbff6721bec00f.png)
![](/upload/iblock/782/782e2e5f52cec994dd4f492087696569.png)
![](/upload/iblock/d57/0ik2rm8d7acj64rgcrs13jk4jgpt30ow.png)
![](/upload/iblock/110/110e8861fd966041d7a2bdf39428ec9d.png)
![](/upload/iblock/6da/6da9381a277dd65a7bc63458338ab87e.jpg)
![](/upload/iblock/ce1/ce1e10177bd625497b56c75af5f955d7.png)