Цели проекта

• Создать единые стандарты работы с документами и контроля их исполнения;
• Повысить эффективность работы с бумажной и электронной документацией:
  • сократить трудоемкость согласования бумажных и электронных документов;
  • сократить время согласования договоров и исходящей корреспонденции, рассмотрение и исполнение служебных записок и входящей корреспонденции;
  • сократить время поиска необходимых документов.

Ситуация до внедрения

ООО "СВГК" — областная газораспределительная организация, осуществляющая транспортировку газа, строительство и эксплуатацию объектов газового хозяйства. Компания ведет деятельность на территории Самарской области через территориальные структурные подразделения. В ООО "СВГК" работает более 5 тыс. человек, что создает обширный внутренний и внешний документооборот.

Ежедневно в компании ведется работа с 10 000 контрагентами, а это более 45 000 документов объемом от 1 до 50 листов. До автоматизации сотрудники обменивались информацией через e-mail и бумажные носители, что увеличивало сроки согласования документов. Отсутствовали инструменты контроля исполнения, которые позволили анализировать работу с входящими, исходящими и внутренними документами компании в разрезе подразделений и сотрудников компании. Перечисленные особенности имеющейся системы порой приводили к различным издержкам, неэффективному использованию ресурсов, затрудняли принятие отдельных управленческих решений.

Уникальность и инновационность проекта

• Впервые в компании используется на 100% процесс безбумажного документооборота, в который вовлечены 1200 сотрудников компании, с оборотом документов более 45 000 документов в месяц. Проект не только социально-значимый в рамках СВГК, позволяет сотрудникам держать социально-значимую дистанцию, но и экологичный - за счет экономии бумаги и электроэнергии при печати документов.

• Внедрение системы “1С:Документооборот КОРП” в срок позволило СВГК без потерь перевести сотрудников на удаленный режим работы в период карантина. С марта 2020 года компания полностью перешла в онлайн-режим, сохранив при этом эффективность работы с внутренним документооборотом. На текущий момент часть подразделений продолжает работать удаленно.

• В результате проекта выросли уровень и скорость обработки обращения граждан, обработка и хранение обращений реализованы в единой базе. Теперь на основании входящего документа в системе создается обращение и направляется ответственному лицу на рассмотрение в электронном виде, что позволяет сократить срок рассмотрения в соответствии с Федеральным законом «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» от 02.05.2006 N 59-ФЗ.

• В рамках проекта специалистами "1С-Рарус" были созданы инструкции для обучения сотрудников СВГК работе в автоматизированной системе “1С:Документооборот КОРП”. Подготовка материала осуществлялась в двух форматах: в текстовом варианте (более 200 страниц обучающего материала с иллюстрациями) и в видео-формате. Текстовые и видео-инструкции на цифровых носителях позволили ускорить процесс обучения новых сотрудников. Специалисты “1С-Рарус” провели более 120 часов офлайн-обучения ключевых сотрудников — менеджеров и управляющих — на территории Заказчика. Уроки проходили в специально оборудованном учебном классе вместимостью до 20 человек.

Публикации о проекте

• Retail.ru
• TAdviser
• CNews
• d-russia

• Автоматизация учета на базе ПП "1С:Документооборот КОРП" в ООО "Средневолжская газовая компания"

Дополнительная информация к описанию проекта

Селиванов Константин Александрович, руководитель ИТ-отдела:

"Для руководителей подразделений упростилась задача контроля задач, исполняемых подчиненными работниками. Теперь не нужно держать всю информацию в голове или вести какие-то реестры в электронных таблицах. Достаточно открыть в Документообороте раздел "Задачи отдела", где по каждому работнику видны текущие задачи. Удобно использовать систему в качестве своеобразной "напоминалки" о задачах, находящихся в работе. Также отпала необходимость в копировании договоров для передачи копий в бухгалтерию и подразделению-исполнителю. Теперь эта информация передается в электронном виде. Все это позволило частично сократить трудозатраты на работу с документами".

Результаты проекта

• "1С:Документооборот КОРП" сделал прозрачным и удобным процесс согласования внутренних документов. Автоматизировано 1200 рабочих мест: теперь каждый сотрудник в режиме реального времени видит статус, местонахождение документа и ответственного за его согласование, имея возможность влиять на ускорение согласования. Выполнение внутреннего регламента согласования документов стало комфортным для сотрудников.

• Переход на электронный документооборот позволил свести к нулю риск потери документов, т.к. необходимая документация хранится в единой системе и доступна для сотрудников в любое время.

• За счет автоматизации операционных процессов документооборота усовершенствовалось и ускорилось согласование приказов, служебных записок, исходящей корреспонденции.

• Улучшился контроль исполнения приказов, служебных записок, входящих документов и рассылки организационно-распорядительной документации на исполнение.

• На 30% сократились операционные и административные расходы (бумага и расходные материалы, транспортные и почтовые расходы) за счет отказа от бумаги и транспортировки документации из офиса в офис. Оформление документов, отправка и доставка происходит в режиме реального времени с помощью "1С:Документооборот КОРП".

1С:Документооборот КОРП

Архитектура решения и масштаб проекта

Архитектура решения и масштаб проекта:

1. Реализован обмен данными между информационными системами "1C:Зарплата и управление персоналом КОРП" (3.1.10) и "1С:Документооборот КОРП" (2.1.20.5);
2. Реализован обмен данными между информационными системами "1C:Документооборот" КОРП (2.1.20.5) и "1C:Бухгалтерия предприятия" (2.0.15).

Рис.1. блок схема ключевого бизнес-процесса согласования договорных документов.