- Управленческий и финансовый учет (FRP)
- Документооборот (ECM)
- Закупки, снабжение и управление отношениями с поставщиками
Цели проекта
В 2020 году ПАО "РГС Банк" была поставлена задача по внедрению Системы управления закупками и бюджетированием (СУЗиБ).
Ситуация до внедрения
РГС Банк (ПАО "РГС Банк") — российский банк в рамках группы ФК "Открытие" с фокусом на привлечении и комплексном обслуживании клиентов – автолюбителей и компаний из сферы автобизнеса. Активными клиентами Банка являются более 226 тыс. частных лиц и свыше 4 тысяч предприятий. Банк обладает широкой филиальной сетью - более 790 точек продаж в 64 субъектах Российской Федерации.
Уникальность и инновационность проекта
В 2020 году ПАО "РГС Банк" была поставлена задача по внедрению Системы управления закупками и бюджетированием (СУЗиБ). Задача должна была быть реализована в максимально короткий срок, позволяющий при этом получить качественную, стабильно работающую систему. Сроки запуска первого учетного контура Системы в промышленную эксплуатацию, поставленные Банком, не должны были превышать 4 месяца от даты старта проекта.
При внедрении системы РГС Банк и "АйТи Капитал" было принято решение использовать гибкие современные подходы к проектному управлению. Скоуп проектных задач был разбит на учетные контуры, каждый из которых реализовывался как отдельный проект.
В ходе работ по запуску первого учетного контура команда "АйТи Капитал":
- выполнила настройку решения "1С:УУХДБ" в соответствии с регламентами Банка для формирования смет расходов и установки лимитов на предстоящий финансовый год, резервирования средств под исполнение договорных обязательств, подготовки графиков оплат и закрытий и их инициации;
- осуществила миграцию данных из исторических источников;
- реализовала настройку интеграции с автоматизированной банковской системой;
- провела обучение пользователей;
- обеспечила поддержку Заказчика и оказание консультаций в период прохождения ОПЭ.
В рамках подготовки второго учетного контура ведутся работы по:
- автоматизации процесса сбора и агрегации сведений о фактическом исполнении бюджетов в трех разрезах: CASH, РСБУ, МСФО;
- реализации функционала уточненного планирования и прогноза;
- настройке инструментов контроля соблюдения внутрибанковских стандартов по договорной работе;
- бесшовной интеграции с СЭД;
- запуску подсистемы управления закупочной деятельностью, значительно приближенной к 223-ФЗ.
Целевой контур операций позволяет проследить полный жизненный цикл расходов Банка: с момента их планирования до момента их признания. На каждом этапе согласования хозяйственной операции ответственному лицу доступна вся информация по обязательствам – сроки, плановая дата поставки, суммы, бюджетное распределение, закупочная документация, листы согласования, графики оплат и многое другое. Реализация единого процесса в рамках автоматизированной системы существенно сокращает время принятия решения при согласовании, что, в свою очередь, ускоряет ключевые бизнес-процессы Банка.
В ходе проекта автоматизируются бизнес-процессы:
- бюджетное планирование в трех разрезах CASH, РСБУ, МСФО (от первичной потребности, по действующим обязательствам, от достигнутого, по нормативам);
- автоматическое формирование различных версий плановой сметы расходов на предстоящий бюджетный период;
- согласование хозяйственных договоров Банка;
- автоматизированные процедуры лотирования первичных потребностей для последующего формирования плана закупок;
- автоматическое формирование плана-закупок в произвольном формате и в формате, значительно приближенном 223-ФЗ;
- инициирование и согласование платежей;
- документооборот по исполняемым обязательствам (работа с входящими первичными документами);
- отражение операций по освоению бюджетов;
- контрольные и регламентные банковские процедуры;
- подготовка аналитической отчетности; интеграция с АБС системой банка (ЦФТ) и СЭД.
Публикации о проекте
Результаты проекта
В декабре 2020 года первый учетный контур СУЗиБ был переведен в промышленную эксплуатацию в головном офисе и филиальной сети ПАО "РГС Банк".
- запустить автоматизированную систему учета расходов в "1С", корректировки бюджета, резервирование средств под исполнение договорных обязательств, информирование о факте проведенных платежей;
- создать прозрачную систему контроля, позволяющую повысить финансовую дисциплину, обеспечить эффективный полный и оперативный бюджетный контроль расходов, обеспечить целевое использование средств и не допустить превышение плановых лимитов во всех подразделениях Банка;
- повысить оперативность всех процессов, связанные с согласование и исполнение хозяйственных платежей;
- создать единое информационное пространство для объективной коммуникации по жизненному циклу каждого конкретного расхода;
- обеспечить среду для предконтрактных и контрактных мероприятий;
- визуализировать и ускорить поиск источников покрытия расходов как для потребляющих подразделений, так и для контролирующих департаментов с соблюдением всех контрольных процедур;
- сократить трудозатраты на подготовку управленческой отчетности; обеспечить онлайн мониторинг соблюдения KPI по срокам обработки документов.
-
1С:Учет и управление хозяйственной деятельностью банка
:
- Бюджетирование
- Бюджетный контроль
- Сметное планирование
- Сопровождение закупочной деятельности
- Согласование договоров и контракт-менеджмент
- Подсистема интеграционного взаимодействия
Архитектура решения и масштаб проекта
В качестве платформы для автоматизации учетных процессов было выбрано тиражное решение фирмы "1С" для банков "1С:Учет и управление хозяйственной деятельностью банка".
- 500 автоматизированных рабочих мест;
- охват автоматизации - головной офис Банка и филиалы в регионах России.
Настроены интеграционные взаимодействия с системами, входящими в ИТ-инфраструктуру Банка. Функциональная архитектура системы представлена на схеме: