Цели проекта

Целью проекта является полная автоматизация кадровых сервисов и процессов на базе современной и надежной ECM-системы (Enterprise Content Management) "1С:Документооборот 8 КОРП", а также интеграции ее с "1С:Зарплата и управление персоналом 8" - уникальным решением, обеспечивающем комплексный и эффективный подход к решению задач, связанных с реализацией кадровой политики и управлением персонала с учетом требований действующего законодательства.

Учитывая современный темп жизни, значительно возросший объем документации и сложность процессов движения документов, на сегодняшний день идея полной автоматизации кадровых процессов компании выглядит как никогда значимой и актуальной. Централизация же их в едином центре обслуживания с удобным доступом к нему каждого сотрудника обеспечивает максимальную эффективность использования кадровых сервисов. Участие компании в эксперименте Минтруда в области электронного подписания документов способствует практике отказа от бумажного документооборота, что в свою очередь влечет за собой в том числе увеличение скорости обработки документов, снижение числа ошибок, допускаемых при их создании, риск их потери, сокращение логистических затрат. Также, использование данного механизма помогает выстроить кадровые процессы с минимальным участием в них сотрудников.

Гибкость настройки и возможность расширения функционала "1С:Документооборот 8 КОРП" путем дополнительных модификаций позволяют воплотить в жизнь самые сложные требования к архитектуре бизнес-процессов.

Ситуация до внедрения

"Почта Банк" — универсальный розничный банк, созданный в 2016 году группой ВТБ и Почтой России на базе Лето Банка.

Ключевая цель "Почта Банка" — повышение доступности финансовых услуг для жителей России. Банк развивает масштабную региональную сеть на базе почтовых отделений, что позволит усилить проникновение базовых банковских услуг на всей территории России.

Продуктовый ряд банка включает в себя сберегательные счета, вклады, платежи и переводы, широкий спектр кредитных продуктов, пенсионное и зарплатное обслуживание. В мобильном приложении и интернет-банке доступны практически все операции, услуги и продукты банка. Даже не являясь клиентом, "Почта Банка", с помощью Единой биометрической системы вы можете им стать, открыть счет и получить доступ ко всем продуктам и сервисам банка через дистанционные каналы обслуживания.

По итогам 2020 года в "Почта Банке" открыто более 19 тысяч точек обслуживания в 83 регионах РФ. Более 85% из них приходится на небольшие города и сельскую местность. Число клиентов банка превысило 16 миллионов человек.

Уникальность и инновационность проекта

АО "Почта Банк" является крупнейшим в РФ банком по географическому охвату: в компании производится учет кадров и расчет заработной платы, налогов и взносов для 19 тысяч штатных сотрудников, а также более 45 тысяч агентов, работающих по договору ГПХ. Сотрудники компании распределены по 83 регионам Российской Федерации, учет их производится в одной информационной базе, что накладывает особые требования как к быстродействию и к производительности системы, так и к стабильности всей задействованной инфраструктуры.

Отличительной чертой данного проекта также является исключительная сложность реализованных дополнительных механизмов функционирования системы электронного документооборота компании, обеспечивающих бесперебойность и надежность настроенных кадровых бизнес-процессов и используемых кадровых сервисов.

Публикации о проекте

• Юлия Бородай, "Почта Банк": "Более 80% кадровых документов можно перевести в электронный формат"
• Новое в кадровом делопроизводстве: самостоятельный сервис для сотрудников, единый кадровый центр и автоматизация процессов

Результаты проекта

В рамках проекта был решен комплекс задач:

• Были реализованы следующие кадровые процессы и соответствующие кадровые сервисы:
  • Процесс приема сотрудников.
  • Процесс кадровых переводов, изменений графиков работы.
  • Процессы увольнения по собственному желанию, по соглашению сторон.
  • Ведение электронного табеля с интеграцией в ЗУП.
  • Заказ справок всех видов, включая справки в электронном виде.
  • Изменение персональных данных (ФИО, паспортные данные, семейное положение и др.).
  • Формирование и утверждение графиков отпусков на год, визуализация графиков отпусков для руководителей.
  • Оформление ежегодных отпусков и отпусков вне графика для всех сотрудников, отпусков без сохранения заработной платы.
  • Оформление командировок и служебных поездок сотрудников Почта Банка, корпоративного такси.
  • Организация массовых мероприятий.
  • Оформление служебных записок по изменению штатного расписания.
  • Журнал регистрации документов по личному составу.
  • Формирование документов, связанных с трудовой деятельностью (дополнительные соглашения, дополнения по переименованию банка, дистанционной работе, процедуры оценки - урожайная неделя и т.д.).
  • Оформление отпуска по беременности и родам, включая заявление на выплату ФСС.
  • Оформление отпуска по уходу за ребенком, включая заявление на выплату ФСС.
  • Оформление материальной помощи в сложных жизненных ситуациях.
  • Заведение и формирование электронных листков нетрудоспособности.
  • Заказ форменной одежды.
  • Открытие и закрытие подразделений Банка, их релокация.
  • Открытие и закрытие удаленных точек обслуживания.
  • Ведение чек-листов состояния клиентских центров.
  • Получение расчетного листка за любой период времени.
  • Информационные рассылки.
• Организовано сопровождение агентской сети (заведение агента, увольнение, выдача справок и пр.).
• Было организовано сопровождение и контроль процессов:
  • Оформления дисциплинарных взысканий.
  • Перерасчетов с сотрудниками.
  • Сопровождения приказов по личному составу.
  • Подготовки копий документов по запросам проверяющих органов.
  • Сопровождения договора комплексного страхования - ДМС, страхования COVID.

1С:Документооборот КОРП :
• Бизнес-процессы
• Работа с внутренними документами
• Прочие процессы

Архитектура решения и масштаб проекта

• Развернут программно-аппаратный комплекс, охватывающий 100% персонала банка и всю агентскую сеть:
• Включающий 3 сервера "1С:Документооборот 8 КОРП", 2 сервера SQL, 2 сервера разработки ("1С" и SQL).
• Интегрированный с PRM, "1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП" 2.5 для исторических данных, "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8 КОРП 3.1", сторонний Service Desk российского вендора, банковская система зарубежного вендора.
• Создан Self-service для сотрудников.

Произведено успешное внедрение системы "1С:Документооборот 8 КОРП" во все регионы присутствия "Почта Банка" (более 8 тысяч подразделений).

Использованное дополнительное ПО, компьютерная техника и оборудование