Главная О конкурсе Проекты Зал славы Жюри Новости Партнеры Контакты
Регистрация/Авторизация
Все проекты Рекомендованные проекты Популярные проекты Обсуждаемые проекты
Компания ОАО "НИИК" автоматизировала договорную деятельность с помощью "1С:Документооборот 8 КОРП"
Сроки выполнения: Март 2019 - Апрель 2020
Трудозатраты по проекту: 3 800 чел.-час.
Регион Приволжский федеральный округ РФ
100
Рабочих мест, АРМ
3.8
тыс
Трудозатраты, чел-ч
7.7
Скорость, арм/мес
9
Удовлетворенность заказчика, баллы
Заказчик
ОАО "НИИК"
Исполнитель
"1С-Рарус НН"
100
Автоматизированных рабочих мест (APM)
Внедренные продукты
1С:Документооборот КОРП
Предметные области
  • Документооборот (ECM)
Отрасли
Строительство и девелопмент
1
Описание проекта

Цели проекта

  • Минимизация бумажного документооборота;
  • Повышение срока создания, обработки и согласования документов;
  • Структурирование и систематизация исторических документов по преддоговорной и договорной деятельности путем создания архива и удаленного доступа к нему;
  • Создать инструмент по контролю за сроками и качеством исполнения задач и поручений;
  • Разработать функционал для работы с контрагентами;
  • Создать функционал для подготовки и согласованию технико-коммерческих предложений.

Ситуация до внедрения

До начала проекта в компании документооборот велся исключительно на бумажных носителях. Согласование документации между структурными подразделения предприятия занимало от 3‑х недель до месяца. Отсутствовала система по контролю исполнения задач и соблюдением сроков их исполнения. Большой срок согласования документов приводил к тому, что некоторые документы теряли свою актуальность, а некоторые и вовсе терялись.

Постановка задач и взаимодействие между подразделениями и отделами велась в устной форме или посредством электронной почты. Договорные документы в рамках одного контракта были разрознены и никак не учитывались. Исполнения по контрактам велись в ручном режиме или посредством электронных таблиц. Отсутствовала система по контролю за обучением и повышением квалификации персонала, аттестации, тренингам и семинарам.

Учет по работе с клиентами и поставщиками велся в электронных таблицах, что не позволяло в полной мере отслеживать путь взаимодействия с контрагентами. Неудовлетворительными были сроки по получению отчетности для руководства по договорной деятельности предприятия и информации по статусу взаимодействия с контрагентом. Для дальнейшего развития предприятия и улучшения процессов по взаимодействию с контрагентами компания ОАО "НИИК" приняла решение о модернизации системы документооборота.

Уникальность и инновационность проекта

Особенность проекта по внедрению единой системы электронного документооборота заключается в ее масштабе - к системе подключены 100 рабочих мест в 60 подразделениях предприятия, включая удаленные.

Для организации оперативного обмена с другими информационными базами разработаны механизмы обмена данных, которые обеспечивают не только регулярный оперативный обмен, но и имеют резервирование по каналам производительности на случаи отказа основного механизма. Кроме того, в рамках проекта решен ряд технологических задач, которые облегчают работу сотрудников компании:

  1. Разработан механизм параллельного редактирования и согласования документов, который позволяет вносить корректировки и видеть комментарии других участников процесса в режиме реального времени.
  2. Упрощен процесс по созданию документа в системе: автоматически подбирается необходимый шаблон документа на основе его вида и типа, а также выстраивается маршрут согласования и ставятся задачи на ответственных сотрудников.
  3. Разработан гибкий механизм делегирования прав руководителей подразделений на заместителей руководителей с функцией просмотра документов и выполнения задач руководителя, кроме личных.
  4. Реализован функционал по подготовке и согласованию технико-коммерческих предложений для клиентов (CRM).
  5. Создан механизм для постановки отдельных задач и поручений в системе и отслеживания сроков исполнения.
  6. Обеспечена работа пользователей через тонкий клиент и web-интерфейс, настроены оповещения пользователей, а также функционал согласования документов по электронной почте или мобильного клиента.
  7. Разработаны специальные наборы атрибутов для быстрого поиска нужных документов в БД.

Публикации о проекте

Результаты проекта

  1. Реализованы параллельные бизнес-процессы по подготовке, обработке и согласованию документов в компании с помощью "1С:Документооборот КОРП". Время на подготовку и согласование документов сократилось в 3 раза.
  2. На 30% сократилось количество документов, утративших свою актуальность.
  3. Скорость обмена документами между структурными подразделения выросла на 200%.
  4. Количество бумажного документооборота сократилось на 70%. Затраты на материалы сократились на 40%.
  5. Благодаря удобному механизму по поиску нужного документа в системе, время на поиск сократилось на 60%.
  6. Реализован функционал по подготовке и согласованию технико-коммерческих предложений для клиентов (CRM). Усилен контроль за соблюдением сроков исполнения задач и поручений. Количество просроченных задач сократилось на 35%.
  7. Время на сбор отчетности в разрезе необходимых аналитик по статусам согласования договоров сократилось в 10 раз.
  8. Повышена лояльность клиентов и поставщиков компании. Ведется работа по наращиванию продаж.

С помощью ЭДО был решен следующий ряд задач:

  • Согласование договоров;
  • Согласование ТКП;
  • Согласование заявок на расход денежных средств;
  • Согласование счетов;
  • Согласование заявок на создание номенклатуры в каталоге "1С:ERP УСО";
  • Согласование проектных спецификаций;
  • Согласование заявок на замену позиций в оригинально разработанной конфигурации по формированию спецификаций.

Своим мнением о реузльтатах проекта поделился Швейников Андрей Борисович, руководитель ИТ проектов ОАО "НИИК":

"Система документооборота, созданная на предприятии, помогла объединить и систематизировать договорную деятельность компании. Теперь каждый из сотрудников может найти нужный документ, отследить его статус и, при необходимости, поднять полную историю взаимодействия с клиентом. Это особенно актуально при возникновении спорных ситуаций.

Согласование договоров также претерпело изменения — благодаря системе документооборота наша компания не тратит по месяцу на согласование каждого документа, не ждет каждого из участников процесса и не занимается поиском документа, на каком этапе он "завис". Теперь процесс согласования прозрачен: руководство в любой момент может отследить, на каком из этапов находится документ и выполняются ли по нему первоначальные сроки. В результате проекта удалось сократить время на получение отчетности по договорной деятельности и реализовать некоторые виды отчетов, которые еще год назад были недоступны".

Характеристики проекта
2
Масштаб проекта
Внедренные программные продукты

    1С:Документооборот КОРП :
  • Работа с договорными документами
  • Управление документами
  • Управление процессами
  • Функциональный почтовый клиент
  • Проектный учет и контроль исполнения
  • Инструменты для совместной работы
  • Интеграция с системами на предприятии
  • Доступ с различных устройств

Архитектура решения и масштаб проекта

Для решения поставленных задач руководством компании был выбран программный продукт "1С:Документооборот 8 КОРП", так как данная система отвечает таким важным требованиям, как распространённость на отечественном рынке автоматизированных систем, высокое быстродействие и открытость кода, надёжность фирмы-разработчика и перспективы дальнейшего развития функционала системы.

В корпоративной сети передачи данных развернуты следующие среды:

  • Продуктивная.
  • Разработки и тестирования.

На кластере серверов "1С:Предприятия 8" располагаются следующие базы:

  • "1С:Документооборот";
  • "1С:ERP Управление предприятием 2";
  • "1С:Бухгалтерия предприятия 8 КОРП";
  • "1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП";
  • "1C:ERP Управление строительной организацией 2";
  • "Система формирования спецификаций".

Информационные базы работают в клиент-серверном варианте на базе MS SQL.

Организация единого информационного пространства из данных ИБ организована с использованием:

  • Бесшовной интеграцией с использованием функционала библиотеки стандартных подсистем БСП;
  • Прямого подключения к информационным базам
  • Плана обмена.

Новая система объединила работу более 700 сотрудников и 60 подразделений, включая бухгалтерию, кадровую службу, отдел внешнеэкономической деятельности и руководство компании. Автоматизировано 100 рабочих мест.

Масштаб проекта:

  1. В системе зарегистрировано и обучено 100 пользователей.
  2. Мигрировано более 4394 исторических документов.
  3. Обработанных документов в день до 6.
  4. Обработанных задач в день до 165.
  5. Потрачено 3800 человеко-часов.
100
Суммарное кол-во арм, шт.
1
кол-во внедренных решений 1С (типовых, специализированных, отраслевых) в рамках проекта, шт.
8
кол-во внедренных подсистем отдельных решений 1С, шт.
3
Оптимальность трудозатрат и эффективность внедрения
7.7
скорость автоматизации, АРМ/МЕС
3800
суммарное кол-во чел.-час. проектной команды
38
Трудозатраты проектной команды в расчете на 1 АРМ, чел.-час.
4
Сроки и качество
15%
Отклонение по срокам, %
0%
Отклонение по бюджету, %
8
соответствие функциональных возможностей внедренных решений и задач пользователя, баллов по 10-балльной системе
9
общая удовлетворенность пользователя услугами партнера, баллов по 10-балльной системе
5
Экономический эффект от внедрения
40%
сокращение трудозатрат в подразделениях, %
90%
ускорение получения управленческой отчетности, %
90%
ускорение получения регламентированной отчетности, %
5%
сокращение расходов на материальные ресурсы, %
Похожие проекты
Создание комплексной информационной системы в ООО "ГПМ КИТ"
ООО "ГПМ КИТ"
400 aрм
Исполнитель: ГК "Комплексная автоматизация"
0 оценок
0 комментариев
Подробнее о проекте
  • Создание комплексной информационной системы в ООО "ГПМ КИТ"
    ООО "ГПМ КИТ"
    400 aрм
    Исполнитель: ГК "Комплексная автоматизация"
    0 оценок
    0 комментариев
    Подробнее о проекте
  • Построение комплексной системы управления на базе "1С:ERP. Управление холдингом" (в составе "1С:Корпорация") для Мистраль Трейдинг
    "Мистраль Трейдинг"
    200 aрм
    Исполнитель: "WiseAdvice-IT"
    0 оценок
    0 комментариев
    Подробнее о проекте
Комментарии
Пока нет ни одного комментария
Предыдущий проект Следующий проект