Цели проекта

• Минимизация бумажного документооборота;
• Повышение срока создания, обработки и согласования документов;
• Структурирование и систематизация исторических документов по преддоговорной и договорной деятельности путем создания архива и удаленного доступа к нему;
• Создать инструмент по контролю за сроками и качеством исполнения задач и поручений;
• Разработать функционал для работы с контрагентами;
• Создать функционал для подготовки и согласованию технико-коммерческих предложений.

Ситуация до внедрения

До начала проекта в компании документооборот велся исключительно на бумажных носителях. Согласование документации между структурными подразделения предприятия занимало от 3‑х недель до месяца. Отсутствовала система по контролю исполнения задач и соблюдением сроков их исполнения. Большой срок согласования документов приводил к тому, что некоторые документы теряли свою актуальность, а некоторые и вовсе терялись.

Постановка задач и взаимодействие между подразделениями и отделами велась в устной форме или посредством электронной почты. Договорные документы в рамках одного контракта были разрознены и никак не учитывались. Исполнения по контрактам велись в ручном режиме или посредством электронных таблиц. Отсутствовала система по контролю за обучением и повышением квалификации персонала, аттестации, тренингам и семинарам.

Учет по работе с клиентами и поставщиками велся в электронных таблицах, что не позволяло в полной мере отслеживать путь взаимодействия с контрагентами. Неудовлетворительными были сроки по получению отчетности для руководства по договорной деятельности предприятия и информации по статусу взаимодействия с контрагентом. Для дальнейшего развития предприятия и улучшения процессов по взаимодействию с контрагентами компания ОАО "НИИК" приняла решение о модернизации системы документооборота.

Уникальность и инновационность проекта

Особенность проекта по внедрению единой системы электронного документооборота заключается в ее масштабе - к системе подключены 100 рабочих мест в 60 подразделениях предприятия, включая удаленные.

Для организации оперативного обмена с другими информационными базами разработаны механизмы обмена данных, которые обеспечивают не только регулярный оперативный обмен, но и имеют резервирование по каналам производительности на случаи отказа основного механизма. Кроме того, в рамках проекта решен ряд технологических задач, которые облегчают работу сотрудников компании:

1. Разработан механизм параллельного редактирования и согласования документов, который позволяет вносить корректировки и видеть комментарии других участников процесса в режиме реального времени.
2. Упрощен процесс по созданию документа в системе: автоматически подбирается необходимый шаблон документа на основе его вида и типа, а также выстраивается маршрут согласования и ставятся задачи на ответственных сотрудников.
3. Разработан гибкий механизм делегирования прав руководителей подразделений на заместителей руководителей с функцией просмотра документов и выполнения задач руководителя, кроме личных.
4. Реализован функционал по подготовке и согласованию технико-коммерческих предложений для клиентов (CRM).
5. Создан механизм для постановки отдельных задач и поручений в системе и отслеживания сроков исполнения.
6. Обеспечена работа пользователей через тонкий клиент и web-интерфейс, настроены оповещения пользователей, а также функционал согласования документов по электронной почте или мобильного клиента.
7. Разработаны специальные наборы атрибутов для быстрого поиска нужных документов в БД.

Публикации о проекте

• ОАО "НИИК" автоматизировал систему документооборота и улучшил процессы по взаимоотношениям с контрагентами

Результаты проекта

1. Реализованы параллельные бизнес-процессы по подготовке, обработке и согласованию документов в компании с помощью "1С:Документооборот КОРП". Время на подготовку и согласование документов сократилось в 3 раза.
2. На 30% сократилось количество документов, утративших свою актуальность.
3. Скорость обмена документами между структурными подразделения выросла на 200%.
4. Количество бумажного документооборота сократилось на 70%. Затраты на материалы сократились на 40%.
5. Благодаря удобному механизму по поиску нужного документа в системе, время на поиск сократилось на 60%.
6. Реализован функционал по подготовке и согласованию технико-коммерческих предложений для клиентов (CRM). Усилен контроль за соблюдением сроков исполнения задач и поручений. Количество просроченных задач сократилось на 35%.
7. Время на сбор отчетности в разрезе необходимых аналитик по статусам согласования договоров сократилось в 10 раз.
8. Повышена лояльность клиентов и поставщиков компании. Ведется работа по наращиванию продаж.

С помощью ЭДО был решен следующий ряд задач:

• Согласование договоров;
• Согласование ТКП;
• Согласование заявок на расход денежных средств;
• Согласование счетов;
• Согласование заявок на создание номенклатуры в каталоге "1С:ERP УСО";
• Согласование проектных спецификаций;
• Согласование заявок на замену позиций в оригинально разработанной конфигурации по формированию спецификаций.

Своим мнением о реузльтатах проекта поделился Швейников Андрей Борисович, руководитель ИТ проектов ОАО "НИИК":

"Система документооборота, созданная на предприятии, помогла объединить и систематизировать договорную деятельность компании. Теперь каждый из сотрудников может найти нужный документ, отследить его статус и, при необходимости, поднять полную историю взаимодействия с клиентом. Это особенно актуально при возникновении спорных ситуаций.

Согласование договоров также претерпело изменения — благодаря системе документооборота наша компания не тратит по месяцу на согласование каждого документа, не ждет каждого из участников процесса и не занимается поиском документа, на каком этапе он "завис". Теперь процесс согласования прозрачен: руководство в любой момент может отследить, на каком из этапов находится документ и выполняются ли по нему первоначальные сроки. В результате проекта удалось сократить время на получение отчетности по договорной деятельности и реализовать некоторые виды отчетов, которые еще год назад были недоступны".

1С:Документооборот КОРП :
• Работа с договорными документами
• Управление документами
• Управление процессами
• Функциональный почтовый клиент
• Проектный учет и контроль исполнения
• Инструменты для совместной работы
• Интеграция с системами на предприятии
• Доступ с различных устройств

Архитектура решения и масштаб проекта

Для решения поставленных задач руководством компании был выбран программный продукт "1С:Документооборот 8 КОРП", так как данная система отвечает таким важным требованиям, как распространённость на отечественном рынке автоматизированных систем, высокое быстродействие и открытость кода, надёжность фирмы-разработчика и перспективы дальнейшего развития функционала системы.

В корпоративной сети передачи данных развернуты следующие среды:

• Продуктивная.
• Разработки и тестирования.

На кластере серверов "1С:Предприятия 8" располагаются следующие базы:

• "1С:Документооборот";
• "1С:ERP Управление предприятием 2";
• "1С:Бухгалтерия предприятия 8 КОРП";
• "1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП";
• "1C:ERP Управление строительной организацией 2";
• "Система формирования спецификаций".

Информационные базы работают в клиент-серверном варианте на базе MS SQL.

Организация единого информационного пространства из данных ИБ организована с использованием:

• Бесшовной интеграцией с использованием функционала библиотеки стандартных подсистем БСП;
• Прямого подключения к информационным базам
• Плана обмена.

Новая система объединила работу более 700 сотрудников и 60 подразделений, включая бухгалтерию, кадровую службу, отдел внешнеэкономической деятельности и руководство компании. Автоматизировано 100 рабочих мест.