Цели проекта

Для повышения управляемости бизнеса в транспортной группе компании "FESCO" был создан единый центр обслуживания, который взял на себя сервисные функции по ведению бухгалтерского обслуживания, расчета З/П, кадрового учета, ведение документооборота с контрагентами, включая иностранные компании и между организациями холдинга. Для автоматизации таких процессов предприятия было принято решение о внедрении единой информационной системы электронного документооборота на базе ПП "1С:Документооборот 8 КОРП".

Цели проекта:

• Централизация, оптимизация и повышение эффективности бизнес-процессов в Группе компаний;
• Повышение эффективности управлением ГК;
• Улучшение качества и скорости обслуживания контрагентов;
• Снижение операционных издержек в ГК;
• Получение конкурентных преимуществ ГК "FESCO".

Для достижения поставленных целей, необходимо выполнить следующие задачи:

• Внедрение новой информационной системы, обеспечивающей единые стандарты ведения бухгалтерского учета, кадровый документооборот, управление персоналом.
• Создание электронного архива первичных документов, договоров для повышения производительности учетных служб в территориально-распределенной компании.
• Централизовать и унифицировать процессы компании для сокращения неэффективных операций.
• Снизить трудозатраты на ведение рутинных операций и влияние человеческого фактора.

Ситуация до внедрения

Транспортная группа "FESCO" — одна из крупнейших частных транспортно-логистических компаний в России с активами в сфере портового, железнодорожного и интегрированного логистического бизнеса. Диверсифицированный портфель активов FESCO позволяет осуществлять доставку грузов "от двери до двери" и контролировать все этапы интермодальной транспортной цепочки. Большая часть операций Группы сосредоточена на Дальнем Востоке России, что позволяет "FESCO" получать дополнительные преимущества от участия в динамично растущих объемах торговых операций между Россией и странами Азии.

С целью повышения эффективности операционной деятельности в рамках создания общего центра обслуживания (ОЦО) для группы компании FESCO была поставлена задача внедрить систему электронного архива (ЭрАл) документов в ООО "Сервисный Центр FESCO", а также автоматизировать процессы кадрового и бухгалтерского обслуживания. В качестве основного решения для автоматизации было выбрано решение "1С:Документооборот 8 КОРП", которое наиболее соответствовало требованиям в качестве ВРМ основы для построения системы.

Уникальность и инновационность проекта

В рамках проекта необходимо было спроектировать, настроить и внедрить автоматизированную систему для комплексного решения следующих бизнес-задач Заказчика:

• Организация наполнения, хранения, поиска и извлечения электронных образов документов, формирующих электронный архив компании,
• Организация процессов обработки документов, поступивших в электронный архив, маршрутизация документов;
• Мониторинг и анализ исполнения процессов, измерение времени и качества обработки документов.

В процессе внедрения было:

• проведено обследование,
• разработаны и адаптированы формы внутренних документов, форма списков документов,
• настроены процессы, учитывающие жизненный цикл по выбранным видам документов,
• настроено автоматическое заполнение печатных форм документов,
• разработан механизм уникального штрихкодирования документов,
• был доработан типовой функционал системы:
  • Автоподстановки,
  • Создание обработчиков, бизнес-событий, дополнительных отчетов,
  • Разработаны новые справочники, регистры, отчеты, журналы передачи
  • Изменен функционал карточек внутренних документов, процессов и задач
  • Реализован функционал предпросмотра файлов из карточки документа и задачи,
  • Форма задачи исполнения, для документов, поступивших через потоковое сканирование.
• разработаны инструкции по документам и процессам,
• Значительно доработана система прав, загружены необходимые справочники из информационных систем "1С:Управление холдингом 8", "1С:Бухгалтерия 8", "1С:ERP Управление предприятием", "1С:Управление торговлей 8" и "1С:Зарплата и управление персоналом 8",
• Создана информационная среда для восстановления архива документов за последние 3 года,
• Настроена интеграция с "1С:Управление холдингом 8", "1С:Бухгалтерия 8", "1С:Управление торговлей 8" и "1С:Зарплата и управление персоналом 8",
• Настроена интеграция с Abbyy Recognition Server и Abbyy FlexiCapture и c сайтом,
• Проведено очное обучение сотрудников компании,
• Осуществлена поддержка в опытно-промышленной эксплуатации в необходимом объеме,
• Разработан и настроен личный кабинет сотрудника,
• Разработана интеграция с системой личный кабинет клиента MY.FESCO.

Публикации о проекте

• Автоматизация Общего Центра Обслуживания (ОЦО) в холдинговой компании FESCO на базе ПП "1C:Document Management 8"

Дополнительная информация к описанию проекта

Результаты проекта

• Создан электронный архив по всем документам группы компаний (2 млн. документов)
• Автоматизированы бизнес-процессы по обработке входящих и исходящих документов фронт офисом ОЦО и дальнейшей их маршрутизацией
• Автоматизирована работа 1500 пользователей.
• Осуществлена интеграция с "1С:ЗУП" – реализованы функции личного кабинета сотрудника для целей кадрового учета.
• Настроена интеграция с ABBYY для распознания документов.
• Настроена интеграция с системами оперативного учета и с бухгалтерскими системами
• Созданы инструменты для автоматического формирования пакетов подтверждающих документов по НДС 0%.
• Решены вопросы масштабируемости системы и параллельности работы.
• В результате внедрения "1С:Документооборот КОРП" было автоматизировано 1500 рабочих мест.

1C:Document Management :
• Работа по доверенностям (контроль подписантов)
• Входящая и исходящая корреспонденция
• Управление договорной деятельностью (договоры, приложения, спецификации, доп.соглашения, NDA и т.п.)
• Организационно-распорядительная документация (приказы, распоряжения, регламенты, поручения, предписания и т.п.)
• Закупочная деятельность и лимиты бюджетов, контроль оплат и сумм контрактов;
• Служебные и докладные записки
• Автоматизированные рабочие места (верификатор)
• Штрихкодирование и распознавание (уникальная система)
• Процессы кадрового делопроизводства (Прием на работу, Увольнение, Командировки, Отпуска, отзывы из отпуска, Сверхурочная работа, Автоматизация личного кабинета сотрудника и другие...)
• Учет операций с поставщиками товаров, МПЗ, работ и услуг
• Учет операций по перемещению и списанию МПЗ
• Учет операций с ОС
• Учет операция с подотчетными лицами
• Учет документов по взаиморасчетам
• Учет операций по реализации
• Учет банковских операция
• Прочие операции БУ, без отражения в учете (инвентаризационная опись, акт сверки расчетов с контрагентами)
• Подготовка регламентной отчетности (например, НДС по ставке 0%)
• Контроль численности персонала и использование рабочего времени
• Личный кабинет сотрудника
• Личный кабинет контрагента
• Электронный архив документов
• Интеграция с ИС бухгалтерского и кадрового учета предприятий входящих в ГК
• ЦНСИ

Архитектура решения и масштаб проекта

Система реализована в клиент-серверной (трехзвенной) архитектуре, в которой необходимы:

• Сервер приложений (AS) – несет следующую функциональную нагрузку:
  • поддержка серверной части 1С:Предприятия 8.3;
  • поддержка ключа защиты сервера 1С:Предприятия 8.3 и сетевого ключа защиты пользовательских лицензий;
  • поддержка регламентных процедур администрирования 1С:Предприятия;
• Сервер баз данных (DS) – несет следующую функциональную нагрузку:
  • поддержка СУБД;
  • хранение базы данных;
  • поддержка регламентных процедур администрирования СУБД;
• Веб-сервер (WS) – несет следующую функциональную нагрузку:
  • обеспечение функционирования клиентской части 1С:ДО с использованием веб-приложения;
  • обеспечение функционирования web-сервисов 1С:ДО;
• Сервер лицензирования (LS), несущую следующую функциональную нагрузку:
  • поддержка клиентских подключений к серверу 1С: Предприятие с использованием программных лицензий.
  • СХД – несет следующую функциональную нагрузку;
  • хранение файлов отсканированных изображений документов ЭА.

Сервер приложений реализуется как кластер из 4-х серверов:

• AS1 + AS2 - несет следующую функциональную нагрузку:
  • Обработка пользовательских сеансов 1С:ДО.
• AS3 + AS4 - несет следующую функциональную нагрузку:
  • Обработка регламентных заданий 1С:ДО;
  • Обработка запросов к веб-сервисам 1С:ДО.

Взаимодействие между 1С:ДО и ВУС осуществляется с использованием веб-сервисов и общих ресурсов для обмена файлами.

Для обеспечения взаимодействия систем через веб-сервисы необходимо наличие веб-сервера (-ов), на котором (-ых) публикуются веб-сервисы 1С:ДО и ВУС на платформе 1С.

В целях обеспечения отказоустойчивости каждый узел системы (AS, DS, WS, LS) должен быть развернут в кластере из как минимум 2 физических компьютеров. Кластеризация обеспечивается:

• для AS и LS – средствами серверной компоненты платформы 1С:Предприятие 8.3 КОРП;· для DS – средствами СУБД Microsoft SQL Server;· для WS – при помощи Network Load Balancing (NLB).

При помощи средств виртуализации достигается балансировка нагрузки между AS и WS.

Использованное дополнительное ПО, компьютерная техника и оборудование

• Abbyy Recognition Server
• Abbyy FlexiCapture.