Цели проекта

• Реализация концепции "безбумажного делопроизводства", включая применение электронной подписи;
• Создание единого информационного пространства для работы пользователей с документами и задачами, представленными в электронном виде за счет бесшовной интеграции систем "1С:Предприятие";
• Повышение эффективности работы сотрудников за счет сокращения сроков ввода и исключения дублирования ввода информации в разные учетные системы по договорам;
• Сокращение времени на обработку результатов многошагового согласования внутренних документов за счет разработки и внедрения технологии версионности параллельного согласования, учитывающей, в т.ч. фактическую очередность согласования документов разными пользователями;
• Минимизация транзакционных издержек за счет оцифровки процессов работы с документами (мгновенный транспорт по цепочке обработки от сотрудника к сотруднику);
• Вхождение новой системы в ИТ-инфраструктуру компании как системы управления мастер-данными.

Ситуация до внедрения

ООО НКО "Мобильная карта" (далее – НКО) – высокотехнологичная финансовая компания, осуществляющая свою деятельность в качестве оператора по переводу денежных средств, в т.ч. электронных денежных средств, на основании лицензии Банка России No 3522 К от 31 марта 2014 года. Программно-аппаратная платформа НКО по обеспечению онлайн-платежей ориентирована на высокую отказоустойчивость с соблюдением уровня SLA не менее 99.99%, с возможностью обрабатывать в базовой конфигурации около 6000 платежей в минуту. НКО поддерживает все востребованные каналы оплаты, это прежде всего банковские карты всех типов, платежи токенизированными картами, а также предоставляет «под ключ» многие другие методы оплаты – популярные электронные кошельки, мобильная коммерция, различные интернет-банки, push-платежи с терминалами оплаты и прочее.

В компании "Мобильная карта" были автоматизированы процессы бюджетирования, казначейства и регламентированного учета на базе продуктов "1С". Документооборот компании был автоматизирован на другой платформе. Отсутствие интеграции между используемой системой электронного документооборота и учетными программами 1С приводили к необходимости ручного ввода контрагентов, договоров и платежных реквизитов в учетные системы НКО на базе 1С, а также не позволяли использовать систему электронного документооборота, применяемую в НКО, в качестве единой "точки входа" и хранилища документов. Также в НКО не применялись технологии подписания внутренних документов электронной подписью.

В 2019 году руководство НКО приняло решение о переходе на электронное делопроизводство и в качестве новой системы электронного документооборота был выбран продукт "1С:Документооборот 2.1" КОРП, как позволяющая настроить интеграцию с существующими учетными системами на базе 1С и обеспечить полную унификацию и единое хранилище всех документов компании в единой системе. За реализацией руководство НКО обратилось к своему давнему партнеру – компании "WiseAdvice-IT".

Уникальность и инновационность проекта

Обеспечена возможность одновременного редактирования несколькими пользователями текста вложенного файла в режиме онлайн непосредственно из системы "1С" без сохранения на локальный диск, при этом учитывается не только очередность окончания обработки рецензентом документа, но и очередность начала им согласования с учетом уже внесенных к этому моменту правок. Новый механизм "Подверсии" был полностью разработан с "нуля" специалистами компании "WiseAdvice-IT" на основании выставленных НКО требований и позволяет создавать не только очередные версии, но и промежуточные подверсии редактируемого файла, с фиксацией их очередности в хронологическом порядке, ФИО создавшего подверсию сотрудника, а также показывает, в какую версию или подверсию вносились правки конкретным согласующим. При этом возможен просмотр внесенных изменений и сравнение/объединение версий/подверсий файлов. Разработанный механизм позволил значительно сократить время обработки автором всех изменений, вносимых в редактируемый документ, при условии большого количества согласующих лиц.

Публикации о проекте

• Ссылка на описание проекта в справочнике "Внедрённые решения" на сайте 1С

Дополнительная информация к описанию проекта

1. Отклонение по срокам проекта произошло в связи с длительными выходными днями, связанными с Ковид.
2. Для реализации концепции "безбумажного делопроизводства" 7 справочников НСИ в "1С:Документооборот" были интегрированы с одноименными справочниками в "WA:Финансист" и "1С:Административно-хозяйственная деятельность банка":

Результаты проекта

• В системе ведут всю официальную деловую переписку от лица компании с внешними контрагентами:

• Учет поступающих документов от организаций и обращений от физических лиц.
• Учет исходящих документов, как ответных, так и инициативных.
• Разработаны и могут применяться шаблоны документов и файлов.
• Автоматизирован процесс работы с поступающими и отправляемыми документами: все они регистрируются и обрабатываются в системе в четком соответствии с настроенными маршрутами. Всего в системе настроено более 20 сложных маршрутов.

• В системе ведут весь внутренний документооборот между структурными подразделениями компании, а также все договорные документы.
• Учет организационно-распорядительных, информационно-справочных и других внутренних документов.
• Корпоративное управление (протоколы заседаний СД, ГОСУ, ВОСУ).
• Повседневная работа с обычными файлами.
• Все внутренние нормативные и распорядительные документы компании заверяют с помощью ЭП.

Система обеспечила пользователей удобными инструментами для работы в едином информационном пространстве, а также привела к росту эффективности управления такими бизнес-процессами, как:

• Управление мастер-данными (одна точка ввода ключевых справочников);
• Сканирование и штрихкодирование;
• Объединение документов в комплекты;
• Хранение и сравнение версий файлов;
• Контроль сроков исполнения документов и задач;
• Контроль исполнительской дисциплины.

Благодаря этому:

• Появилась возможность оперативного получения необходимой информации в полном объеме за счет консолидации всех документов компании в едином структурированном архиве;
• Существенно сократились сроки согласования документов в рамках существующих бизнес-процессов;
• Уменьшились рутинные транзакции, связанные с обработкой бумажных документов;
• Налажен мониторинг и контроль текущих бизнес-процессов и задач сотрудников.

Пример схемы бизнес-процесса обработки нетипового договора:

1С:Документооборот КОРП :
• Делопроизводство
• Учет и хранение документов
• Ведение номенклатуры дел
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет рабочего времени
• Учет договоров

Архитектура решения и масштаб проекта

В ходе проекта было автоматизировано 100 АРМ и следующие функциональные блоки:

• Договорные документы. Обеспечивает согласование, утверждение и хранение договорных документов;
• Делопроизводство. Обеспечивает учет, обработку и хранение входящих, исходящих, внутренних документов;
• Обмен данными. Дает возможность пользователям эффективно работать в одной программе, получая данные из другой конфигурации, переходя по гиперссылкам.
• НСИ и администрирование. Обеспечивает функционирование прочих модулей и разграничение прав доступа на объекты системы.

Настроены 9 типов процессов:

• Согласование
• Утверждение
• Регистрация
• Рассмотрение
• Исполнение
• Ознакомление
• Приглашение
• Составной процесс
• Комплексный процесс

Для каждого процесса используется своя схема работы, которая легко настраивается под специфику предприятия. При этом, для автоматизации сложной обработки документов для любой задачи управления предусмотрено использование комплексных процессов. Используется произвольный порядок выполнения этапов, установка условий, электронная подпись (ЭП) для виз согласования, утверждения и резолюций руководителя. Итого разработано 13 процессов.