![](/images/winner_logo.png)
![](/upload/iblock/a08/a08371f888a3428b1c9f5c33afa41e73.png)
- Документооборот (ECM)
![](/upload/iblock/133/133dee0c754874f2db3bfe169171cdf2.jpg)
Цели проекта
- Повышение прозрачности процессов закупочной деятельности и согласования внутренней документации.
- Снижение временных затрат на работу с документами: пока сотрудник перемещается между службами для согласования различных документов, затрачивается очень много времени.
- Снижение количества бумажных документов.
- Унификация работы с документами на предприятии: согласование документов по утвержденным цепочкам, назначение ответственных за работу с документами в каждом структурном подразделении.
- Контроль исполнительской дисциплины. Все поручения от Генерального директора заместителей и советников Генерального директора, выдаваемые на ежедневных оперативных совещаниях, контролируются в разрезе сроков и предметов поручений.
- Снижения "потерь" документов. Цифровизация бизнес-процессов взаимодействия отделов и филиалов.
Ситуация до внедрения
ФГУП "Главное военно-строительное управление №4" относится к комплексу предприятий Департамента строительства Министерства обороны Российской Федерации.
Приоритетными направлениями деятельности предприятия являются строительство объектов специального и производственного назначения, обеспечивающих оборону и безопасность государства, обустройство войск, жилищное строительство, строительство социальной инфраструктуры для Вооруженных сил Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, общественных объединений и организаций.
В состав предприятия входят 17 филиалов и обособленных подразделений.
Объекты строительства расположены практически на всей территории Российской Федерации – от Калининграда до Камчатки, от Новой земли до Дагестана.
Удаленность расположения подразделений предприятия способствовала их объединению в единую сети в виде системы электронного документооборота.
В 2011 году был приобретен ПП "1С:Документооборот 8 КОРП", однако внедрение не было выполнено. Более того, на предприятии до июля 2019 вообще не использовалась система электронного документооборота. С июля 2019 было организовано ведение регистрационных и учетных журналов в электронном виде в формате Microsoft Excel. А в сентябре 2019 года внедрена система электронного документооборота не на платформе "1С:Предприятие 8". Однако необходимого эффекта новая система не давала, и было принято решение внедрить программный продукт "1С:Документооборот 8 КОРП", у которого было несколько ключевых и решающих преимуществ: совместимость с другими программами "1С", широкая распространенность специалистов на рынке, возможность модифицировать функционал программы под конкретные требования предприятия, регулярные обновления и постоянная поддержка.
![](/upload/tmp/48e02d01fcae.png)
Уникальность и инновационность проекта
-
Масштаб и территориальная распределенность пользователей – новая система электронного документооборота объединила филиалы и пользователей, расположенных во многих регионах и часовых поясах Российской Федерации.
-
Переход от другого вендора – программный продукт "1С:Документооборот КОРП" успешно заменил используемую ранее СЭД стороннего вендора. Функциональные возможности, используемые подсистемы, гибкость адаптации и модификации позволили успешно провести замену программного продукта на пользу предприятия.
-
Быстрый результат – работа с корреспонденцией и организационно-распорядительной документацией стартовала спустя всего 1 месяц после старта проекта. Это позволило построить поэтапный переход всех пользователей на использование новой программы.
-
Масштабирование – уже в ходе проекта в состав управления было включено еще одно предприятие, ГВСУ №8, ставшее одним из филиалов. Особенности архитектуры "1С:Документооборот" позволили без дополнительных настроек наладить работу более 500 новых пользователей в системе электронного документооборота.
-
Работа в условиях коронавирусных ограничений – активная фаза внедрения частично выпала на март-апрель 2020 года, когда вводились ограничения на работу учреждение, а в регионе внедрения (Краснодарский край) даже на передвижение между населенными пунктами. Пришлось адаптироваться к новым условиям, менять структуру проекта, чтобы все ограничения не сказались на сроках и результатах.
-
Штамп ПЭП - Для подтверждения действий пользователей в программе был реализован автоматически накладываемый на файлы штамп простой электронной подписи (ПЭП), который впоследствии включил в себя не только информацию о подписании, но и о всех согласовавших конкретный документ лицах. Штамп накладывается автоматически на файлы форматов pdf, jpg, png. А также система автоматически преобразовывает шаблоны документов в формате docx и сохраняет версию со штампом в неизменяемом pdf-формате.
![](/upload/tmp/3f666d09f937.png)
Публикации о проекте
Дополнительная информация к описанию проекта
Результаты проекта
- Обработка входящих документов с использованием потокового сканирования, используя штрих-коды документов, увеличила скорость регистрации документа, что соответственно повлияло на объем обрабатываемых документов;
- Подготовка и обработка исходящих документов – документы проходят цикл согласования, утверждения и регистрации намного быстрее, чем те же процессы, которые проходят на бумажном носителе;
- Подготовка и обработка внутренних документов (приказов, распоряжений, служебных записок) – уменьшился поток документов (служебных записок) на бумажном носителе, все процессы (рассмотрение, исполнение) отображаются в системе электронного документооборота, облегчился поиск документов. Возможность ознакомить с распорядительными документами практически всех работников Предприятия.
- Визуализация штампа простой электронной подписи согласованных и подписанных документов;
- Контроль исполнения документов и поручений (на базе механизма Мероприятий) – процесс позволяет контролировать практически весь документооборот Предприятия, возможность выявить неэффективных работников;
- Подготовка, согласование и утверждение заявки на закупку материалов (оборудования) – процесс позволяет намного быстрее согласовать заявку и подготовить договор;
- Подготовка, согласование и утверждение технических заданий;
- Подготовка, согласование и утверждение проекта договора/дополнительного соглашения к договору;
- Учет Государственных контрактов (на базе механизма Проектов) – возможность видеть документацию, выбирая конкретный Государственный Контракт;
- Доработка интерфейса и функционала программного продукта для повышения комфортности работы в системе:
- Визы согласования и регистрационные номера для мероприятий;
- Проверка орфографии текста;
- Работа с файлами и папками файлов во внутренних документах;
- Модификация формы и функционала формы «Задачи мне».
- Более 35 тысяч входящих документов от 3,5 тысяч отправителей:
- 167 документов в день;
- 21 документ в час;
- 1 документ каждые 3 минуты;
- 40 тысяч исходящих документов, отправленных 3,5 тысячам адресатов:
- Подготовка, согласование и утверждение проекта договора/дополнительного соглашения к договору:
- 190 документов в день;
- 24 документа в час;
- 50 тысяч внутренних документов.
![](/upload/tmp/c88536acaf85.png)
-
1С:Документооборот КОРП
:
- Входящая и исходящая корреспонденция
- Поручения руководителей
- Мероприятия
- Приказы и Распоряжения
- Служебные записки
- Кадровые документы
- Договорная работа
- Учет гос. контрактов (проектов)
Архитектура решения и масштаб проекта
Проект реализован на базе конфигурации "1С:Документооборот КОРП" редакции 2.1, с осуществленными доработками согласно требованиям.
Доступ к программе осуществляется по средством тонкого клиента, web-клиента, при необходимых требования безопасности – через терминальный сервер для удаленных филиалов.
![](/upload/tmp/b4d6c88278cd.png)
Использованное дополнительное ПО, компьютерная техника и оборудование
- Потоковые сканеры для обработки пакетов документов;
- Принтеры этикеток (для целей штрихкодирования входящей документации);
- Active Directory (загрузка информации о новых пользователях);
- Яндекс. Спеллер и html-редактор на основании TinyMCE (настройка проверки орфографии);
- Средство удаленного доступа Континент АП
![](/upload/iblock/702/7029f482f48e81e2325aac953f8199f6.jpg)
![](/upload/iblock/74d/74d69c2a8862a1238f0304523951ed65.png)
![](/upload/iblock/408/408bbe7b8df34f23ff3fcf2cf79cd6fb.jpg)
![](/upload/iblock/676/67620e9a03a8480fa3479ebaae09bf54.png)
![](/upload/iblock/782/782e2e5f52cec994dd4f492087696569.png)
![](/upload/iblock/7a7/7a7958be58113c4fe36915df7cca34bc.png)
![](/upload/iblock/482/482a8206bbe1bf8185c3982df115cfa7.png)
![](/upload/iblock/1bd/1bd0e5166124732920e8153b8bd294f5.png)
![](/upload/iblock/04f/04ff9b4da0fb4123abf162d284429a54.jpg)
![](/upload/iblock/78a/78aefe64a7aa78dbc33b7e8bce43254e.jpg)
![](/upload/iblock/259/259e09de41f37c80f37be73bdd0fce77.jpg)
![](/upload/iblock/9ac/9ac4ad206c8e18c2712e9220abc7b8cb.png)
![](/upload/iblock/3cd/3cd997194b3e0b89d183c93b0d798d96.jpg)
![](/upload/iblock/991/9913e89af8f8dc09990089ce93ad8c9b.png)
![](/upload/iblock/391/3913bd19fcacc20e876e804032571b1f.jpg)
![](/upload/iblock/e49/e499624cb7cb5ead5f7d01787ad71371.jpg)
![](/upload/iblock/c8c/c8c675c16924defac65b645868e1a521.png)
![](/upload/iblock/576/57641c195832b61e93170c759a68c3b5.png)
![](/upload/iblock/47a/47aaafccfddbba05edc07fb85bc4e224.png)
![](/upload/iblock/313/31394f8c86420c65d7cd49d5d1628ae5.png)
![](/upload/iblock/da5/da50cd3963de9dbf9fadfbe02f375750.png)
![](/upload/iblock/d73/d738b8457025912fcea4c980ac494cf6.jpg)
![](/upload/iblock/fd6/fd6ff3bca9061c4fbe30ecfe78809c3f.png)
![](/upload/iblock/d15/d15ac90e2a127f155e3ec26403e8cee3.png)
![](/upload/iblock/115/1159101054a9f91dfa19e6397b7cd0ec.png)
![](/upload/iblock/9aa/9aa2b16340ab7fef1eb3f42d67115e0a.png)
![](/upload/iblock/6af/6afb0ead1c998164e5473aab9ad41300.png)
![](/upload/iblock/5fa/5fa19d8ff5262af4a9bf53111cf34055.png)
![](/upload/iblock/841/84162a7b6ca608308e06f10ea9bd8a3c.png)
![](/upload/iblock/56e/56e260e39771d89db2bd8243d8d516d7.jpg)
![](/upload/iblock/c6d/c6d5fe0e00d8ed41f10353e3512bffd8.jpg)
![](/upload/iblock/c69/c69adadca3d06bea7778551427b69b2b.png)
![](/upload/iblock/254/254665df7f2e53df56f03fda0a79c838.jpg)
![](/upload/iblock/3ea/3ea8b979b9b1b079a5b50f9a85dfda2c.png)
![](/upload/iblock/6e2/6e24da110e78f5dfc3561836e1d74914.png)
![](/upload/iblock/78e/78ef4e8fec11f4eb080f2a15d1598a3f.jpg)
![](/upload/iblock/f8b/f8b1fa279ad5727fc3193579a9fc3846.png)
![](/upload/iblock/691/6910736597f53f4deea2d13c315bbca8.jpg)
![](/upload/iblock/9b3/9b378daa5bdc96c4eeb8caa9ae5db112.png)
![](/upload/iblock/41d/41d36d3ff35927705020369a98aa9e88.png)
![](/upload/iblock/078/078db15986e80024dfd73af37ade052d.jpg)
![](/upload/iblock/cf0/cf096341be66436805a3cf691f68d569.png)
![](/upload/iblock/2d4/2d4a7930ac0c867f83f644ee34201a4d.jpg)
![](/upload/iblock/fe1/fe13528cc36b3358dd85035fea66b248.jpg)
![](/upload/iblock/533/533c7bc7b98fa52f253fe3249625ebd5.jpg)
![](/upload/iblock/f9b/f9b04a31f7bf690a96bbff6721bec00f.png)
![](/upload/iblock/d57/0ik2rm8d7acj64rgcrs13jk4jgpt30ow.png)
![](/upload/iblock/110/110e8861fd966041d7a2bdf39428ec9d.png)
![](/upload/iblock/6da/6da9381a277dd65a7bc63458338ab87e.jpg)
![](/upload/iblock/ce1/ce1e10177bd625497b56c75af5f955d7.png)