Цели проекта

Ситуация до внедрения

ФГУП "Главное военно-строительное управление №4" относится к комплексу предприятий Департамента строительства Министерства обороны Российской Федерации.

Приоритетными направлениями деятельности предприятия являются строительство объектов специального и производственного назначения, обеспечивающих оборону и безопасность государства, обустройство войск, жилищное строительство, строительство социальной инфраструктуры для Вооруженных сил Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, общественных объединений и организаций.

В состав предприятия входят 17 филиалов и обособленных подразделений.

Объекты строительства расположены практически на всей территории Российской Федерации – от Калининграда до Камчатки, от Новой земли до Дагестана.

Удаленность расположения подразделений предприятия способствовала их объединению в единую сети в виде системы электронного документооборота.

В 2011 году был приобретен ПП "1С:Документооборот 8 КОРП", однако внедрение не было выполнено. Более того, на предприятии до июля 2019 вообще не использовалась система электронного документооборота. С июля 2019 было организовано ведение регистрационных и учетных журналов в электронном виде в формате Microsoft Excel. А в сентябре 2019 года внедрена система электронного документооборота не на платформе "1С:Предприятие 8". Однако необходимого эффекта новая система не давала, и было принято решение внедрить программный продукт "1С:Документооборот 8 КОРП", у которого было несколько ключевых и решающих преимуществ: совместимость с другими программами "1С", широкая распространенность специалистов на рынке, возможность модифицировать функционал программы под конкретные требования предприятия, регулярные обновления и постоянная поддержка.

Уникальность и инновационность проекта

• Масштаб и территориальная распределенность пользователей – новая система электронного документооборота объединила филиалы и пользователей, расположенных во многих регионах и часовых поясах Российской Федерации.

• Переход от другого вендора – программный продукт "1С:Документооборот КОРП" успешно заменил используемую ранее СЭД стороннего вендора. Функциональные возможности, используемые подсистемы, гибкость адаптации и модификации позволили успешно провести замену программного продукта на пользу предприятия.

• Быстрый результат – работа с корреспонденцией и организационно-распорядительной документацией стартовала спустя всего 1 месяц после старта проекта. Это позволило построить поэтапный переход всех пользователей на использование новой программы.

• Масштабирование – уже в ходе проекта в состав управления было включено еще одно предприятие, ГВСУ №8, ставшее одним из филиалов. Особенности архитектуры "1С:Документооборот" позволили без дополнительных настроек наладить работу более 500 новых пользователей в системе электронного документооборота.

• Работа в условиях коронавирусных ограничений – активная фаза внедрения частично выпала на март-апрель 2020 года, когда вводились ограничения на работу учреждение, а в регионе внедрения (Краснодарский край) даже на передвижение между населенными пунктами. Пришлось адаптироваться к новым условиям, менять структуру проекта, чтобы все ограничения не сказались на сроках и результатах.

• Штамп ПЭП - Для подтверждения действий пользователей в программе был реализован автоматически накладываемый на файлы штамп простой электронной подписи (ПЭП), который впоследствии включил в себя не только информацию о подписании, но и о всех согласовавших конкретный документ лицах. Штамп накладывается автоматически на файлы форматов pdf, jpg, png. А также система автоматически преобразовывает шаблоны документов в формате docx и сохраняет версию со штампом в неизменяемом pdf-формате.

Публикации о проекте

• Внедрение "1С:Документооборот КОРП" в ФГУП "Главное Военно-Строительное Управление № 4"

Дополнительная информация к описанию проекта

Результаты проекта

1С:Документооборот КОРП :
• Входящая и исходящая корреспонденция
• Поручения руководителей
• Мероприятия
• Приказы и Распоряжения
• Служебные записки
• Кадровые документы
• Договорная работа
• Учет гос. контрактов (проектов)

Архитектура решения и масштаб проекта

Проект реализован на базе конфигурации "1С:Документооборот КОРП" редакции 2.1, с осуществленными доработками согласно требованиям.

Доступ к программе осуществляется по средством тонкого клиента, web-клиента, при необходимых требования безопасности – через терминальный сервер для удаленных филиалов.

Использованное дополнительное ПО, компьютерная техника и оборудование