Цели проекта

Решение о создании Единой Автоматизированной Системы Закупок (далее - ЕАСЗ) было принято в связи с необходимостью унификации бизнес-процессов закупочной деятельности АО "ТГК-16".

Создание ЕАСЗ преследовало цель обеспечить оптимизацию и автоматизацию процессов закупочной деятельности компании, начиная от формирования строк закупок с последующим формированием и согласованием закупочной документации, подведением итогов закупочных процедур и заканчивая процессом согласования и заключения договоров.

Ситуация до внедрения

АО "ТГК-16" – генерирующая компания в составе Группы компаний "ТАИФ". В имущественный комплекс энергопредприятия входят Казанская ТЭЦ-3 и Нижнекамская ТЭЦ (ПТК-1), основным предназначением которых является энергообеспечение крупных промышленных узлов нефтегазохимического комплекса Республики Татарстан и жилых микрорайонов на территории городов Казани и Нижнекамска.

До внедрения программного продукта "1С:ERP. Управление холдингом" ситуация с закупками характеризовалась следующим образом:

• трудоемкий процесс консолидации вручную строк плана закупок в единый документ для согласования в АО "ТГК-16";
• большое количество внеплановых корректировок строк плана закупок, которые приводили к усложнению контроля исполнения ГПЗ;
• риск заполнения строк планаа закупок ошибочными данными;
• ошибки при ручном формировании закупочной документации, связанные с выбором закупочной комиссии, шаблонов документации и т.д.;
• долгий процесс согласования закупочной документации;
• ошибки при ручном формировании протоколов, связанные с расчетом оценочных критериев;
• усложненный контроль за сроками формирования, согласования протоколов, размещения документов в ЕИС и соблюдением сроков договоров в соответствии с 223-ФЗ;
• трудоемкий процесс формирования необходимой отчетности.

Уникальность и инновационность проекта

В связи со спецификой решаемых задач и особенностями предприятия, разрабатываемая система должна обладать рядом отраслевых и индивидуальных требований, в том числе она содержит:

• механизм подписания с помощью УКЭП закупочной документации и присоединенных файлов при согласовании документации в зависимости от настроек этапа маршрута согласования;
• механизм универсального хранилища шаблонов для автоматического формирования закупочной документации и протоколов заседания закупочной комиссии в зависимости от способов выбора поставщика;
• возможность интеграции с локальной системой кадрового учета и расчета зарплаты для получения информации о замещающих лицах для согласования закупочной документации на время отсутствия того или иного сотрудника;
• функционал по проведению многолотовых процедур на электронной торговой площадке «Onlinecontract» на основе одной строки годового плана закупок.

Публикации о проекте

• АО "ТГК-16" приняло участие в бизнес-форуме "1С:ERP 2020"
• Создание Единой автоматизированной системы закупок (ЕАСЗ) на базе "1С:ERP.Управление холдингом" в АО "ТГК-16"
• ТГК-16 приступила к созданию Единой автоматизированной системы закупок

• Внедрение "1С:ERP. Управление холдингом" в АО "ТГК-16"

Дополнительная информация к описанию проекта

Планами дальнейшего развития системы предусматривается разработка и запуск функционального блока по планированию потребностей.

Кроме того, планируется внедрить:

• мобильное приложение для удаленного согласования закупочной документации и договоров;
• аналитическую панель для руководства Общества;
• модуль интеграции с ЕИС и ЭТ.

Результаты проекта

Результатом реализации данного проекта по разработке и внедрению Единой автоматизированной системы управления закупочной деятельностью стало введение в промышленную эксплуатацию функциональных блоков, обеспечивающих формирование и согласование закупочной документации и договоров для осуществления закупок в соответствии с требованиями действующего законодательства. Благодаря выполненному внедрению было создано единое информационное пространство планирования и проведения закупочных процедур, осуществления мониторинга и контроля процессов управления закупками в полном соответствии с требованиями 223-ФЗ "О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц" от 18.07.2011 г.

Единая автоматизированная система закупок создана на базе конфигурации "1С:ERP. Управление холдингом".

Следует отметить следующие важные результаты проекта:

• Настроено разграничение прав доступа участников закупочных процедур к системе в соответствии с их ролями.
• Создано универсальное хранилище шаблонов для автоматического формирования закупочной документации и протоколов заседания закупочной комиссии в зависимости от способов проведения закупочных процедур.
• Согласование плана закупок и закупочной документации теперь осуществляется в электронном виде. Таким образом удалось добиться сокращения сроков подготовки и согласования полного пакета закупочной документации.
• Настроены маршруты согласования в зависимости от различных параметров закупок. Выбор маршрута зависит от величины начальной максимальной цены, от того, является ли закупка плановой, выполняется ли по типовому договору, от инициаторов закупки, от организатора закупок.
• Интеграция "1С:ERP. Управление холдингом" с системой "1С:Зарплата и управление персоналом" позволила настроить автоматическое замещение отсутствующих согласованных лиц. Это обеспечило оперативность и своевременность согласования документов.
• В системе реализована возможность организации многолотовых процедур на электронной торговой площадке "Onlinecontract" на основе одной строки годового плана закупок, благодаря которому появилась возможность в рамках одной строки годового плана закупок группировать номенклатуры схожих товарных групп в один лот, тем самым разбивая строку на разные лоты и по результатам проведённых закупок заключать либо единый договор с одним поставщиком на поставку разного количества лотов, либо несколько договоров с разными поставщиками по разным лотам Это позволило сократить количество и объём закупочных документов.
• Были автоматизированы специализированные процессы формирования и согласования договоров и дополнительных соглашений, банковских гарантий, протоколов уклонения и перевыбора, а также протоколов расторжения договоров.

1С:ERP. Управление холдингом :
• Управление закупками
• Планирование закупок
• Подготовка закупочной процедуры
• Подведение итогов закупочной процедуры

Архитектура решения и масштаб проекта

При выборе программного продукта, положенного в основу ЕАСЗ, и поставщика услуг, АО "ТГК-16" добивалось соблюдения следующих критериев:

• система должна обеспечить покрытие функциональных требований бизнеса;
• должна быть обеспечена высокая скорость внедрения;
• необходимо обеспечить интеграцию целевой системы в существующий ИТ-ландшафт; Общества, основу которого составляют решения на платформе "1С:Предприятие 8";
• должна существовать возможность развития и поддержки системы собственным ИТ-штатом;
• компания-интегратор должна обладать опытом разработки и внедрения успешно; работающих решений в компаниях со схожей спецификой.

В конечном итоге для реализации поставленной задачи – создание единой системы для автоматизации закупочной деятельности АО "ТГК-16", было выбрано решение на платформе "1С:Предприятие 8" – "1С:ERP. Управление холдингом", объединяющее в едином продукте автоматизацию управления эффективностью группы компаний (CPM) и управления ресурсами предприятия (ERP).

Единая автоматизированная система управления закупками охватывает все подразделения компании, доступ к системе получили 400 пользователей. Выполнена интеграция "1С:ERP. Управление холдингом" с решениями "1С:Управление производственным предприятием", "1С:Зарплата и управление персоналом" и другими информационными системами компании.

• формирование и согласование позиций плана закупок;
• формирование программы закупок.

2. Подготовка к проведению закупочных процедур:

• настройка процесса выбора поставщика по заданным критериям;
• формирование и согласование закупочной документации;
• автоматическое формирование печатных форм документации.

3. Подведение итогов закупочных процедур:

• анализ предложений участников закупочной документации с использованием автоматического расчета оценочных критериев;
• формирование и согласование протоколов по результатам проведения закупочных процедур в соответствии с требованиями положения о закупках ТРУ Общества.

• формирование и согласование договоров и дополнительных соглашений;
• автоматизированы специализированные процессы формирования и согласования банковских гарантий;
• формирование и согласование протоколов уклонения и перевыбора победителя;
• формирование и согласование протоколов расторжения договора.