Цели проекта

• Стандартизация процессов кадрового учета, расчета заработной платы, HR-процессов, охраны труда, табельного учета
• Ведение учета в единой системе на базе "1С:Зарплата и управление персоналом КОРП", ред. 3.1, с отказом от различных исторических систем ведения учета
• Снижение трудозатрат конечных пользователей системы
• Обеспечение полноты данных в системе
• Снижение объема бумажного документооборота по бизнес-процессам предприятия
• Построение единой сквозной цепочки управления табельным документооборотом
• Снижение сроков предоставления информации в кадровую службу и бухгалтерию
• Снижение сроков предоставления услуг сотрудникам предприятия в части отпусков, отгулов, больничных и т.д.

Ситуация до внедрения

"Уральский завод гражданской авиации" – авиапромышленное предприятие. Специализируется на разработке, производстве, испытаниях, ремонте и обслуживании авиационной техники, деталей, узлов и агрегатов.

Сложность проекта заключалась в следующем:

• Высокий уровень бюрократизации на предприятии;
• Низкая компьютерная грамотность и консерватизм пользователей;
• Отсутствие компетенций по историческим системам и поддержки со стороны поставщика системы кадрового учета стороннего разработчика;
• Большое количество пользователей (>400);
• Территориальное распределение пользователей;
• Большой объем исторических данных (вся кадровая история предприятия переносилась кадровыми документами и составила более 60 тысяч различных документов).
• Большой объем нормализуемых данных: более 70 различных графиков работ, более 250 видов начислений и удержаний
• Жесткие требования к ограничению прав различным группам пользователей от внутренней службы HR
• Сложность маршрутизации документов (в зависимости от территориальной расположенности).

Уникальность и инновационность проекта

Охвачены и автоматизированы следующие блоки: Расчет зарплаты, Кадровый учет, Воинский учет, Аттестация и обучение персонала, Штатное расписание, Регламентированная отчетность, Охрана труда и медосмотры, Управление ФОТ. Сложная миграция кадровых и персональных данных из исторических систем с 80-х годов до наших дней. Интеграция между двумя системами (1С:ЗУП и 1С:Документооборот) и подготовка к интеграции с системами MDM, ERP, IDM, PDM. 1С:Документооборот внедрялся и развивался параллельно с внедрением 1С:ЗУП.

Результаты проекта

• Внедрение 1С:ЗУП КОРП позволило отказаться от множества исторических систем и избыточных бизнес-процессов, объединив все процессы в одной программе;
• Сокращено время оформления и согласования документов, обработки кадровых документов, табелей и расчета зарплаты;
• Повышена эффективность сотрудников отдела кадров:
• 2019 год: 190 документов в месяц и 532 обслуживаемых сотрудников на 1 сотрудника отдела кадров,
• 2021 год: 250 документов в месяц и 748 обслуживаемых сотрудников на 1 сотрудника отдела кадров;
• Реализация функционала табельного учета позволила обрабатывать больше запросов, не увеличивая штат отдела кадров, за счет формирования института ответственных за табельный учет и правильного распределения обязанностей между службами;
• Переход на цифровой документооборот: основная часть документов кадрового учета оформляется и согласовывается в электронном виде, без дублирования на бумаге (кроме тех, где нужны «синие» подписи);
• Сведены к минимуму ошибки при оформлении кадровых документов, расчетов, удержаний и выплаты зарплаты.

1С:Зарплата и управление персоналом КОРП :
• Штатное расписание
• Воинский учет
• Зарплата
• Обучение и аттестация
• Охрана труда
• Налоги и взносы
• Отчетность и справки
• Кадры

1С:Документооборот КОРП :
• Согласование внутренних документов

Архитектура решения и масштаб проекта

Количество охваченных пользователей >400 человек. Численность: >5000 сотрудников Предприятия на 20 площадках в 8 городах.

Был проведен аудит бизнес-процессов блока управления персоналом и мероприятия по их оптимизации.
Перенесены и выверены исторические данные из различных систем в единую систему 1С:ЗУП КОРП, ред. 3.1. На предприятии использовались: 1С:ЗУП, ред. 2.5 – для расчета заработной платы и система стороннего разработчика – для ведения кадрового учета и работы с персоналом.

Доработаны справочники и документы программы под требования Заказчика, например, Справочник «Штатное расписание» - была добавлена возможность напрямую из справочника видеть, какие сотрудники занимают выбранную ставку. Также добавлена возможность посмотреть штатное расписание и штатную расстановку на конкретную указанную дату.

Запущен блок кадрового и табельного учета, в т.ч. разработаны документы ведения табельного учета и маршрутизация к ним: график отпусков, заявка на перенос отпуска, заявка на отпуск, заявка на отсутствие, приказ на совмещение должностей, приказ на отмену совмещения, приказ об изменении режима работы, командировках, работа в выходные и праздники, сверхурочная работа, простой сотрудников, отражение нерабочих дней. Все документы оформляются и согласовываются в электронном виде в СЭД, затем выгружаются в 1С:ЗУП для дальнейшего отражения в учете и расчета выплат.

Разработаны и реализованы механизмы расчета фактического ФОТ в разрезе типов начислений, подразделений в различных нетиповых группировках, категорий должностей. В отчет выводится информация о среднесписочной численности, о средней зарплате, о количестве отработанных часов, о количестве совместителей, о количестве сотрудников, работающих по договору ГПХ.

Автоматизирован блок управления обучениями и аттестациями: разработаны документы подачи заявок на включение в план обучения и аттестаций, маршруты согласования к ним, процесс автоматического назначения ответственного за обучение и аттестацию сотрудника в зависимости от вида обучения, подразделения и территориального расположения, процесс автоматического формирования плана обучения, на основании поданных заявок на обучение, процесс оформления ученических договоров и расчет обязательств по ним.

Разработан полностью новый документ «Приказ о смене разряда/допуске к самостоятельной работе», который позволяет отразить смену квалификационного разряда рабочих, получение смежных профессий, допуск сотрудника к самостоятельному выполнению определенных операций и срок допуска к ним, автоматически создавать документы изменения разряда и оплаты сотрудников, для дальнейшего расчета зарплаты и отражения данных в регламентированной отчетности. Все введенные данные отражаются в личной карточке сотрудника.

Внедрен механизм получения и отправки электронных больничных, реестров прямых выплат напрямую из 1С:ЗУП КОРП, исключив использование сторонних сервисов.

Запущен блок управления расчетами зарплаты: доработаны документы выплаты зарплаты, разработаны отчеты по расчету средней зарплаты сотрудника в различных разрезах, отчеты по расчету доли распределения по проектам (способам отражения) каждого вида начисления.

Внедрены процессы ведения медицинских осмотров сотрудников, разработаны формы отчетности для сдачи в контролирующие органы.

В рамках автоматизации взаимодействия сотрудников предприятия и служб управления персоналом была реализована двусторонняя интеграция с 1С:Документооборот, благодаря чему удалось разделить функционал и предоставлять кадровые услуги конечному пользователю без доступа в кадровую систему.

Схемы бизнес-процессов, разработанные в ходе данного проекта, приложены к презентации.