Цели проекта

Цели проекта: создание единого защищенного хранилища документов и файлов на базе программного продукта "1С:Документооборот", ред. 3.0 (далее – 1С:ДО) для обеспечения удобной коммуникации и файлообмена между сотрудниками разных отделов Заказчика.

Задачи проекта:

1. Отказ от двойного ввода данных в различных системах для экономии времени сотрудников.
2. Замена текущей системы хранения файлов в общедоступном хранилище на сервере без связи с карточкой "договоры/сделки".
3. Внедрение программного продукта, который в последствие может использоваться при создании "Личного кабинета контрагента".

Ситуация до внедрения

Лизинговая компания "ЧелИндЛизинг" является дочерней компанией ПАО "ЧЕЛИНДБАНК", одного из крупнейших банков Уральского региона. Компания "ЧелИндЛизинг" представляет собой структуру, специализирующуюся в области лизинга следующих объектов: коммерческой, промышленной и складкой недвижимости; легкового, грузового и пассажирского автотранспорта; строительной техники, погрузчиков и складского оборудования; технологических линий; возвратного лизинга; прочего оборудования, такого как: деревообрабатывающего, энергетического, полиграфического; телекоммуникационного; машиностроительного; технологического оборудования; оборудования для пищевой промышленности.

На момент начала проекта по внедрению "1С:Документооборот", ред. 3.0 в ООО "ЧЕЛИНДЛИЗИНГ" ситуация в области документооборота и управления файлами характеризовалась следующими ключевыми проблемами:

1. Отсутствие интеграции между системами. Не было автоматизированного обмена данными между используемыми системами (CRM-система, "1С:Бухгалтерия", "1С:Зарплата и управление персоналом"). Это приводило к необходимости ручного переноса информации, дублированию ввода данных и повышенному риску ошибок.
2. Разрозненное хранение документов. Файлы хранились в общедоступных сетевых папках на сервере, без связи с карточками договоров или сделок. Это усложняло поиск, контроль версий и обеспечение актуальности документов.
3. Отсутствие единой системы документооборота. Не было централизованной платформы для управления процессами согласования, хранения и контроля документов. Это затрудняло координацию между отделами и снижало прозрачность бизнес-процессов.
4. Ручная обработка документов. Сотрудникам приходилось вручную загружать, переименовывать и распределять файлы, что занимало значительное время и снижало эффективность работы.
5. Неструктурированный доступ к документам. Отсутствовала единая иерархия хранения документов, не было разграничения прав доступа в соответствии с должностными обязанностями сотрудников, что создавало риски утечки конфиденциальной информации.

Уникальность и инновационность проекта

• Высокие требования к безопасности системы (по всем функциональным требованиям необходимо согласование со службой безопасности).
• Проект выполнялся по "водопадной" модели внедрения. Требования к Системе, определенные в Техническом задании, прорабатываются и уточняются на каждом этапе проекта. Уточненные требования фиксируются в Проектной документации соответствующих этапов. При этом требования, утвержденные на более поздних Этапах проекта, имеют более высокий приоритет над требованиями, утвержденными ранее.
• Проект выполнялся совместными усилиями Сторон, а успешное завершение Проекта возможно только при своевременном и качественном выполнении своих рабочих задач Проекта каждой из Сторон.
• Проект выполнялся в пределах требований, предъявляемых Техническим заданием по Договору и утвержденной в рамках этапов Проектной документации. Выход за рамки данных требований являлся Изменением в проекте и мог привести к изменениям сроков и/или стоимости выполнения работ.

Публикации о проекте

• Описание проекта в справочнике "Внедренные решения" на сайте "1С"

Результаты проекта

1. Автоматизация ввода контрагентов: внедрение интеграции с CRM-системой позволило автоматизировать процесс создания контрагентов в 1С:ДО. Теперь контрагенты добавляются с помощью команды "Создать контрагента" из CRM-системы.
2. Автоматическая загрузка нормативно-справочной информации: основные справочники, такие как организации, подразделения, физические лица и другие, теперь автоматически загружаются из 1С:ЗУП в 1С:ДО. При изменении данных в 1С:ЗУП они обновляются в 1С:ДО, что устраняет необходимость ручного ввода и минимизирует ошибки, связанные с человеческим фактором.
3. Оптимизация работы с документами: доработка документа "Комплект контрагента" в 1С:ДО позволяет на новой доработанной вкладке видеть иерархию всех документов контрагента, его ролей файлов и самих файлов, в привычном виде для пользователей. Кроме того, на новой вкладке документы отображаются для пользователей в соответствии с их правами доступа. Документ "Комплект контрагента" создается автоматически, при выгрузке контрагента из системы CRM-системой. При выгрузке из "1С:Бухгалтерии" договоров лизинга, поставки, дополнительных соглашений к договорам и остальных сопутствующих документов — происходит автоматическое структурирование этими документами новой доработанной вкладки в документе "Комплект контрагента" по заранее заданной иерархии. Это позволяет выгруженные автоматически, средствами интеграции, документы и созданные пользователями вручную документы, по одному контрагенту, хранить в виде единого комплекта документов, что объединяет все юридические и сопутствующие документы контрагента в одном документе, и упрощает их хранение и делает работу с документами более структурированной и привычной для пользователей.
4. Упрощение наименования загружаемых файлов: функция автоматического присвоения наименований загружаемым файлам в 1С:ДО значительно упрощает их идентификацию пользователями и сокращает количество ручных операций по внесению наименований на 95%.
5. Упорядочение согласования договоров: в дальнейшем выгруженные договоры и сопутствующие документы смогут согласовываться через 1С:ДО и по почте, что улучшит организацию бизнес-процессов компании и структурирует поток задач.

Внедренные программные продукты

1С:Документооборот КОРП

Архитектура решения и масштаб проекта

Единое защищенное хранилище документов и файлов построено на базе программного продукта "1С:Документооборот", ред. 3.0. Автоматизированы функции:

1. Делопроизводство.
2. Учет и хранение документов.
3. Ведение номенклатуры дел.
4. Учет договоров.

В рамках проекта проведены следующие работы.

Работа с обязательными документами по сделке в рамках договора лизинга:

1. Обследование требований и концептуальное проектирование архитектуры системы в рамках БП "Работа с договорами лизинга".
2. Моделирование процессов и настройка прототипа системы.
3. Реализация интеграции общих справочников "1С:Зарплата и управление персоналом" (организации, подразделения, должности, сотрудники).
4. Реализация интеграции данных о контрагентах.
5. Реализация интеграции данных о договорах и сделках. Доработаны правила интеграции для объектов договор лизинга, договор поставки, дополнительные соглашения к договору лизинга, дополнительные соглашения к договору поставки, дополнительное обеспечение, передача прав требования (цессия), выкуп имущества. Доработаны правила интеграции в части передачи 33 печатных форм, формируемых на стороне "1С:Бухгалтерия" и передаваемых в 1С:ДО.
6. Реализация передачи информации по договорам из 1С:ДО в "1С:Бухгалтерия".
7. Изменен порядок направления документов из "1С:Бухгалтерия" в 1С:ДО — на ранее доработанных заказчиком формах вывода печатных форм добавлена команда "Направить в ДО", которая запускает процесс передачи данных в 1С:ДО — на стороне 1С:ДО создается документ с приложенной печатной формой. Для работы с командой "Направить в ДО" создана роль, которая регулирует видимость и доступность команды для пользователей.
8. Подготовка ИТ-специалистов и рабочей базы система к запуску в ОПЭ.

Работа с необязательными документами в рамках договора лизинга:

1. Обследование требований и концептуальное проектирование архитектуры системы.
2. Моделирование процессов и настройка прототипа системы.
3. Реализация интеграции данных о договорах и сделках.
4. Реализация передачи информации по договорам из 1С:ДО в "1С:Бухгалтерия".

Доработка иерархичного отображения документов контрагента в новой вкладке документа "Комплект контрагента":

1. Реализована доработка формы справочника "Виды документов" в 1С:ДО для управления настройкой отображения новой вкладки "Документы контрагента" в документе.
2. Реализована доработка формы справочника "Документы предприятия" — добавлена новая вкладка "Документы контрагента", реализованы команды управления документами и файлами на новой вкладке.
3. Реализована доработка иерархичной структуры отображения документов — добавлены новые "Папки" и места хранения документов, которые будут образовываться в ходе работы с контрагентом. Каждому документу и файлу задано свое место в иерархии. Часть наименований документов, располагающихся на новой вкладке в иерархии скрыта, по требованию заказчика, для более схожей структуры отображения документов и файлов к текущему применяемому функционалу.
4. Доработка новой вкладки и отображения в ней документов и файлов реализовано в соответствии с штатными разрезами прав доступа, сотрудники, которые имеют доступ на все документы вкладки — видят все документы, сотрудники, доступ к документам которых ограничен — на вкладке видят только доступные им документы по заранее настроенным правам доступа.

Настройка ролевой матрицы для всех созданных в 1С:ДО видов документов в соответствии с утвержденной матрицей заказчиком. Реализованы настройки прав доступа на чтение и редактирование документов по БП "Работа с договором лизинга". По всем видам документа внесены настройки доступа пользователей по рабочим группам и подразделениям, что позволяет ограничить доступ к учредительным документам и персональным данным контрагентов.

Схема архитектуры