Цели проекта

Основной целью проекта являлся переход с системы 1С:Документооборот 8 КОРП редакции 2.1 на редакцию 3.0 с использованием типовых механизмов системы. Проект был направлен на достижение следующих бизнес-целей:

• Снятие технических ограничений версии 2.1, препятствующих полноценному внедрению юридически значимого ЭДО и работе с машиночитаемыми доверенностями (МЧД).
• Снижение трудозатрат на сопровождение системы за счет отказа от избыточных доработок и возврата к типовой архитектуре.
• Обеспечение возможности развития системы стандартными средствами "из коробки".

Ситуация до внедрения

С 2019 года компания масштабировала систему 1С:Документооборот, ред. 2.1 на внутренние компании и компании-партнеры, объединив в едином цифровом пространстве 1500 пользователей. Однако со временем система, которая ранее служила надежным фундаментом, начала сдерживать дальнейшее развитие бизнес-процессов.

Взгляд со стороны бизнеса

Одной из ключевых проблем стала нестандартная структура хранения договоров. В версии 2.1 была реализована практика, при которой все дополнительные соглашения и приложения согласовывались и хранились в одной карточке основного договора. Для системы это выглядело удобным решением, поскольку 1С:Документооборот выступал мастер-системой справочников "Договоры" и "Контрагенты".

Однако ситуация изменилась, когда компания начала переходить на юридически значимый электронный документооборот. Сервисы ЭДО и современные системы финансового учёта требуют, чтобы каждый документ имел собственную регистрационную карточку. Существующая структура хранения стала препятствием для развития электронного документооборота.

Дополнительным вызовом стали новые требования к работе с машиночитаемыми доверенностями (МЧД). В версии 2.1 функциональность была ограниченной:

• работа с МЧД была доступна только администраторам;
• отсутствовали полноценные процессы согласования и подписания доверенностей.

В целом компания понимала, что существующая версия системы уже исчерпала потенциал для дальнейшего развития. Новые доработки лишь увеличивали сложность системы и затрудняли её обновление, что не позволяло своевременно получать изменения и улучшения от вендора.

Пользователи также регулярно сталкивались с техническими ограничениями системы:

• документы обрабатывались медленно — комплексные процессы были настроены только для согласования договорных документов, а обработка остальных запускалась вручную;
• отсутствовала возможность открыть список внутренних документов дважды, чтобы параллельно работать с документами разных видов;
• из-за значительных доработок возникали технические ограничения, например невозможность корректно отправить задачу на подписание договорного документа электронной подписью;
• пользователи регулярно отмечали медленную работу системы.

Кроме того, компания приняла решение о реинжиниринге договорной работы, включая изменение подхода к согласованию договоров. Это означало необходимость фактически заново внедрить соответствующий функциональный блок в системе.

Взгляд со стороны ИТ-команды

Ситуацию усложняли и технические особенности текущего решения.

Конфигурация была значительно перегружена доработками, выполненными непосредственно в основной конфигурации. В результате ИТ-команда тратила большую часть времени на поддержание работоспособности системы, а не на развитие функциональности. Обновление системы от вендора удавалось проводить не чаще чем раз в полтора года.

Дополнительной проблемой стала архитектура интеграций. 1С:Документооборот выступал мастер-системой, а обмен с другими системами осуществлялся через COM-соединения, при этом правила обмена были реализованы на стороне ДО. Со временем такие интеграции устарели и требовали всё больше усилий для сопровождения. Возникла потребность перейти к более современной архитектуре интеграций с использованием шины данных.

Когда вендор объявил о предстоящем прекращении поддержки версии 1С:Документооборот 2.1, стало окончательно ясно: оставаться на старой платформе — значит не только не соответствовать ожиданиям пользователей, но и подвергать бизнес-процессы дополнительным рискам.

Все эти факторы сформировали чёткое понимание: лучшего момента для перехода на редакцию 3.0 не будет.

Уникальность и инновационность проекта

Для устранения накопленных архитектурных ограничений предыдущей версии системы и достижения целей проекта сбор требований и проектирование решения были выполнены с нуля.

Основной задачей стало формирование устойчивой архитектуры, способной поддерживать дальнейшее развитие системы без накопления технического долга.

Ключевым принципом новой системы стало максимальное использование типового функционала 1С:Документооборот 3.0. Основная часть требований реализована стандартными средствами системы без изменения типовой конфигурации.

При проектировании новой системы были сформулированы несколько принципов, которые определяли все принимаемые архитектурные решения:

• Любая бизнес-задача сначала анализировалась с точки зрения возможности ее реализации стандартными средствами системы.
• Доработки выполнялись только в случаях, когда требуемая функциональность отсутствовала в типовой конфигурации.
• Типовые объекты системы не изменялись, что обеспечивает возможность регулярного обновления системы без дополнительных трудозатрат.
• Все решения принимались с учетом долгосрочной поддержки системы внутренней ИТ-командой заказчика.

В рамках проекта была проведена комплексная ревизия ранее реализованных механизмов. Значительная часть задач, которые в версии 2.1 решались через доработки, в новой системе реализована средствами типового функционала редакции 3.0.

Ключевые изменения функциональной архитектуры

Все необходимые доработки реализованы исключительно через механизм расширений, включая использование Академического ГиперРасширения.

Эволюция и внедрение новых решений

Ряд решений, ранее используемых в системе, был перенесен в новую версию и усовершенствован:

• Внедрен "Мастер создания контрагентов" — инструмент обеспечения качества нормативно-справочной информации (НСИ), который интегрирован с сервисами 1С:Контрагент (РФ) и 1С:Контрагент для Казахстана (Казахстан). Он реализует строгое разграничение прав: обычные пользователи могут лишь инициировать поиск, создание и заполнение ограниченного набора реквизитов, в то время как полный контроль и нормализация данных закреплены за ответственными специалистами. Мастер эффективно решает проблему дублей и некорректной регистрации филиалов контрагентов.
• Функционал статусов контрагентов с цветовой индикацией карточки превратил СЭД в инструмент сквозного контроля рисков для службы безопасности.

В ходе проекта также были реализованы новые решения:

• "умные" сценарии внутригруппового взаимодействия, включая автоматическое создание зеркальных входящих писем и автоподстановку подписантов в договорных документах;
• реализован полностью автоматизированный процесс создания, подписания и отправки машиночитаемых доверенностей (МЧД) в реестр ФНС;
• внедрены адаптивные пользовательские интерфейсы с сохранением персональных настроек, цветовой индикацией задач и возможностью скрывать неактуальные файлы.

Стратегия миграции данных

Для обеспечения оперативного доступа к ключевой информации договоры и другие приоритетные виды документов были перенесены в новую систему в полном объеме вместе со всеми вложениями.

В рамках миграции также была проведена нормализация ключевых справочников, включая данные по организациям, контрагентам и другим объектам нормативно-справочной информации. Для обеспечения корректной работы двух систем на переходном этапе была организована ручная и автоматическая синхронизация справочников между базами 2.1 и 3.0.

До завершения опытно-промышленной эксплуатации новой системы обмен с системой 1С:Управление холдингом был переключен на 1С:Документооборот, ред. 3.0, которая на этот период выполняла роль транзитной базы между корпоративными системами и действующей системой 2.1.

Такая архитектура позволила обеспечить непрерывность бизнес-процессов на этапе перехода и подготовить инфраструктуру к централизованному запуску новой системы. В результате компания смогла перейти на 1С:Документооборот 3.0 одномоментно всеми организациями, без поэтапного переключения пользователей и остановки документооборота.

Проект продемонстрировал высокий уровень партнерства с командой Заказчика. Совместная работа велась на всех этапах: от проектирования до код-ревью доработок разработчиками СГМК. Это обеспечило не только высокое качество, но и полную готовность внутренней ИТ-службы к самостоятельной поддержке системы после запуска.

Публикации о проекте

• Переход АО «СГМК» на 1С:Документооборот 8 КОРП 3.0

Дополнительная информация к описанию проекта

• Проект выполнен по "1С:Технологии корпоративного внедрения" (1С:ТКВ), базирующейся на стандартах PMI PMBOK и ISO 9000.
• Система интегрирована с ключевыми информационными системами заказчика. Для взаимодействия с 1С:Управление холдингом и самостоятельно ранее разработанной конфигурацией "Сотрудники" используется корпоративная шина данных DATAREON. Интеграция с ERP-системой и внешним сервисом проверки доверенностей реализована через типовые интеграционные механизмы платформы 1С:Предприятие

Результаты проекта

Основные количественные и качественные результаты

• Система развернута для 1500 рабочих мест.
• Из 313 позиций реестра требований успешно реализовано 92% (289 позиций), что подтверждает высокую эффективность планирования и исполнения проекта.
• Автоматизирован полный цикл документооборота, включая:
• Управление входящей и исходящей корреспонденцией.
• Договорную деятельность и формирование аналитической отчетности по финансовым показателям.
• Согласование Актов выполненных работ с проверкой ТМЦ и смет.
• Полный жизненный цикл доверенностей и машиночитаемых доверенностей (МЧД).
• Работу с протоколами и служебными записками.
• Учет локально-нормативных актов (ЛНА) и организационно-распорядительной документации (ОРД).

Эффект для бизнеса

• Создана технологическая основа для полноценной работы с машиночитаемыми доверенностями (МЧД) и обмена документами через ЭДО. Новая система поддерживает необходимые процессы и интеграции, что позволяет компании внедрять юридически значимый электронный документооборот без дополнительных архитектурных изменений.
• Разработан и внедрен новый процесс по договорам, который был запущен в промышленную эксплуатацию одновременно с утверждением обновленного положения о договорной работе. Это позволило избежать дорогостоящей реализации аналогичных изменений в версии 2.1 и существенно сократить сроки и трудозатраты внедрения.
• Все договоры между внутренними компаниями и компаниями-партнерами переведены на электронное подписание, что позволило отказаться от бумажного документооборота по этому типу взаимодействия.
• Внедрен "Лист согласования с историей", который консолидирует замечания по всем итерациям согласования, включая прерванные процессы. Это позволило исключить потерю комментариев и повысить прозрачность согласования документов.
• За счет использования типовых механизмов 1С:Документооборот 3.0 (предпросмотр файлов, единый справочник документов, распределение задач в одном рабочем пространстве) повышена скорость обработки документов и удобство работы пользователей.
• Автоматизированы процессы регистрации документов, что позволило исключить значительный объем ручных операций при создании задач на регистрацию.
• Реализована автоматизация финальной сверки документов и обработки случаев, когда компания выступает первой стороной подписания, что позволило повысить контроль за завершением процессов подписания.
• Переход на типовую архитектуру системы и отказ от избыточных доработок версии 2.1 позволили значительно снизить трудозатраты ИТ-службы на сопровождение и упростили дальнейшее развитие системы.

Переданные активы

• Полностью настроенная и протестированная база 1С:Документооборот 3.0.
• Заказчику передан полный архив документов (ФТТ, Проектное решение, ПиМИ со сценариями тестирования по каждому функциональному блоку, инструкции для администраторов и пользователей), обеспечивающий управляемость и возможность дальнейшего развития.
• Проведено обучение администраторов и пользователей (25 сессий ВКС), сформирована обученная команда поддержки со стороны заказчика, готовая к самостоятельной эксплуатации системы.

Внедренные программные продукты

1С:Документооборот КОРП :
• Управление документами
• Управление процессами
• Управление НСИ
• Интеграция
• Делегирование
• Управление МЧД
• Управление контрагентами

Архитектура решения и масштаб проекта

Функциональная архитектура интеграции включает в себя интеграционные веб-сервисы (SOAP, REST API), файловые интерфейсы (XML), коннекторы и адаптеры для взаимодействия с внешними приложениями. Она также предусматривает механизмы синхронизации данных (одно- и двустороннюю), очереди сообщений и системы обеспечения безопасности (аутентификация, шифрование).

Техническая архитектура взаимодействия: взаимодействие систем реализуется через регулярную синхронизацию и интеграцию по запросу. Ключевым элементом интеграционной архитектуры является шина данных DATAREON, которая обеспечивает обмен информацией в корпоративной сети.

Клиентский доступ: публикация базы осуществляется через веб-сервер IIS с использованием SSL-сертификата.