Цели проекта

1. Заменить разрозненные инструменты (Excel, почту, бумагу) единой платформой 1С.
2. Автоматизировать сквозной цикл работы с закупками — от заявки до договора, включая контроль исполнения.
3. Подключить кадровый обмен, учет штатных движений и синхронизацию полномочий сотрудников.
4. Автоматизировать контроль своевременности и полноты предоставления документов на оплату, контроля сроков платежей, движения денежных средств.
5. Повысить эффективность управления дебиторской и кредиторской задолженностью, снизить затраты на штрафы за просрочку платежей, автоматизировать контроль по исполнительному производству.
6. Усилить контроль по кассовым разрывам и минимизировать риски ареста расчетных счетов, обеспечить своевременность исполнения платежей за счет внутренних займов между источниками финансирования; обеспечить учет займов и контроль их исполнения.
7. Унифицировать, ускорить и повысить безопасность согласования документов, автоматизировать процессы согласования.
8. Повысить прозрачность процессов, предоставить аналитику по каждому этапу.
9. Исключить двойной ввод и хранение данных в разных системах.

Ситуация до внедрения

ФГАУ "УИСП" Минобороны России был создан в 2015 году на основании приказа Министра обороны Российской Федерации от 08 декабря 2015г. № 753 и находится в ведомственном подчинении Министерства обороны Российской Федерации. Учреждение является некоммерческой организацией, созданной для выполнения работ, оказания услуг в целях осуществления предусмотренных законодательством Российской Федерации полномочий Министерства обороны в сфере социальной защиты военнослужащих, лиц гражданского персонала Вооруженных Сил, государственных гражданских служащих Министерства обороны и иных лиц. Учреждение руководствуется в своей деятельности Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, Федеральным законом от 3 ноября 2006 г. № 174-ФЗ "Об автономных учреждениях", указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, в том числе издаваемыми им как Верховным Главнокомандующим Вооруженными Силами Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, международными договорами Российской Федерации и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, в том числе нормативными правовыми актами Министерства обороны, а также Уставом Учреждения. Основными видами деятельности являются: строительство, управление имуществом, реализация лома, музейная деятельность, оказание физкультурно-оздоровительных услуг на базе спортивного комплекса Ледовый дворец спорта "Десант" (г. Рязань).

1. До внедрения использовались разрозненные инструменты: Excel, бумага, электронная почта.
2. Процесс был организован вручную с помощью таблиц и электронной переписки, из‑за чего терялась информация и за частую, не соответствовала реальным данным.
3. Согласование платежей занимало значительное время (от 15 дней с момента получения счета до проведения платежа).
4. Подготовка управленческой и финансовой отчетности требовала ручного сбора и заполнения данных.
5. Контроль сроков платежей, кассовых разрывов, исполнительных производств и займов был недостаточно формализован и автоматизирован, что приводило к рискам штрафов, пеней и ареста счетов.
6. Контроль сроков заключения контрактов с поставщиками велся не планомерно, что приводила к нарушениям сроков поставки для производственных подразделений.

Уникальность и инновационность проекта

1. Глубокая адаптация под ведомственную специфику Минобороны:

Публикации о проекте

• Автоматизация бухгалтерского учёта с помощью программного продукта "1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8" в Федеральном государственном автономном учреждении Управление имуществом специальных проектов Министерства обороны Российской Федерации
• Автоматизация документооборота с помощью программного продукта "1С:Документооборот государственного учреждения" в Федеральном государственном автономном учреждении Управление имуществом специальных проектов Министерства обороны Российской Федерации

Дополнительная информация к описанию проекта

Выполненные работы:

Результаты проекта

1. Создано единое пространство закупок и финансового учета на базе 1С, устранены потери, дублирования и ручной документооборот в Excel, почте и на бумаге.
2. Сокращены ошибки и существенно ускорены процессы: согласование и формирование договоров ускорены на 30%, срок прохождения заявки на оплату сокращен с 15 до 3 дней.
3. Руководство получило онлайн‑доступ к актуальным данным: по закупкам, финансовым потокам, статусам заявок, обязательствам и задолженностям, со структурированным контролем этапов и ответственных.
4. При ведении документооборота обеспечена актуальность кадровых данных и полномочий за счет интеграции с 1С:ЗКГУ и кадровыми контурами.
5. Внедрение охватило все подразделения учреждения, поставлено свыше 200 автоматизированных рабочих мест.
6. Автоматизировано формирование управленческой и финансовой отчетности: подготовка отчетов финансового мониторинга ускорена, исключен ручной сбор и ввод данных, повышено качество и детализация аналитики.
7. Снижены финансовые риски и потери: уменьшены штрафы и пени за просрочку платежей, снижены риски кассовых разрывов и ареста счетов благодаря автоматизированному контролю сроков и прогнозированию движения денежных средств.
8. Устранено двойное и повторное внесение информации: данные вводятся однократно в единой системе, процессы синхронизированы, ручное дублирование сведено к нулю.

1С:Бухгалтерия государственного учреждения :
• платежный календарь и планирование платежей
• учёт и управление займами между расчетными счетами / объектами
• командировки и подотчётные лица
• финансовое управление по объектам строительства
• интеграция с кадровыми и расчётными системами

1С:Документооборот государственного учреждения :
• адресная книга
• актуализация данных
• алгоритмы проверки
• бизнес-процессы и задача
• бизнес-события
• быстрый поиск
• виджеты
• документооборот права доступа
• задачи
• замещающие и помощники
• контроль
• мероприятия
• НСИ
• обзор объектов
• обновление кэширующих данных
• обработка объектов
• отсутствия
• очередь заданий документооборот
• проекты
• протоколирование работы сотрудников
• рабочий календарь
• реестры
• сотрудники
• структура предприятия
• уведомления
• физические лица
• флаги объектов
• электронные подписи
• обмен данными
• организации
• дополнительные отчеты и обработки
• версионирование объектов
• разработанная нами подсистема для обмена данными о штатной структуре с ЗКГУ

Архитектура решения и масштаб проекта

1. Платформа: 1С:Предприятие 8.

Масштаб проекта

1. Масштаб внедрения: автоматизация всех подразделений ФГАУ УИСП МО РФ, с учетом требований центра и региональных отделов.
2. Автоматизированные рабочие места: свыше 200 пользователей в головном учреждении и обособленных подразделениях.
3. Сложность: крупный комплексный проект, охватывающий закупки, планирование, согласование, контроль документооборота и организационной активности, с возможностью дальнейшего масштабирования на другие учреждения военного профиля и подразделения Минобороны РФ.