Цели проекта

Основная цель проекта — создать систему "Управление договорной деятельностью" на базе российского программного обеспечения "1С:Управление холдингом" для автоматизации работы с расходными и доходными договорами.

Потребность в замене исторической системы возникла по нескольким причинам:

• меняющееся окружение (появление смежных проектов автоматизации на платформе 1С)
• обеспечение прозрачности и контроль сроков в рамках бизнес-процессов договорной работы
• необходимость оперативно обновлять систему в связи с изменениями законодательства.

В числе задач проекта — автоматизация операций по следующим бизнес-процессам договорной работы:

• формирование информации о договоре
• отражение фактических данных по исполнению договора
• формирование внутренней отчетности и печатных форм
• создание интеграционных потоков с действующими на Предприятии информационными системами.

Решаемая проблема — автоматизация задач работников, участвующих в договорной деятельности для обеспечения обмена информацией с внутренними и внешними системами. Цели и задачи сформулированы в виде конкретных результатов (создание документации, загрузка данных из исторической системы, размещение системы на оборудовании заказчика, проведение тренингов) и привязаны к этапам с установленными сроками в календарном плане.

Ситуация до внедрения

Основная деятельность ГУП "Водоканал Санкт-Петербурга" направлена на обеспечение очистки и подачи холодного водоснабжения горожанам, а также на сбор, транспортировку и дальнейшую обработку сточных вод для обеспечения экологической безопасности водохозяйственного комплекса Петербурга.

Для поддержания и улучшения качества оказываемых услуг предприятию необходимо своевременно планировать работы по развитию, реконструкции, модернизации существующих сетей и комплексов очистки питьевой и сточных вод. На момент обследования ГУП "Водоканал Санкт-Петербурга" представлял собой единую организацию, в состав которой входят администрация с частично централизованными функциями планирования и учета и восемь производственных филиалов.

Договорная работа велась разобщенно, каждым филиалом отдельно в устаревшей информационной системе не обеспечивающей необходимого уровня прозрачности процессов и возможности создания интеграционных потоков с имеющимися на Предприятии системами.

Формирование отчетности по процессам договорной работы было автоматизировано частично, наличие человеческого фактора создавало риски искажения данных передаваемых руководству Предприятия и в органы государственной власти для оценки эффективности деятельности Предприятия.

Согласование проектов договоров велось в бумажном формате, а также посредством электронной почты, что приводило к информационным потерям и удлинению сроков согласования.

Одновременно на Предприятии существовали проблемы в казначейской деятельности:

• децентрализованное казначейство (каждый филиал самостоятельно распоряжался деньгами на своих счетах)
• бумажный документооборот при передаче счетов на оплату и служебных записок, бумажное согласование реестров платежей, ручное разнесение банковской выписки бухгалтерской службой
• трудоёмкие отчётные формы формировались вручную. Всё это создавало потребность в создании современной единой системы учёта договоров, интегрированной с другими подсистемами на единой платформе.

Уникальность и инновационность проекта

Проект автоматизации договорной деятельности на базе "1С:Управление холдингом" направлен на формирование единой цифровой среды для управления всеми стадиями сопровождения сделок. В масштабах крупной организации разрозненность процессов неизбежно приводит к замедлению согласований и снижению качества контроля. Переход на централизованную модель позволяет выстроить прозрачную последовательность действий: от подготовки первичного проекта документа до его окончательного исполнения и архивного хранения.

Основная ценность решения заключается в бесшовной интеграции договорных процессов с финансовым и закупочным блоками системы. Использование платформы позволяет внедрить гибкие маршруты согласования, которые автоматически адаптируются под параметры сделки, исключая необоснованные задержки. Это обеспечивает строгое соблюдение корпоративных регламентов и гарантирует, что каждый документ проходит проверку профильными службами в установленные сроки.

Для управления организацией проект открывает возможности глубокого анализа обязательств. Система позволяет отслеживать ключевые показатели в режиме реального времени, контролировать сроки оплат и поставок, а также эффективно управлять дебиторской и кредиторской задолженностью. Внедрение подобного инструмента трансформирует договорную работу из технической функции в инструмент стратегического контроля, минимизирует операционные риски и способствует укреплению финансовой дисциплины во всех подразделениях холдинга.

Публикации о проекте

• Создание комплексной системы учета финансово-хозяйственной деятельности ГУП "Водоканал Санкт-Петербурга"

Результаты проекта

Внедрена и функционирует информационная система "Управление договорной деятельностью" на платформе 1С, соответствующая требованиям технического задания. Получен полный комплект проектной и эксплуатационной документации. Пользователи обучены. Факт достижения целей подтверждён по итогам приёмочных испытаний и подписанием итогового акта сдачи-приёмки выполненных работ. Согласно данным статистики, 100% договорных обязательств организации оформляются и исполняются в системе; первичные учётные документы по договору формируются договорной службой и передаются в бухгалтерскую службу внутри системы; отчётность автоматизирована.

Проект направлен на повышение эффективности договорной деятельности за счёт автоматизации, интеграции с другими системами и использования современной поддерживаемой платформы.

Целевая аудитория — работники ГУП "Водоканал Санкт-Петербурга", участвующие в договорных процессах. Система разработана с учётом возможности дальнейшей модификации, наращивания функциональности и производительности.

1С:Управление холдингом :
• Управление договорами

Архитектура решения и масштаб проекта

Система построена на базе модифицированной конфигурации "1С:Управление холдингом". Процесс создания состоял из последовательно-параллельных этапов: обследование и проектирование, реализация, проведение тренингов, подготовка к опытно-промышленной эксплуатации, опытно-промышленная эксплуатация, приёмочные испытания. Работы выполнялись на основании технического задания и частных технических заданий.

Суммарное количество автоматизированных рабочих мест — 350.

Количество автоматизированных бизнес-процессов — 4.

Длительность проекта — 10 месяцев от начала обследования до завершения ОПЭ.

Проектом предусмотрен бюджет и срок выполнения до 30 апреля 2025 года.

Со стороны исполнителя в проекте участвовало более 10 специалистов из двух компаний-соисполнителей.

Система размещена на оборудовании заказчика.