Цели проекта

• Создание единой экосистемы 1С.
• Актуализация регламентов обработки документации.
• Создание единого контура "СЭД - ЭДО" на базе системы 1С:Документооборот и сервиса 1С-ЭДО.
• Сокращение времени согласования и утверждения документов.
• Быстрый поиск нужных файлов по удобному критерию и интуитивному интерфейсу.
• Минимизация ошибок и незавершённых задач.

Ситуация до внедрения

ПАО "Калибр" – это Технопарк с одноименным названием, специализированная территория, созданная для научно-производственной и инновационной деятельности и объединяющая производственные и административные помещения, лаборатории и центры коллективного пользования, площадки для проведения мероприятий.

ПАО "Калибр" поддерживает инновационные компании, оказывает содействие в получении льгот и субсидий и создает сообщество специалистов, развивающих высокотехнологичные проекты.

Основные отраслевые специализации Технопарка: приборостроение, аддитивные технологии, беспилотный и электротранспорт, водородная энергетика, телекоммуникационные технологии, креативные индустрии, медицинские исследования. С ростом количества резидентов Технопарка становилось очевидным, что существующее программное обеспечение требует основательного апгрейда. Были выявлены основные проблемы, которые нуждались в усовершенствовании:

• Отсутствие мастер-системы для ведения НСИ.
• Три отдельных системы для ЭДО от других вендоров (не 1С). Документы поступали в компанию из различных источников, при этом не всегда хранились в одном месте. Это могли быть:
  • бумажные оригиналы в папках в офисе;
  • электронные документы, переданные через систему электронного документооборота;
  • внутренняя переписка между сотрудниками отдела (хранились в почтовой программе);
  • договоры аренды хранятся в одном из сервисов ЭДО, доступ к которому был ограничен.
• Актуализация документов, согласование внесенных изменений – по электронной почте или в одном из сервисов ЭДО. В итоге было сложно отследить текущий статус документа. Не сохранялась история изменений и правок. Возникали неудобства при хранении истории согласования.
• Неэффективно использовалось рабочее время. Сотрудники тратили до 30–40% времени на поиск, копирование и передачу документов, бухгалтеры, юристы и сотрудники отдела аренды были перегружены рутинной работой.

В итоге было принято решение о создании единого пространства для управления документами на базе 1С:Документооборот КОРП, ред. 3.0. ИТ-партнером по внедрению системы стала компания "1С-КПД".

Площади инвестиционного приоритетного проекта Площадь ОКС: 90 502,8 м². Количество резидентов: 85

Площади делового центра Площадь ОКС: 15 679,1 м². Количество резидентов: 97

Площади технопарка Площадь ОКС: 10 083 м². Количество резидентов: 8

Уникальность и инновационность проекта

Реализованы следующие доработки:

• Единая кнопка подписания документов на стороне СЭД. При выполнении задачи подписания документа в 1С:Документообороте автоматически присваивается статус "Подписан" документу в 1С-ЭДО.
• Автоматическая конвертация файла исходящих документов ЭДО формата Word в формат PDF для подписания перед отправкой. Подписывается уже сконвертированный файл и далее отправляется по ЭДО.
• Создание расширения для установки статуса "Подписан" у исторических документов.
• Автоматическая отправка уведомлений для руководителя отдела аренды за 1 месяц до окончания срока действия договора аренды.

Публикации о проекте

• Внедрение системы "1С:Документооборот КОРП" редакция 3.0 в ПАО "Калибр"

Дополнительная информация к описанию проекта

Генеральный директор ПАО "Калибр" Андрей Мусатов:

"Технопарк "Калибр" объединяет около 200 резидентов – инновационные компании в сфере приборостроении, беспилотного транспорта, водородной энергетики и других передовых отраслей. Эффективно управлять такой экосистемой без выстроенных процессов документооборота невозможно. Переход на 1С:Документооборот КОРП значительно упростил и ускорил работу наших сотрудников. Заметно выросла и скорость нашего взаимодействия с резидентами Технопарка, для которых время сегодня – решающий фактор. Проект реализован точно в срок и в рамках бюджета. Для меня это показатель не только качества работы нашего ИТ-партнера, но и правильно поставленных задач, которые мы реализовали вместе с 1С-КПД".

Результаты проекта

• Автоматизировано 100 рабочих мест на базе 1С:Документооборот КОРП, ред. 3.0.
• Создан единый контур "СЭД - ЭДО" благодаря подключению и использованию возможностей сервиса 1С-ЭДО, встроенного в 1С:Документооборот.
• Адаптирован к потребностям предприятия процесс подписания документов, дополнены и актуализированы регламенты их обработки.
• Процесс согласования документов ускорился в 2 раза, их поиск - в 5 раз.
• Получение управленческой отчетности ускорилось на 60%.
• Трудозатраты сотрудников на обработку документов снизились на 70%.
• Обработка заказов ускорилась на 50%.
• Расходы на материальные ресурсы сократились на 40%.

Внедренные программные продукты

1С:Документооборот КОРП

Сервис 1С-ЭДО

Архитектура решения и масштаб проекта

Архитектура системы является централизованной: серверная часть системы располагается только в центральном офисе Заказчика. Для доступа территориально удаленных пользователей может использоваться VPN.