Цели проекта

Цель — адаптация корпоративной системы "1С:Документооборот" с учетом особенностей внутреннего и внешнего документооборота организации.

Задачи:

1. Скорректировать нормативно-справочную информацию в действующей системе.
2. Отладить маршруты согласования, подписания и регистрации договоров заявок разного типа, а также настройка системы в части работы с корреспонденцией.
3. Настроить бесшовную интеграцию с системой "1С:Бухгалтерия" и синхронизировать контрагентов в этих сервисах в части договорной и закупочной деятельности.
4. Обновить матрицу прав доступа и настроить доступ сотрудников к данным в системе с учетом новых ролей.
5. Доработать функционал типовых модулей и реализовать уникальные элементы системы для организации рабочих процессов клиента.

Ситуация до внедрения

АО Птицефабрика "Тульская" – компания, занимающаяся разведением сельскохозяйственных птиц и специализирующаяся на продаже яиц. Предприятие существует более 60 лет, сейчас продукцию фабрики реализовывают в 27 регионах нашей страны. В 2024 году компания опередила 99,83% животноводческих организаций России по уровню выручки, заработав более 4,2 млрд рублей.

До сотрудничества с "СофтЭксперт" другой подрядчик внедрил на Тульской птицефабрике "1С:Документооборот". Однако клиент остался недоволен готовым решением:

• система была собрана поверхностно без учета реальных бизнес-процессов компании,
• отдельные настроенные формы договоров и приказов не использовались в работе фабрики,
• передача документов на согласование по‑прежнему требовала ручного вмешательства.

Перед началом работы с "СофтЭксперт" клиент в ходе беседы убедился, что специалисты разбираются в предмете обсуждения, имеют достаточно компетенций, чтобы релевантно настроить "1С:Документооборот", а выбираемые способы решения задач совпадают с видением заказчика.

Уникальность и инновационность проекта

В повседневной работе переключение между различными системами отнимает много времени, рассеивает внимание и повышает риски ошибок, поэтому одним из пожеланий заказчика было уменьшить количество используемых инструментов. Для этого мы выполнили доработки типового функционала "1С:Документооборот", а также создали уникальный модуль для взаимодействия сотрудников и коммерческого директора.

Планирование мероприятий

В подсистеме "Совместная работа" расширена функциональность модуля календарей. Теперь любой сотрудник может в пару кликов назначить встречу, созвон и другое мероприятие или принять приглашение от коллеги. Мероприятие сразу отражается в календарях участников, а коммерческий директор может в любой момент проверить занятость сотрудников.

Бронирование транспорта

В подсистеме "Совместная работа" на основе функции "Бронирование помещений" мы разработали механизм бронирования транспорта (ТС). В модуле отображается свободный транспорт, можно указать дату и время бронирования. С одной стороны, эта доработка позволила минимизировать конфликты при распределении автомобилей, с другой, оптимизировала процесс использования корпоративного автопарка благодаря сокращению простоев техники.

Доска решений проблем (ДРП)

На базе подсистемы "Документы" разработан уникальный блок, который сочетает в себе функции службы техподдержки и дашборда. Ранее весь этот функционал был реализован "в бумаге": в кабинете коммерческого директора висела доска, на которой директор вручную размещал заявки от сотрудников, требующие его внимания. Спецалисты исполнителя перенесли все в цифровой формат, повысив наглядность, и создали виджет "Доска решения проблем".

На рабочем столе коммерческого директора размещен виджет, на начальной странице которого отражается количество задач. Перед отправкой заявки в работу коммерческий директор указывает, что конкретно нужно сделать для выполнения задачи, исполнителя и крайний срок. Если исполнителей несколько, в модуле предусмотрено заполнение полей для каждого из них и кнопка "Массовая отправка в работу". Также есть категория "Заявки в работу" для тех задач, которые не требуют вмешательства коммерческого директора.

Публикации о проекте

• Модернизация документооборота на базе «1С:Документооборота КОРП» в АО «Птицефабрика «Тульская»

Результаты проекта

Благодаря адаптации системы "1С:Документооборот" под особенности бизнес‑процессов клиента и реализации уникальных функций типовая конфигурация стала специализированным рабочим инструментом, который встроился в ежедневные задачи компании.

Релевантная настройка сервиса позволила:

• усилить безопасность данных и оптимизировать работу отделов и конкретных сотрудников за счет редактирования прав доступа и добавления новых ролей;
• минимизировать возможность столкновений интересов сотрудников при бронировании корпоративного транспорта и упростить этот процесс;
• в 4 раза сократить время на работу с заявками, требующими привлечения коммерческого директора, за счет их перевода в электронный вид;
• исключить случаи потери или дублирования документов, поступивших через ЭДО, тем самым уменьшить время на обработку документов;
• создать условия для повышения прозрачности процесса согласования документов и удобного мониторинга всех этапов.

Внедренные программные продукты

1С:Документооборот КОРП :
• Документы
• Процессы и задачи
• Совместная работа
• Нормативно-справочная информация
• Сервисные подсистемы
• Управление интеграциями

Архитектура решения и масштаб проекта

Проект был реализован проектной командой "СофтЭксперт" в составе руководителя проекта, двух специалистов 1С и программиста. Со стороны заказчика в проектную группу вошли коммерческий директор, финансовый директор, руководитель отдела закупок, руководитель отдела ИТ и ИТ-администратор. Основной блок настроек удалось выполнить всего за 2 месяца, включая интеграцию с "1С:Бухгалтерия". Далее мы перешли к точечной работе и созданию модуля "Доска решения проблем".

Мы перенастроили и автоматизировали следующие функции:

• делопроизводство в части работы с организационно-распорядительной документацией, входящей и исходящей корреспонденцией;
• договорная деятельность, закупочная деятельность;
• учет и контроль поручений вышестоящего руководства и руководителей подразделений;
• взаимодействие подразделений в части заявок на ремонтные и иные работы.

Настройка справочников

Значительная часть работы была связана с корректировкой и доработкой нормативно-справочной информации, чтобы система электронного документооборота работала правильно. Всего настроили 25 справочников (Виды документов, Действия исполнения, Действия ознакомления, Действия подписания, Действия регистрации, Действия согласования, Настройки обработки видов документов, Права доступа, Контрагенты, Наборы дополнительных реквизитов и сведений, Настройки доступности по состоянию, Настройки заполнения файлов, Номенклатура дел, Нумераторы, Отчеты, Папки файлов, Полномочия, Роли исполнителей, Помещения и территории, Правила обработки, Правила размещения файлов в томах, Правила эскалации, Рабочие группы, Реестры, Типы связей).

Настройка маршрутов согласования

Для маршрутизации процессов согласование документов использовали типовой механизм, но отладили его работу. Прописаны в цепочке согласования лица, которые добавляются автоматически после загрузки документа в систему, настроены условия для добавления иных лиц (например, если сумма договора больше определенного значения). Для приказов выбор согласующих, подписывающих и регистрирующих сотрудников выполняется вручную. В этой части от автоматизации отказались, поскольку исполнители могут меняться в разные дни.

Обновление матрицы прав доступа

Для обеспечения бизнес-процессов внутреннего документооборота скорректирована система прав доступа. Ранее права были настроены только в разрезе карточек документов, что создавало сложности в работе и тормозило процессы согласования, когда требовалось быстро внести правки. Добавлена новая роль "Локальный администратор" и настроены расширенные права отдельным сотрудникам с возможностью просматривать и редактировать документы.

Настройка обменов в "1С:Бухгалтерия"

Важной частью проекта стала интеграция "1С:Документооборот" с "1С:Бухгалтерия" в части синхронизации контрагентов и договоров:

• интеграция происходит после создания контрагента; сотрудник переходит на вкладку "Документооборот" и создает запись в "1С:Документооборот" (тип объекта = Справочник. Контрагенты);
• интеграция происходит после создания договора; сотрудник переходит на вкладку "Документооборот" и создает запись в "1С:Документооборот". После создания документа, сотрудник отправляет документ в обработку в "Документооборот" (тип объекта = Справочник. Договоры).

Правильно настроенный с учетом особенностей процессов заказчика бесшовный обмен сократил трудозатраты и риски, связанные с ручным вводом и дублированием данных между системами.