Цели проекта

Цель — поддержка создания единой ведомственной информационной базы данных бухгалтерского и кадрового учета учреждений, подведомственных министерству труда и социальной защиты Тульской области на базе решений 1С.

Задачи:

1. Унификация и автоматизация бюджетного (бухгалтерского) учета финансово-хозяйственной деятельности учреждений.
2. Унификация и автоматизация кадрового учета обслуживаемых учреждений.
3. Внедрение и настройка электронного документооборота для оперативного обмена информацией.
4. Внедрение инструментов для оперативного получения управленческой отчетности.
5. Реализация требований к единой методологии для стандартизации учетных процедур.
6. Создание условий для оперативного контроля за деятельностью подведомственных учреждений.

Ситуация до внедрения

Государственное казенное учреждение Тульской области "Централизованная бухгалтерия министерства труда и социальной защиты Тульской области" (ГКУ ТО ЦБ МТиСЗ ТО). Предметом и целями деятельности учреждения является ведение бюджетного (бухгалтерского) учета, составление бюджетной (бухгалтерской) отчетности и иной финансовой отчетности, ведение кадрового учета, составление кадровой отчетности в отношении обслуживаемых учреждений, подведомственных министерству труда и социальной защиты Тульской области. Основным видом деятельности учреждений является оказание услуг различным категориям населения (получателям услуг).

Схема распределения обслуживания учреждений по структурным подразделениям на момент реализации проекта:

Ранее подведомственные учреждения (31 учреждение) осуществляли бухгалтерский и кадровый учет самостоятельно. Отсутствовали единые информационные базы и справочники, процессы не были полностью автоматизированы, в частности для взаимодействия между подведомственными учреждениями использовался бумажный документооборот. Не были сформированы единые подходы к ведению бухгалтерского учета, оформлению локальных актов и документов в сфере кадрового учета в обслуживаемых учреждениях.

Уникальность и инновационность проекта

Техническая реализация проекта

Чтобы развернуть облачную подсистему с использованием "1С:Облачная подсистема Фреш", у крупного российского провайдера арендовали ЦОД (дата-центр), на котором создали виртуальные машины с ОС Astra Linux 1.7 "Воронеж".

Далее настроили ViPNET Coordinator для работы в защищенной сети VipNET, установили и настроили "1С:Облачная подсистема Фреш", а также прикладные базы. Дополнительно для соблюдения требований к безопасности данных настроили систему бэкапирования с использованием средств ОС и СУБД, систему оперативного мониторинга и права доступа.

Для функционирования "1С:Облачная подсистема Фреш" используется следующее ПО:

• технологическая платформа "1С:Предприятие 8",
• СУБД Postgresql 15 (сборка от "1С"),
• веб-сервер Apache версии 2.4.57,
• Nginx версии 1.26 (в качестве обратного прокси-сервера),
• Zabbix версии 6.4 (в качестве мониторинга).

Использованные программные решения позволили организовать централизованное управление информационной системой, повысили доступность (возможность работы как через тонкий клиент, так и из браузера), упростили обновление и масштабирование системы. Данные хранятся в защищенном контуре, для передачи информации используется защищённый протокол HTTPS с шифрованием.

Разделение данных в "1С:Облачная подсистема Фреш"

Чтобы масштабировать информационную систему 31 учреждения на структурные подразделения Централизованной бухгалтерии, специалисты "СофтЭксперт" настроили механизм разделения данных. Благодаря этому решению все 385 пользователей работают с единой информационной базой, но при этом видят и используют только свои данные.

Таким образом обеспечивается конфиденциальность и безопасность данных каждого учреждения, но обновления выполняются одновременно для всех пользователей каждой базы, обеспечивается централизованное резервное копирование, упрощается мониторинг и администрирование.

Разделение данных существенно упростило и ускорило масштабирование информационной системы, сделало управление более гибким, а систему в целом — прозрачнее.

Интеграции с государственными информационными системами

Команда "СофтЭксперт" настроила интеграции с различными ГИС и программами, которые повышают эффективность работы Централизованной бухгалтерии и минимизируют риски возникновения ошибок ручного ввода:

• с программой "Региональный электронный бюджет Тульской области" для загрузки сведений о фактах оплаты, обязательствах, отчетности в разрезе 31 учреждения;
• с АИС "Адресная социальная помощь" для загрузки данных об оказанных услугах по более чем 12 000 получателям социальных услуг;
• с Социальным фондом России (СФР) для загрузки данных о суммах, поступивших в счет оплаты за оказанные социальные услуги.

Благодаря реализации данного блока обеспечивается повышение клиентоцентричности, есть возможность контроля и анализа взаиморасчетов по каждому получателю услуг.

Автоматизация учета продуктов питания

В учреждениях, обслуживаемых Централизованной бухгалтерией, осуществляется ежедневное питание получателей услуг по различным категориям довольствующихся, возрастным категориям, а также диетстолам. При этом необходимо ежедневно учитывать норму расходов продуктов на блюда и КБЖУ в целях обеспечения сбалансированного питания получателей услуг. Функционал блока позволяет организовать учет продуктов питания, начиная от выбора готовых блюд и формирования меню с учетом сезонности до списания продуктов питания.

Централизация и автоматизация процессов кадрового учета

В ходе проекта была создана единая централизованная ведомственная база кадрового учета 32 учреждений (с учетом Централизованной бухгалтерии) по более чем 7000 сотрудников, которая позволила унифицировать процедуры кадрового учета, оптимизировать рабочие процессы, устранить дублирование функций, повысить доступность информации, что обеспечило оперативное и качественное ведение кадрового учета и способствовало сокращению временных и трудовых затрат, получению достоверной информации для принятия управленческих решений.

Прокат предметов первой необходимости для детей до 1,5 лет и технических средств реабилитации (ТСР)

Тульская область стала одним из первых регионов, где в рамках нацпроекта "Семья" открылись пункты проката ТСР и предметов первой необходимости для новорожденных и детей до 1,5 лет. Министерством труда и социальной защиты Тульской области была поставлена задача автоматизации бизнес-процесса учета предметов проката, которую специалисты "СофтЭксперт" успешно выполнили, разработав специальный функциональный блок, в который вошли документы, печатные формы, отчеты.

Функционал блока позволяет регистрировать получателей услуги с привязкой к статусу (молодая семья, студенческая семья, многодетная семья, малоимущие и др.), вести учет номенклатуры с автоматическим учетом доступности (имеется возможность анализа наличия предметов проката по всем учреждениям), формировать договоры на прокат, акты приемки-передачи, проводить инвентаризацию и формировать отчеты по использованию услуги.

Благодаря проведенным работам уже с момента открытия пунктов проката удалось ускорить процессы выдачи предметов первой необходимости для детей до 1,5 лет и ТСР, оптимизировать временные затраты по эффективному взаимодействию получателей услуг и сотрудников учреждений, повысить эффективность отслеживания сроков возврата, усилить контроль за сохранностью использования имущества.

Публикации о проекте

• Создание централизованной бухгалтерии для Министерства труда и социальной защиты Тульской области
• Внедрение «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8 КОРП» для Министерства труда и социальной защиты Тульской области
• Внедрение «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8 КОРП» для Министерства труда и социальной защиты Тульской области
• Внедрение «1С:Документооборот государственного учреждения» для Министерства труда и социальной защиты Тульской области

Результаты проекта

В рамках проекта с помощью "1С:Облачная подсистема Фреш" унифицированы и автоматизированы процессы бухгалтерского учета, расчета заработной платы и кадрового учета, а также аналитического учета в учреждениях, подведомственных Министерству труда и социальной защиты Тульской области.

Благодаря цифровой трансформации ГКУ ТО ЦБ МТиСЗ ТО эффективно перераспределено рабочее врем сотрудников, реализован переход от ввода первичной информации к решению более сложных задач и анализу данных, обеспечен сквозной анализ и прослеживаемость данных по получателям социальных услуг (обмен с АСП, СФР) в интересах достоверности данных и принципа клиентоцентричности.

Выполнены доработки с учетом специфики деятельности учреждений:

1. Централизация бюджетного (бухгалтерского) учета финансово-хозяйственной деятельности учреждений. Для унификации отражения фактов хозяйственной жизни учреждений в бухгалтерском учете:
• создана единая ведомственная информационная база бухгалтерского учета и сформированы единые справочники (социальных услуг и их стоимости, выплат работникам учреждений, транспортных средств, норм расхода автомобильного топлива, видов ГСМ, видов меню, приемов пищи, готовых блюд);
• автоматизированы процессы ведения бухгалтерского учета с помощью "1С:Бухгалтерия государственного учреждения КОРП" и выполнены доработки типовых операций с учетом специфики финансово-хозяйственной деятельности учреждений;
• автоматизирован процесс инвентаризации имущества в обслуживаемых учреждениях посредством ПП "КАМИН:Инвентаризация государственного учреждения" (штрих-кодирование объектов ОС, загрузка результатов инвентаризации в ПП 1С).
2. Централизация кадрового учета. В рамках уникальной задачи по централизации кадрового учета на базе "1С:Зарплата и кадры государственного учреждения КОРП":
• создана единая ведомственная информационная база кадрового учета и сформированы единые справочники (должностей, категорий работников, графиков работы);
• разработаны механизмы анализа кадрового состава: анализа текучести и укомплектованности кадров, вакансий в разрезе должностей, возрастного состава и образования сотрудников, анализа среднего заработка;
• унифицированы и автоматизированы процессы формирования трудовых договоров, приказов по кадровой деятельности (более 30 типовых локальных актов);
• реализовано обслуживание многочисленных зарплатных проектов; разработаны механизмы контроля назначения и размера единовременных денежных выплат сотрудникам,
• автоматизированы рутинные операции по формированию штатного расписания, индексации окладов, ведению табеля учета использования рабочего времени, формированию графика отпусков, учету дней неиспользуемого отпуска, получению информации и формированию плана обучения и повышения квалификации сотрудников;
3. Внедрение электронного документооборота. Для обмена между ГКУ ТО ЦБ МТиСЗ ТО и обслуживаемыми учреждениями на базе "1С:Документооборот государственного учреждения" в целях соблюдение графика документооборота и контроля исполнения организовали настройку маршрутизации прохождения документов с разграничением прав доступа по видам документов, учреждениям, группам корреспондентов.

• В рамках исполнения Приказа Минфина России от 15.04.2021 №61н осуществили единовременный и единообразный переход всех обслуживаемых учреждений на использование электронных документов (выполнили настройку бизнес-процессов формирования и подписания 41 электронного документа и 9 электронных регистров бухгалтерского учета).
• Были созданы справочники комиссий по поступлению и выбытию НФА и инвентаризационных комиссий обслуживаемых учреждений (созданы учетные записи более 300 членов комиссий и настроены электронные подписи).

Брысова Елена Викторовна, заместитель директора департамента финансово-экономического обеспечения, бухгалтерского учета, отчетности и контроля Министерства труда и социальной защиты Тульской области:

"В ходе реализации проекта выполнены поставленные цели цифровой трансформации, сформирована единая ведомственная информационная база данных бухгалтерского и кадрового учета учреждений, подведомственных Министерству труда и социальной защиты Тульской области на базе решений 1С. Можем отметить, что теперь сводную информацию по учреждениям мы можем анализировать в режиме онлайн, что значительным образом повлияло на скорость принятия управленческих решений".

1С:Облачная подсистема Фреш

1С:Бухгалтерия государственного учреждения

1С:Зарплата и кадры государственного учреждения

1С:Документооборот государственного учреждения

1С:Корпоративный инструментальный пакет 8

Архитектура решения и масштаб проекта

Чтобы выполнить внедрение в 31 подведомственном учреждении Министерства труда и социальной защиты Тульской области без остановки основных процессов деятельности, а также минимизировать риски, связанные с комплексным характером проекта, было решено реализовать его поэтапно, а также использовать принцип пилотирования: унифицированные требования и настройки программных продуктов "1С:Бухгалтерия государственного учреждения КОРП", "1С:Зарплата и кадры государственного учреждения КОРП", "1С:Документооборот государственного учреждения" сначала тестировались в пилотных учреждениях, а после внедрялись в остальных.

Ниже представлена схема реализованного решения с использованием "1С:Облачная подсистема Фреш".

Обозначения на схеме:

• Область данных БГУ_ЦБ — область данных "1С:Бухгалтерия государственного учреждения" для учреждений, подведомственных Министерству труда и социальной защиты Тульской области, полномочия по ведению учета которых переданы в ЦБ (многофирменная).
• Область данных БГУ_УСЗН — область данных "1С:Бухгалтерия государственного учреждения" Управления социальной защиты Тульской области.
• Область данных БГУ_ЦЗН — область данных "1С:Бухгалтерия государственного учреждения" Центра занятости населения Тульской области.

Внешний и внутренний документооборот

Настроены механизмы работы с электронными документами в соответствии с Приказом 61н, интеграции с ЕИС и ГИС ГМП, формализованный обмен документами и единый архив (1С:ДГУ), электронное взаимодействие с контрагентами через сервис 1С-ЭДО.

Оптимизация работы на отдельных участках учета

Автоматизирован процесса инвентаризации имущества с применением мобильного приложения. Реализовано управление процессом питания (от составления меню с расчетом нутриентного состава до списания продуктов, израсходованных на приготовление блюд, обеспечение возможности формирования).

Контроль и анализ в части кадрового учета и расчета заработной платы

Усовершенствованы механизмы в части анализа по вакансиям и среднему заработку, по текучести кадров, по контролю назначенных совмещений, по проверке переработок, анализа занятых ставок и фондах начисленной зарплаты в разрезе категорий персонала, анализа плана и факта обучения сотрудников и др.

Учет особенностей в сфере труда и социальной защиты населения

Реализованы механизмы учета стоимости оказанных социальных услуг и их оплаты, учета представления технических средств реабилитации, проката товаров для новорожденных и детей до 1,5 лет. Для этого в соответствии с требованиями заказчика подготовлены справочники, документы, печатные формы, отчеты.