Цели проекта

Ситуация до внедрения

НПО "Альянс Электро" — российская инжиниринговая компания, выполняющая комплексные проекты "под ключ" для промышленного и строительного производства. Специализируется на проектировании, модернизации и внедрении инженерных систем, позволяющих строительным и промышленным предприятиям снижать издержки за счет энергосберегающих технологий и автоматизации технологических процессов. Компания стремится быть приоритетным партнером на рынке высокотехнологичного инжиниринга, проектирования и производства оборудования для различных отраслей промышленности и строительства.

По мере роста масштабов бизнеса и количества проектов в НПО "Альянс Электро" сформировалась обширная база договоров и была налажена работа с внутренними документами, однако многие процессы оставались фрагментарно автоматизированными и требовали доработки. Основной документооборот велся на бумаге и в "1С:Бухгалтерия", не хватало удобных и безопасных механизмов для обработки договоров. Сроки исполнения договоров фактически не использовались как инструмент управления: не контролировалось приближение дедлайнов, не создавались автоматические задачи ответственным, что снижало прозрачность и управляемость работы с документами. В совокупности с ужесточающимися требованиями рынка к прозрачности, скорости и контролю договорной деятельности это обусловило необходимость внедрения промышленного решения класса ECM — программного продукта "1С:Документооборот КОРП" — совместно с экспертом‑партнером фирмы "1С", компанией "1С:Первый БИТ".

Бондарь Андрей Борисович, главный бухгалтер АО НПО "Альянс Электро":

"Инициатором проекта выступила бухгалтерия, так как именно мы ежедневно сталкивались с отсутствием сквозного контроля договоров, служебных записок и первичных документов. Наша задача была не просто "оцифровать" бумажный поток, а выстроить единый, прозрачный и управляемый контур договорно‑расчётных документов: от регистрации и согласования до исполнения и закрытия. Совместно с командой "1С:Первого БИТа" мы получили инструмент, который позволяет минимизировать ошибки, быстрее находить нужные документы, контролировать сроки и работать по единым правилам. Как инициатор проекта, я доволен достигнутыми улучшениями и считаю, что создаваемая система станет важным элементом управляемого документооборота в компании".

Уникальность и инновационность проекта

Проект НПО "Альянс Электро" выделяется на фоне типовых внедрений за счет ориентации не на автоматизацию "офисного документооборота", а на сквозное управление договорно‑финансовым контуром в специфике строительного инжиниринга. Вместо типового ввода системы в эксплуатацию реализуется комплексный реинжиниринг процессов: от бумажного документооборота и ручного ввода в "1С:Бухгалтерия" документов, не прошедших согласование службы безопасности, мы перешли к построению надежной системы, учитывающей бизнес‑критичные реквизиты и единые правила их заполнения. ECM‑система из пассивного хранилища превратилась в центр управления договорным циклом: введены управляемые сроки исполнения, детекторы наступления событий, уведомления, а также ролевая, контекстно‑зависимая модель интерфейсов и маршрутов согласования. Благодаря точечным отраслевым доработкам (расширения для служебных записок на оплату, жесткий контроль банковских реквизитов и ИНН контрагентов, механизмы предотвращения дублей и проверки связей с договорами) компания получила и продолжает настраивать и совершенствовать на базе "1С:Документооборот КОРП" специализированную ECM‑систему, встроенную в цикл управления строительными проектами.

Публикации о проекте

• Описание проекта в справочнике "Внедренные решения" на сайте "1С"

Дополнительная информация к описанию проекта

Для системного повышения прозрачности и управляемости договорной деятельности в НПО "Альянс Электро" было реализовано поэтапное внедрение "1С:Документооборот КОРП" в тесном взаимодействии проектной команды заказчика и экспертов компании "1С:Первый БИТ".

На стартовом этапе были выполнены:

• детальный анализ действующих процессов и существующей договорной базы;
• первоначальная настройка НСИ;
• перенос и синхронизация ключевых справочников ("Договоры", "Контрагенты", "Проекты");
• выявление и обработка дублей.

Отдельным блоком были проработаны служебные записки "На оплату Поставщику/Подрядчику" и "На проверку актов выполненных работ Подрядчиков" в рамках которых:

Результаты проекта

1С:Документооборот КОРП

Архитектура решения и масштаб проекта

Централизованная информационная платформа электронного документооборота является одним из ключевых элементов корпоративной инфраструктуры компании, обеспечивающим обработку документов и ведение делопроизводства. Данная система выступает критически значимым звеном в обеспечении непрерывности и устойчивости бизнес-процессов организации.