Цели проекта

Организовать централизованный электронный архив бухгалтерских и кадровых документов с обеспечением юридической значимости на протяжении всего срока хранения.

1. Автоматизация передачи документов из учетных систем на хранение в архив.
2. Обеспечение юридической значимость электронных документов, подписанных с помощью ЭЦП.
3. Сокращение нагрузки на учетные системы.
4. Ограничение доступ к информации (просмотр/редактирование).
5. Сокращение сроков поиска нужно документа и ответа на запросы из контролирующих инстанций.
6. Структурирование архива по категориям и видам документов.

Ситуация до внедрения

Основным видом деятельности АО "Ханты-Мансийские городские электрические сети" (АО "ХМГЭС") является передача электроэнергии и технологическое присоединение к распределительным электросетям.

АО "ХМГЭС" имеет собственную технологическую политику и единую систему эксплуатации сетевого хозяйства на территории г. Ханты-Мансийска, разрабатывает и реализовывает программы по развитию и модернизации энергетического комплекса города, обеспечивает устойчивое, надежное, бесперебойное и экономически доступное энергосбережение потребителей города.

АО "ХМГЭС" осуществляет деятельность по строительству, реконструкции и капитальному ремонту электрических сетей.

В компании используется множество различных типов документов, большая часть из которых подписывается ЭП и затем хранится в электронном формате. На старте проекта в качестве учетных систем в компании используется:

1. "1С:Бухгалтерия строительной организации"
2. "1С:Зарплата и управление персоналом"
3. "1С:Документооборот КОРП" ред. 3.0

Существовало несколько ключевых проблем в сфере обработки электронных документов, среди которых можно выделить основные:

1. Руководители организации, сотрудники уделяли значительное времени ознакомлению и подписанию документов, что являлось рутинным процессом, требующим автоматизации.

2. Требования законодательства по хранению документации обязывают некоторые документы подписывать только ЭП и хранить в электронном виде.

3. Политика внутренней безопасности требовала усиления мер контроля доступа к документам и их хранения.

4. Обеспечить юридическую значимость документов в соответствии с требованиями законодательства РФ.

5. Систематизация документов при подготовке ответов по запросу надзорных ведомств.

6. Большой объем бумажных документов в папках и архивах — искать еще дольше приходилось, при этом постоянные расходы на канцелярию и организацию помещений, утилизацию бумажного архива.

Уникальность и инновационность проекта

1. Расширен состав внутренних документов организации для маршрутизации и подписания с помощью внутреннего ЭДО.
2. Реализована функция массовой отправки документов по периодам из "1С:Бухгалтерия строительной организации" в "1С:Архив".

Публикации о проекте

• Внедрение "1С:Архива" в АО "ХМГЭС"

Результаты проекта

1. Создан единый электронный архив документов с обеспечением юридической значимости с помощью специальной архивной подписи формата Cades-A.
2. Реализован механизм передачи из управленческих систем ("1С:БСО", "1С:ЗУП") на долговременное хранение бухгалтерские и кадровые документы, суммарно 55 видов.
3. Настроен механизм проверки документов перед отправкой в электронный архив (проверяются заполнение реквизитов и наличие вложенных файлов). Формируется отчет о документах, которые не прошли проверку и не переданы на хранение в архив. Ответственный сотрудник проверяет причину.
4. Разработан механизм подбора и массового подписания документов руководителем КЭП для 10 видов документов.
5. Разработан механизм копирования файлов в документ "Отчеты архив" конфигурации "1С:БСО" из связанного документа конфигурации "1С:Документооборот КОРП".
6. Реализован механизм подписания документов в "1С:Документооборот КОРП" с помощью ПЭП.
7. Настроена типовыми средствами интеграция "1С:Документооборот КОРП" и 1С:Архив".
8. Поиск информации стал на 50–70% быстрее (с часов до секунд/минут).
9. Хранение данных стало на 70–80% безопаснее (ролевый доступ, шифрование, аудит, резервное копирование).
10. Трудозатраты на поиск, сортировку и обработку документов сократились на 50–65%.
11. Полностью устранены риски потери/повреждения бумажных носителей.

1С:Архив

Архитектура решения и масштаб проекта

1. Интеграция "1С:Бухгалтерия строительной организации" ("1С:БСО") и "1С:Архив"

1.1 В "1С:БСО" добавлен документ "Отчеты архив".

1.2 В "1С:БСО" разработан механизм "Сохранить для архива" для 5 отчетов:

• ОСВ
• ОСВ по счету
• Карточки счетов
• Материальный отчет
• Ведомость амортизации ОС

1.3 Реализован механизм по проверке и массовой отправке документов в "1С:Архив". В "1С:БСО" в документе проставляется отметка о передаче документа в архив и блокируется для редактирования. Интеграция реализована с помощью стандартной библиотеки интеграций с "1С:Архив".

2. Интеграция "1С:Зарплата и управление персоналом" и "1С:Архив"

Автоматизирован процесс передачи кадровых документов из "1С:ЗУП" в "1С:Архив". Реализован механизм передачи на хранение для 10 видов кадровых документов. После передачи документа в электронный архив, в "1С:ЗУП" блокируется документ для любых редактирований и выгружается автоматически в "1С:Архив". Создаются карточки документов, прикрепляются сами файлы и изменяется формат ЭЦП на Cades-A.

• Табель рабочего времени
• Больничный лист
• 6-НДФЛ
• РСВ
• ЕФС-1 ДСВ
• ЕФС-1 НС и ПЗ
• ЕФС-1 раздел 1.1
• Перс. данные о физических лицах
• ЕФС-1 1.2 стаж.

3. Интеграция "1С:Документооборот КОРП" и "1С:Архив"

3.1 Типовой функционал интеграции систем

Дополнительно разработаны:

1. Разработан механизм копирования файлов в документ "Отчеты архив" конфигурации "1С:БСО" из связанного документа конфигурации "1С:Документооборот КОРП".
2. Реализован механизм подписания документов в "1С:Документооборот КОРП" с помощью ПЭП.