Цели проекта

Основная цель проекта – увеличение производительности труда по администрированию программного продукта 1С:Документооборот государственного учреждения (далее - ДГУ) за счет автоматизации учета сотрудников.

Детализация целей проекта включает в себя следующие подзадачи:

• Автоматизация создания сотрудников в ДГУ из программного продукта 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения (далее - ЗКГУ) с использованием библиотеки интеграции документооборота (далее – БИД);
• Автоматизация распределения прав и полномочий сотрудникам в ДГУ;
• Автоматизация контроля за предоставлением доступа в ДГУ для сотрудников;
• Автоматизация контроля и предоставления уведомлений о кадровых движениях сотрудников;
• Сокращение трудоемкости по ведению справочников сотрудников и пользователей в ДГУ;
• Автоматизация контроля и получения сведений об отсутствиях сотрудников;
• Автоматизация создания пользователей в ДГУ.

Для реализации основной цели проекта было необходимо создать и обеспечить работоспособность механизма, при котором сотрудники в ДГУ будут создаваться из ЗКГУ с использованием БИД.

В рамках проекта требовалось обеспечить автоматизацию следующих процессов:

• Интеграция между ЗКГУ и ДГУ справочников "подразделения", "должности" и "сотрудники";
• Отправка документов из ЗКГУ в ДГУ;
• Обеспечение невозможности влияния изменений документов ДГУ на документы ЗКГУ;
• Исключение применения в ДГУ кадровых движений из ЗКГУ, которые еще не вступили в силу;
• Создание единого стандарта уникальности сотрудника и для ЗКГУ и для ДГУ;
• Заполнения рабочих групп в ДГУ;
• Назначение полномочий и прав сотрудникам в ДГУ;
• Прекращения доступа в ДГУ для уволенных сотрудников;
• Оповещение сотрудников, обеспечивающих информационную безопасность.

Ситуация до внедрения

Клиника высоких медицинских технологий им. Н. И. Пирогова (поликлиника, стационар) Санкт-Петербургского государственного университета – одно из старейших медицинских учреждений Санкт-Петербурга и Северо-Западного региона.

Сегодня это многопрофильное медицинское учреждение, оказывающее высокотехнологичную медицинскую помощь (ВМП), работающее в системе обязательного медицинского страхования (ОМС), по договорам добровольного медицинского страхования (ДМС), договорам с организациями и за наличный расчет.

• Наличие широкой сети подразделений, размещенных в разных районах города Санкт-Петербурга, на удалении от планово-экономического отдела, бухгалтерии, отдела организации закупок, снабженческих подразделений, и руководителей, курирующих работу подразделений.
• Наличие подразделений, с различной отраслевой направленностью, которые занимаются различными сферами деятельности. В зависимости от отраслевой направленности, а также от занимаемых должностей, сотрудник должен получить согласование у различных руководителей.
• Перед организацией стояли задачи по сокращению трудозатрат затрат на бюрократические функции без потери качества.
• Существовала постоянная потребность повышать уровень автоматизации бюрократических функций и реализовывать лучшие практики.
• Сотрудники, занимающиеся работами по администрированию ДГУ, выполняли свои задачи вручную, на основании данных, которые могли поступать из различных источников. Данные могли поступать несвоевременно, и содержать непроверенную информацию. При внесении данных в ДГУ могли возникать грамматические и орфографические искажения.

Уникальность и инновационность проекта

1. Реализован механизм создания сотрудников из ЗКГУ в ДГУ, который в качестве транспорта использует БИД, а также учитывает уникальность сотрудников в ДГУ в соответствии с требованиями законодательства РФ.
2. Применены методы автоматизированного распределения полномочий и прав для всех сотрудников на основании иерархической и должностной принадлежности.
3. Открыта возможность для автоматизации процессов, в которых существенным является актуальность информации о сотрудниках, например, согласование командировок.

Результаты проекта

По завершению проекта увеличилась производительность труда и затраты, связанные с администрированием ДГУ:

• Рутинные операции производятся в автоматическом режиме и не требуют вмешательства администратора;
• Создан блок инструментов, который позволяет настраивать уведомления для специалистов в подразделениях, которые должны вести мониторинг за кадровыми движениями по различным критериям-отборам;
• Оптимизации процессов создания сотрудников и автоматизация контроля за увольнениями улучшает параметры информационной безопасности;
• Кадровая информация в ДГУ поступает только актуальная и полностью согласуется с данными в ЗКГУ.

Внедренные программные продукты

1С:Зарплата и кадры государственного учреждения

1С:Документооборот государственного учреждения

Архитектура решения и масштаб проекта

В результате реализации основной цели проекта планировалось:

• повысить эффективность бюрократической функции и сократить трудовые затраты за счет автоматизации создания сотрудников в ДГУ, повысить качество бизнес-процессов;
• сократить сроки отвлечения сотрудников от основных рабочих функций и реагирования на любые запросы;
• снизить уровень эмоционального вовлечения в бюрократический процесс всех сотрудников, которые принимают в нем участие.

Задачи проекта:

• Создание табличной части в ДГУ для приема сведений о сотрудниках из ЗКГУ (доработка ДГУ);
• Создание механизма контроля уникальности сотрудников в ДГУ по УИД взамен типового (доработка ДГУ);
• Создание механизма автоматической отправки документов из ЗКГУ в ДГУ (доработка ЗКГУ);
• Создание правил обмена БИД для интеграции документов из ЗКГУ в ДГУ;
• Создание механизма запрета внесения изменений в документы ЗКГУ из документов ДГУ (доработка ДГУ, запрет передачи отметки удаления документа);
• Создание в ДГУ скриптов (алгоритмов), позволяющих проводить автоматическое заполнение рабочих групп;
• Создание в ДГУ необходимых видов документов и маршрутов движения для них;
• Проведение комплекса действий по первичному заполнению справочника "сотрудники" в ДГУ из ЗКГУ с использованием установленных доработок;
• Внедрение проекта.

Основным инициатором задачи выступили отдел по комплексной автоматизации управленческих процессов, и отдел информационной безопасности. В качестве реализатора задачи выступил отдел по комплексной автоматизации управленческих процессов.

Выбор программных продуктов 1С связан с тем, что функциональные возможности программных продуктов соответствовали требованиям организации:

• Соответствие функциональным требованиям;
• Соответствие российским нормам документооборота;
• Поддержка распределенной архитектуры;
• Работоспособность при больших объемах данных;
• Приемлемая стоимость лицензий, программного обеспечения и стоимости владения продуктами;
• Распространенность на рынке, перспективность развития;
• Возможность сопровождения и развития силами внутренней команды.

Этапы проекта:

Проект выполнялся в несколько этапов:

На первом этапе проводилась работа по техническим изысканиям, уточнению целей, а также велась переписка с разработчиками ДГУ.

На данном этапе были задуманы и воплощены следующие доработки:

1. Табличная часть в ДГУ для приема сведений о сотрудниках

В процессе проведения изысканий было выяснено, что для автоматизации создания сотрудника необходимым условием является наличие в ДГУ заполненного справочника «должности», т.е. при записи сведений о новом сотруднике если его должность отсутствует в справочнике, то сведения невозможно записать.

В ЗКГУ новые должности вводятся документом «Изменение штатного расписания», в котором должности вносятся в табличную часть, а значит для автоматизации заполнения в ДГУ справочника «должности» требуется создать соответствующую табличную часть.

Более подробные изыскания позволили уточнить дополнительные требования к таковой табличной части. Итоговая табличная часть включает в себя следующие сведения, ассоциированные со справочниками ДГУ: «подразделение», «должность», «сотрудник», подразделение вышестоящее» (последнее используется для передачи сведений об иерархии подразделений).

2. Механизм автоматической отправки документов из ЗКГУ в ДГУ

В процессе переговоров с сотрудниками отдела кадров была получена информация, о том, что крайне нежелательно нагружать сотрудников отдела кадров работой по отправке документов из ЗКГУ в ДГУ. Поэтому было принято решение автоматизировать этот процесс. Была создана доработка, суть которой в том, чтобы отбирать по определенному виду документов ЗКГУ те, у которых отсутствует интеграционная связь (БИД) с ДГУ, а также выполняется соответствие дополнительным условиям (для каждого вида документов ЗКГУ свой набор условий). Для выбранных документов автоматически устанавливается интеграционная связь (БИД) с ДГУ.

Также на данном этапе были проведены изыскания по следующим вопросам:

• 1. Какое количество сотрудников, которое возможно передать из ЗКГУ в ДГУ в одном документе?

На тестовых базах была предпринята попытка передать при помощи БИД из ЗКГУ в ДГУ всех сотрудников, однако попытка успехом не увенчалась – запущенная сессия связи автоматически была прервана как чрезмерно долгая (сработал таймаут на время соединения БИД). После анализа данных, полученных в ходе проведенной попытки (и нескольких повторений с аналогичным исходом), было решено уменьшить количество передаваемых сотрудников. Постепенно уменьшая количество сотрудников было получено их количество, которое гарантировано передается БИД.

• 2. Какой использовать способ определения уникальности сотрудника?

По умолчанию в ДГУ уникальность сотрудника определяется по трем реквизитам «фио», «должность» и «подразделение». Такие критерии определения уникальности не позволяют на полностью типовых конфигурациях из ЗКГУ в ДГУ сведения о совмещении должностей у физического лица в своем подразделении, в такой же должности. Также затрудняется разбор ситуаций с временными трудовыми договорами, когда сотрудник увольняется по одному трудовому договору, а потом сразу принимается по другому трудовому договору. Серьезность проблемы была подтверждена экспериментально в рамках проведения проверок по массовой передаче сотрудников из ЗКГУ в ДГУ - часть попыток завершилась ошибками из-за наличия совмещений или из-за ситуаций со срочными трудовыми договорами.

В связи с тем, что перед отделом комплексной автоматизации управленческих процессов стояла задача по автоматизации оформления командировок, то вопрос жесткого соответствия сотрудникам ЗКГУ являлся чрезвычайно важным.

Для уточнения информации было инициировано общение со службами техподдержки ДГУ, и с разработчиками ДГУ. Результатом такого общения стало решение на создание механизма контроля уникальности сотрудников в ДГУ по УИД сотрудника из ЗКГУ взамен типового механизма ДГУ. УИД сотрудника из ЗКГУ был выбран, в том числе и потому, что при создании сотрудника в ДГУ из ЗКГУ, УИД сотрудника в ЗКГУ и ДГУ будет одинаковым.

• 3. Какую схему внедрения выбрать?

На выбор было два варианта.

В первом варианте предполагалось использование типового механизма ДГУ по определению уникальности сотрудника, необходимо было только создать в ДГУ необходимые документы для приемки информации из ЗКГУ, и прописать для них правила БИД, однако при получении ответов на предыдущие вопросы, возможность использования такого варианта была отклонена.

Второй вариант предполагал первым этапом перевести всех сотрудников ДГУ в недействующие, а затем создание новых сотрудников интеграцией БИД из ЗКГУ. Именно этот вариант и был выбран к реализации.

На втором этапе доработки из первого этапа были перенесены на рабочие базы. Были применены созданные на предыдущем этапе доработки, а также в рабочей ДГУ были проведены работы по упорядочиваю всего массива сотрудников за счет разделения их по рабочим группам. Ограничением автоматизации на данном этапе стало то, что все действия выполнялись только для основных сотрудников, работа по совместителям еще велась на тестовом контуре.

На данном этапе были задуманы и воплощены следующие доработки:

1. Механизм контроля уникальности сотрудников в ДГУ по УИД сотрудника

В рамках первого этапа был поставлен вопрос о создании такого механизма, консультации, проведенные на первом этапе, только подтвердили необходимость его создания для решения поставленной задачи.

Главным результатом применения данной доработки стало то, что сотрудники и в ЗКГУ и в ДГУ стали обладать общими УИД.

2. Механизм запрета внесения изменений в документы ЗКГУ из документов ДГУ (доработка ДГУ, запрет передачи отметки удаления документа)

При постановке задачи на использование БИД к качестве транспорта между конфигурациями нужно всегда помнить, что этот транспорт работает в обе стороны. В случае установки интеграционных связей между ЗКГУ и ДГУ важно осознавать, что проведенный документ в ЗКГУ не подлежит изменениям со стороны ДГУ. Типовыми средствами можно настроить правила обмена БИД из ДГУ в ЗКГУ таким образом, чтобы в ЗКГУ не передавались никакие сведения, однако мы столкнулись с тем фактом, что из-за разницы версий БИД установленных в конфигурациях ЗКГУ и ДГУ, в документы ЗКГУ передается отметка об удалении, если её поставить на связанный документ в ДГУ. По этой причине стало необходимым и архиважным ограничить передачу в ЗКГУ сведений об установке отметки об удалении.

Также на данном этапе в ДГУ был создан комплект документов для приема информации из ЗКГУ. Для этих документов были настроены правила БИД, и построены схемы движения документов для решения связанных с документами задач.

1. Были созданы виды документов для решения следующих задач:

1.1 Для первичного заполнения справочника «должности» в ДГУ;

1.2 Для получения информации о введении новых должностей;

1.3 Для первичного заполнения справочника «сотрудники»;

1.4 Для получения информации о кадровых событиях (приемы/переводы/увольнения).

2. Были созданы правила обмена БИД для получения информации в ДГУ. При создании правил обмена потребовалось учесть отдельные нюансы:

2.1 Часть документов в ЗКГУ создается сотрудниками отдела кадров с целью решения технологических задач, т.е. данная информация для целей получения сведений о сотрудниках в ДГУ не нужна. Отсечь получение такой пустой информации получилось следующим образом: ненужные документы ЗКГУ получают типовой номер ЗКГУ с индексом конфигурации, а документы с нужной информации нумеровались номерами приказов, т.о. наложив условие ограничения получения документов с индексом конфигурации в номере в правилах БИД, мы избавились от лишней информации.

2.2 Документы по приемам и кадровым переводам иногда создаются заранее, особенно актуальной проблема становится в части именно кадровых переводов, ведь когда информация уже поступила в ДГУ, то она сразу же записывается в справочник, а при этом перевод может произойти через несколько дней, после создания документа в ЗКГУ. Данная проблемы была решена с использованием двух механизмов. В начале, для документов о приемах и переводах ЗКГУ, в настройках автоматической отправки (см. описание первого этапа) определяется дополнительное условие наступление даты факта кадрового события, чтобы документ не отправлял в ДГУ информацию заранее. Затем, в качестве дополнительной меры, в правила БИД в ДГУ было включено условие не получать информацию о сотрудниках, если номер документа ЗКГУ содержит в себе индекс конфигурации, т.о. в ДГУ должна поступать информация только о сведениях, созданных на основании кадровых приказов.

2.3 В процессе работы с увольнениями было замечено, что периодически возникает сбой, из-за которого в ДГУ в сведениях о сотруднике не перезаписывается дата окончания действия сотрудника. В причинах этого явления до конца разобраться не удалось, удалось понять, что виновником ситуации является сетевое соединение (что-то сбоит в сети). Для парирования данной проблемы пришлось дату увольнения сотрудника получать в отдельный реквизит, а на маршруте движения документа ДГУ выстраивать узел из проверок, алгоритмов и задач, при прохождении которого дата окончания действия сотрудника перезаписывалась датой увольнения.

Также на данном этапе решался вопрос об автоматизации распределения сотрудников в ДГУ по рабочим группам. Одним из типовых решений ДГУ является то, что соответствующие права или полномочия сотрудник может получить, если принадлежит к конкретному подразделению или рабочей группе. Т.о. реализовать массовое распределение полномочий и прав в автоматическом режиме можно наделив полномочиями и правами подразделения и рабочие группы, а после этого потребуется только заполнить эти подразделения и рабочие группы сотрудниками. Привязку к подразделению сотрудник будет иметь с момента создания. Для заполнения рабочих групп в ДГУ разработчик предусмотрел использование алгоритмов. Нами было составлено два универсальных алгоритма: один выбирал сотрудников по должностям, а второй по подразделениям. Используя комбинации созданных алгоритмов, удалось создать потребное количество рабочих групп, которые стали основой для распределения полномочий и прав, а также основой для создания алгоритмов проверок для маршрутов движений документов ДГУ.

На заключительном этапе были произведены работы по внедрению на рабочих базах всех ранее описанных механизмов, правил и схем.