Цели проекта

• Автоматизация и оптимизация ведения табельного учёта рабочего времени в медицинской организации с использованием программного продукта "1С:Зарплата и кадры государственного учреждения", редакция 3;
• Максимальное сохранение и использование типовой функциональности на основании методик "1С";
• Снижение трудозатрат пользователей системы, а именно сотрудников расчётной группы бухгалтерии при проверке данных;
• Снижение ошибок, связанных с расхождением данных в табелях и кадровых приказах;
• Снижение влияния человеческого фактора;
• Разработка индивидуальных модулей "АРМ Табельщика".

Ситуация до внедрения

Клиника высоких медицинских технологий им. Н. И. Пирогова (поликлиника, стационар) Санкт-Петербургского государственного университета – одно из старейших медицинских учреждений Санкт-Петербурга и Северо-Западного региона.

В штатной структуре учреждения - 78 подразделений.

До внедрения ведения табеля учета рабочего времени в программе "1С:Зарплата и кадры государственного учреждения" табеля велись сотрудниками подразделений (отделений) во внешних сторонних программах, что увеличивало количество ошибок и сроки сдачи табелей. Также после сдачи табелей необходимо было данные перенести в документ Табель рабочего времени программы "1С:Зарплата и кадры государственного учреждения". Выявлялись ошибки несоответствия предоставленных данных с данными кадровых приказов, на согласование с ответственными в подразделениях (отделениях) и исправления также требовалось время.

Уникальность и инновационность проекта

• Учёт времени сотрудников медицинских учреждений с точностью до минут согласно требованиям ведения учёта работы медицинских работников с проверкой данных на соответствие кадровым документам.
• Табели учёта рабочего времени в программу "1С:Зарплата и кадры государственного учреждения" вводят самостоятельно ответственные лица в подразделениях (отделениях).
• Перед тем как данные попадут в расчёт, они должны быть утверждены ответственным сотрудником (табельщиком) и сотрудником расчётной группы бухгалтерии. В момент утверждения происходят автоматические проверки на соответствие кадровым приказам.
• Модуль "АРМ Табельщика" может работать на windows, linux, реализован web клиент.

Результаты проекта

• Разработан индивидуальный модуль "АРМ Табельщика".
• Табели учета рабочего времени ведутся оперативно сотрудниками подразделений (отделений) в программе "1С:Зарплата и кадры государственного учреждения", редакция 3.
• Отказ от внешних программ для ведения учета рабочего времени.
• Проверка данных по отработанному времени происходит на этапе утверждения графика и не затрачивает ресурсы сотрудников бухгалтерии.
• Процесс закрытия заработной платы сокращён с недели до 3-х дней.

1С:Зарплата и кадры государственного учреждения :
• Табельный учет рабочего времени

Архитектура решения и масштаб проекта

Проект реализован на базе типового решения "1С:Зарплата и кадры государственного учреждения».

В медицинских подразделениях - это старшая медицинская сестра отделения, в административных и вспомогательных подразделениях - начальники отделов.

В графике рабочего времени, который выглядит как табель, сотрудники выполняют ежедневную работу и ведут учет рабочего времени. По умолчанию данные заполняются по типовому графику работы.

У каждого сотрудника есть "Форма сотрудника", в которой по медицинским сотрудникам данные фиксируются с детализацией до минут. Имеются различные кнопки (установки времени работы, вида работы как на текущий месяц целиком, так и на месяц), также формы установки сменной работы. Все эти дополнения ускоряют процесс заполнения и переноса данных в общую форму.

Более детальная форма установки смен.

При утверждении графика происходит проверка данных с кадровым учётом (отпуска, больничные, командировки, прочие отсутствия), также проверка на соответствие норме часов по производственному календарю с учётом отклонений и занимаемых ставок.

В документ "График рабочего времени" добавлена печатная форма, которая сдается в отдел кадров при необходимости.

Когда необходимо сдавать табели, то создаётся табель и заполняется на основании утверждённого графика работы на указанный месяц.

На увольняющегося сотрудника имеется возможность создать отдельно и график и табель исключительно на этого сотрудника.

Бывают случаи, когда необходимо, чтобы табель можно было создавать не только на своё подразделение либо имеется несколько табельщиков в одном подразделении.

Доступ к табелям по подразделениям настраивается с помощью роли и добавленного документа "Список табелирующих".

Табель утверждается табельщиком, но при этом проводок не формирует.

Имеется административная настройка с возможностью отключения проверки отдельно как графика, так и табеля.

Документ "Начисление зарплаты и взносов" при проведении выдаёт сообщение, на кого из сотрудников нет табеля. Механизм расчета документа типовой.