Цели проекта

• Стандартизация процессов проведения оценки и обучения персонала;
• Автоматизация проведения мероприятий оценки, сбора и обработки результатов на базе "1С:Зарплата и управление персоналом КОРП";
• Автоматизация полной цепочки документов на базе "1С:Зарплата и управление персоналом КОРП";
• Снижение трудозатрат конечных пользователей системы;
• Увеличение количества проводимых мероприятий оценки за период;
• Увеличение качества проводимых мероприятий оценки;
• Увеличение качества мероприятий, назначаемых по результатам оценки;
• Уход от ведения различных реестров и отчетов в MS Excel и MS Word.

Ситуация до внедрения

Уникальность и инновационность проекта

• Двусторонняя интеграция между базами "1С:Зарплата и управление персоналом" и "1С:Документооборот";
• Возможность работать в режиме "одного окна", без переключений между программами;
• Добавлена уникальная отчетность, показывающая результаты оценки персонала;
• Количество потенциальных пользователей сервисами >7000 человек;
• Территориальная распределенность решения охвачено 28 площадок в 10 городах

Результаты проекта

• Автоматизация процессов оценки персонала позволила систематизировать процесс, сократить время формирования и проведения оценки в несколько раз, что позволило увеличить количество проводимых мероприятий;
• Благодаря реализации автоматического формирования отчетов по результатам сократилось время обработки результатов от нескольких дней до нескольких минут, что повысило эффективность работы конечных пользователей;
• Уникальный механизм обработки и отображения результатов по матрице потенциала 9box позволяет моментально узнать текущий потенциал сотрудника и дальнейшие действия с ним.
• Автоматизация процессов обучения персонала позволила уйти от ведения учета в других программах (MS Excel и MS Word), систематизировать и сосредоточить ведение учета на базе "1С:ЗУП".
• Реализация двустороннего обмена позволила организовать работу в режиме "одного окна", исключив переключение между разными программами и сократить время подготовки приказов от 1-2 часов до 10 минут.
• Доработка документа "План обучения" позволила отображать и формировать все документы, связанные с обучением, из одного окна, что повысило скорость создания документов и сократило время на поиск документов в системе.
• Автоматический расчет удержаний за обучение исключил ошибки в расчете при увольнении сотрудника.

1С:Зарплата и управление персоналом КОРП :
• Оценка персонала
• Обучение персонала

Архитектура решения и масштаб проекта

Оценка персонала

Для автоматизации бизнес-процесса оценки персонала за основу был взят типовой функционал 1С:ЗУП КОРП "Оценка персонала по методу 360 градусов".

В ходе работ были добавлены возможности указывать норму для оцениваемых компетенций, требуемые и превышающие значения компетенций. Т.е. для одной и той же характеристики можно указать разные нормы. Это необходимо для автоматического формирования результатов оценки.

Доработана возможность указывать тип компетенции (управленческие, личностные, профессиональные) и затем выбирать несколько компетенций, отличающихся по типу, в одно мероприятие оценки сотрудников. Это так же необходимо для формирования отчетности по результатам оценки.

Для отображения результатов оценки была разработана уникальная отчетность. Благодаря указанию норм для каждой компетенции, требуемого и превышающего уровня для матрицы, автоматически определяются сильные и слабые стороны сотрудника, зоны для развития и "слепые пятна".

С помощью диаграмм наглядно показано сравнение результатов оценки с требуемыми нормами индивидуально для каждого сотрудника в целом и в разбивке по ролям респондентов.

На начальной странице портала была добавлена вкладка "Заявки на участие в конкурсе" с возможностью создать документ каждому сотруднику организации.

Документ позволяет подать заявку как лично на себя, так и на своего коллегу. При создании, документ автоматически заполняется личными данными сотрудника, которые необходимы для участия в конкурсе, что позволяет сократить время заполнения заявки и исключить ошибки при заполнении. Будущему участнику на этой вкладке необходимо заполнить только смежные подразделения.

На вкладке "Профессиональные достижения" сотрудник в произвольной форме описывает свои проекты, которые он выдвигает на оценку в конкурсе.

• Подобрать в мероприятие оценки только согласованные заявки и автоматически определить респондентов для каждого участника конкурса, в зависимости от выбранных ими подразделений. Это так же сокращает время сотрудников на подготовку мероприятий, исключая ручной подбор респондентов из смежных подразделений.
• Посмотреть респонденту, оценивающему участника конкурса, анкету участника (заявка на участие в конкурсе), в которой описаны все его достижения, непосредственно из анкеты опроса.

• Для результатов использовался стандартный отчет «Результаты оценки персонала» - он отлично подошел к условиям проведения конкурса, т.к. все доработки осуществлялись с учетом типового механизма.

Обучение персонала

Для автоматизации бизнес-процесса обучения персонала за основу был так же взят типовой функционал 1С:ЗУП КОРП "Обучение сотрудников" и функционал согласования документов "1С:Документооборота".

В первую очередь реализована подача и согласование заявок на включение в план обучения на базе 1С:ДО. Заявка заполняется сотрудником и позволяет заполнить все данные о желаемом обучении.

После успешного согласования, заявки автоматически попадают в 1С:ЗУП (в одноименный справочник) с автоматическим подбором исполнителя заявки. Все основные поля заполняются автоматически из "1С:Документооборота". Сотрудникам теперь не приходится создавать заявки вручную – достаточно установить отбор по своей фамилии и начать работу с согласованными заявками. Это позволило значительно сократить время на обработку заявок.

Все заявки объединяются в документ "План обучения". Документ также был доработан в части:

• Добавлена возможность создать документ "Приказ на обучение". Приказ возможно создать для каждой строки плана по соответствующей кнопке. Сам документ подробнее описан дальше по тексту.

• Возможность обновлять данные плана обучения по заявкам (для этого также предусмотрена отдельная кнопка), не потеряв ручные изменения в плане, т.е. данные заново не перезаполняются.

На базе 1С:ЗУП КОРП разработан документ "Приказ о направлении на обучение". По нажатию одной кнопки (описана ранее), все данные из строки документа "План обучения" попадают во вновь созданный документ "Приказ о направлении на обучение" (сотрудники, мероприятие, период обучения, расходы и т.д.). Основные доработки касаются механизма автоматического создания и отправки на согласование приказа на обучение в "1С:Документооборот" (вкладка "(УЗГА) Документооборот"). Состав доработок:

• Кнопка "Создать текст приказа". Автоматически создает текст в зависимости от типа выбранного мероприятия. Это позволило сократить время сотрудников на ручной набор текста приказа, т.к. они все формируются по одному шаблону.

• Заполнение согласующих и подписанта для приказа. Эта информация необходима для автоматического запуска на согласование в системе "1С:Документооборот".

• Кнопка "Отправить приказ на обучение". Разработанная двусторонняя интеграция "1С:ЗУП - 1С:ДО" отправляет на согласование в "1С:Документооборот" приказ о направлении на обучение без открытия "1С:Документооборот". Статус документа отображается на стороне 1С:ЗУП и позволяет отслеживать процесс без открытия "1С:Документооборот". При необходимости открыть документ в "1С:Документооборот", на стороне 1С:ЗУП присутствует активная гиперссылка, по нажатию которой открывается непосредственно запущенный на согласование документ, исключая время на дополнительный поиск. Работа ссылки зависит от типа клиента – если 1С:ЗУП открыт в тонком клиенте, 1С:ДО откроется также в тонком, если в веб-клиенте – 1С:ДО открывается также в веб-клиенте.

После согласования приказа реализована возможность вводом на основании делать документы "Ученический договор" и "Обучение сотрудников". Документы остались типовые, доработок в них не выполнялось.

Пройденные внутренние обучения отражаются в карточке сотрудника на вкладке "Образование". Для этого была доработана форма и визуально разделены внешние и внутренние обучения.

Так как документ "Ученический договор" используется в том числе для назначения суммы отработки сотруднику, то на основании этого документа разработан отчет "Калькулятор отработки". Его можно вызвать из описанной выше вкладки "Образование".

При увольнении сотрудника расчет удержания происходит по каждому обучению индивидуально (на дату отчета) с точностью до дня и показывает сумму удержания за каждое обучение.