Цели проекта

1. Максимально безболезненный переход на программный продукт 1С:Зарплата и управление персоналом КОРП (1С:ЗУП) с зарубежной ERP-системы, исключающий ошибки расчета и сбой автоматизированных функций в переходный период.
2. Реализация специфических особенностей учетной системы, необходимых для эффективной деятельности предприятия:
• обмен данными с материнской зарубежной ERP-системой в части справочной информации, бухгалтерских проводок, платежных документов;
• подсистема печатных форм при приеме на работу и кадровых перемещениях;
• подсистема массовых рассылок предупреждающих сообщений, печатных форм, расчетных листков и т.п.;
• модуль планирования и регистрации рабочего времени линейного персонала в магазинах и распределительных центрах, подсистема утверждения и проверки табелей учета рабочего времени;
• подсистема расчета вознаграждения по KPI сотрудников магазинов и распределительных центров;
• поддержка реферальной программы "Приведи друга";
• возможность групповых массовых пересчетов документов-отклонений;
• уникальный подход к суммированному учету рабочего времени.
3. Переход на порядок учета рабочего времени в соответствии с методологией 1С:ЗУП 3 КОРП.
4. Внедрение нового автоматизированного функционала в части специальной оценки условий труда, учета средств индивидуальной защиты, контроля медицинских осмотров персонала в магазинах.
5. Интеграция с программным модулем распознавания документов Smart Engine.
6. Сокращение времени расчета заработной платы: с 10-12 часов ночью до приемлемого показателя 30-40 минут в течение рабочего дня.

Ситуация до внедрения

Бренд "ДА!" вышел на российский рынок розничной торговли в сентябре 2015 год, принадлежит компании ООО "Фреш Маркет", которая входит в состав группы компаний "О’КЕЙ", одного из крупнейших и наиболее успешных представителей российского ритейла.

В магазинах "ДА!" предлагаются товары известных мировых и российских брендов, а также большой выбор товаров, производимых специально для "ДА!" под собственными торговыми марками.

• Выбранная ранее архитектура решения стала сказываться на падении эффективности и скорости работы системы с ростом численности сотрудников предприятия;
• Но, главное, бурный поток законодательных инициатив поставил ребром вопрос о все более сложной и дорогой процедуре их поддержки в автоматизированной системе.

Было принято решение о переходе на программный продукт 1С:ЗУП КОРП, обладающий необходимым типовым функционалом и имеющий гарантированную своевременную поддержку производителя в части обновления системы, что являлось весомым аргументом для заказчика в выборе новой информационной системы. Также замена системы на 1С:ЗУП КОРП предполагала возможность в дальнейшем использовать быстро развивающийся функционал решения от 1С.

Уникальность и инновационность проекта

Имеет смысл выделить две особенности реализованной в рамках проекта системы:

1. Крайне высокие требования к эффективности работы системы.
   Данная особенность присутствовала в ранее эксплуатируемом зарубежном комплексе и перешла в 1С. Иллюстрацией данного аспекта является небольшое количество сотрудников расчетной службы предприятия, выполняющих расчет на 4,5 тысячи сотрудников в такой сложной отрасли как розничная торговля. Для этого в течение проекта пришлось реализовать порядка 40 рассылок и контрольных проверок, позволяющих пользователям своевременно получать информацию, необходимую для ежедневной работы.
   Также были реализованы:
• групповые формы печати при приеме на работу сотрудников, их перемещении;
• групповые обработки пересчета документов отклонений.
2. Распределенная система планирования и регистрации рабочего времени сотрудников в магазинах и РЦ.
   Данная система позволяет эффективно планировать рабочее время с учетом интересов сотрудников и максимально полной занятости с учетом требований ТК РФ в части суммированного учета рабочего времени. Также данная система приводит к автоматическому табелированию рабочего времени, снимая эту нагрузку с кадровых служб предприятия.

Отдельной сложной задачей проекта при старте работы был перенос и нормализация исторических данных из зарубежной ERP-системы, в которой хранение информации было построено по иным принципам нежели в 1С:ЗУП КОРП.

Также в рамках проекта удалось решить новые задачи, автоматизировав функции, ранее выполнявшихся в ручном режиме:

Публикации о проекте

• Внедрение "1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП. Электронная поставка" в ООО "ФРЕШ МАРКЕТ" (сеть супермаркетов ДА!)

Результаты проекта

При внедрении модуля "Планировщик" была проведена реорганизация порядка работы специалистов предприятия в данном модуле, упрощен интерфейс системы, добавлен ряд новых сервисных возможностей.

По сравнению с ранее эксплуатируемым модулем в зарубежной ERP-системе при переходе на 1С было упрощено планирование работы сотрудников с плавающими графиками работы и ненормированным рабочим днем, добавлены новые гибко настраиваемые пользователями инструменты для ускорения внесения данных в Планировщик.

Упрощено прогнозирование баланса часов по СУРВ за текущий период и контроль переработок/недоработок сотрудников в режиме реального времени, т.е. дополнительно был понижен риск необоснованных расходов заказчика на оплату труда сотрудников, находящихся на СУРВ с различными периодами.

Созданы уровни доступа для управляющих магазинов, региональных менеджеров, директоров по продажам и отдела персонала, а также гибко настраиваемые отделом персонала ограничения к изменению данных за прошедшие дни.

До старта проекта были достаточно полно обозначены необходимые изменения типовой конфигурации, что позволяло достаточно хорошо определить общий бюджет проекта. Единственным риском оставался поздний срок старта проекта, затянувшийся минимум на месяц. На входе в проект и команда заказчика, и команда исполнителя понимали данную проблему, в связи с чем регулярно контролировали данный риск до старта расчета зарплаты. В итоге риск был купирован решением реализовать полноценный обмен между обеими автоматизированными системами (зарубежная ERP-система и 1С) и проведением параллельного расчета заработной платы в обоих системах. Это позволило выиграть время для реализации в 1С всего требуемого функционала в полном объеме.

Начиная с марта 2022 года отказались от расчетов в зарубежной ERP-системе, и все функции расчета заработной платы и HR были переведены в учетную систему 1С.

Данная функция была запущена в полном объеме в 1С с февраля 2023 года.

1С:Зарплата и управление персоналом КОРП :
• HR
• Расчет заработной платы
• Кадровый учет
• СОУТ
• Контроль СИЗ

Архитектура решения и масштаб проекта

В результате проекта была реализована следующая архитектурная схема:

1. Типовой контур с продуманными для максимально эффективного обновления модификациями;
2. Контур "Планирование и регистрация рабочего времени".

• справочная информация;
• бухгалтерские проводки;
• платежные поручения на выплату ЗП и налогов.

В системе постоянно работают до 300 пользователей: как сотрудников учетных и кадровых служб, так и руководители магазинов и подразделений распределительных центров.