Цели проекта

На фоне цифровизации бизнес-процессов в группе компаний, постоянного роста количества юридических лиц и штата сотрудников руководством "Деметра-Холдинг" была поставлена цель реструктуризации разросшегося IT-ландшафта на базе систем "1С", а именно 12 ранее внедренных систем "1С:Зарплата и управление персоналом"(разных версий ПРОФ и КОРП).

Необходимым стал переход на централизованную информационную систему по кадровому учету и расчету заработной платы на базе платформы "1С:Предприятие 8 КОРП" для всех юридических лиц и филиалов холдинга.

Осуществление перехода включало в себя решение следующих задач:

• Унификация процессов кадрового учета и расчета заработной платы;
• Миграция данных из исторических систем холдинга 1С:ЗУП 3.1 версий ПРОФ и КОРП;
• Создание единой среды для ведения кадрового учета и расчета заработной платы с поэтапным объединением юридических лиц всей группы компаний;
• Снижение затрат на поддержку, обновление и развитие HR-системы за счет использования единой конфигурации;
• Систематизация и оптимизация кадрового документооборота;
• Возможность получения всей необходимой достоверной, оперативной, детальной и непротиворечивой информации по персоналу холдинга, а это порядка 2000 человек, по принципу «единого окна»;
• Централизованный контроль над алгоритмами и подходами к расчету и налогообложению заработной платы;
• Адаптация интеграционных механизмов с системами управления и учета деятельности бизнес-единиц Деметра Холдинг на платформе 1С:Предприятие, а также другими локальными системами.

Прием выполненной интегратором работы после:

• готовности системы "1С:Зарплата и управление персоналом КОРП" ред. 3.1 с унифицированной единой конфигурацией, внешними доработками и настройками;
• централизации базы "1С:ЗУП КОРП" ред. 3.1 с загруженными в нее данными по всем компаниям "Деметра-Холдинг" в рамках проекта, прошедшей сверку отчетности и 1 месяца параллельной эксплуатации с историческими системами.

Ситуация до внедрения

"Деметра-Холдинг" — крупнейший в России вертикально интегрированный инфраструктурный холдинг, объединяющий активы в области экспортной логистики и трейдинга. Компания развивает собственную сеть элеваторов, владеет глубоководными морскими зерновыми терминалами и логистической инфраструктурой. "Деметра-Холдинг" постоянно расширяет портфель актуальных услуг и онлайн-инструментов, который дают предприятиям АПК возможность строить бизнес максимально эффективно.

Деятельность компании:

• Закупка зерновых. Развитие устойчивых и взаимовыгодных отношений с производителями зерна – агрохолдингами и фермерскими хозяйствами;
• Транспортировка зерновых. Сегмент логистики компании подразделяется на транспортировку зерна и его перевалку в порту;
• Перевалка зерновых грузов на экспорт. Одним из конкурентных преимуществ «Деметра-Холдинг» является присутствие во всех элементах экспортно-логистической инфраструктуры на глубокой воде, что позволяет осуществлять экспорт зерна в течение всего сезона.
• Развитие и цифровизация рынка зерна в РФ. Компания активно реализует проекты по цифровизации
  и оптимизации агропромышленной отрасли на основе современных технологий.

Ситуация до внедрения:

1. Требовалась унификация процессов кадрового делопроизводства и расчета заработной платы. На момент старта проекта каждая из 12 компаний холдинга имела свою систему политик в части оплаты труда и справочников. Соответственно, были различные доработки в текущих базах, которые между собой противоречили и усложняли поддержку данных систем.
   Необходимо было унифицировать/актуализировать перечень основных процессов кадрового и расчетного отделов в рамках типового функционала "1С:Зарплата и управление персоналом КОРП" ред. 3.1.
   Также требовалась актуализация настроек обмена данными с системами комплексного и бухгалтерского учета, используемыми в компаниях ("1С:Управление холдингом", "1С:Бухгалтерия", "1С:Управление производственным предприятием", "1С:ERP Управление предприятием").
   Ко всему прочему необходимо было учесть, что настройки систем бухгалтерского учета различных компаний отличаются, как в части плана счетов, так и в части отдельных методик учета (например, в одних компаниях создается резерв по премиям, а в других - нет).

2. Требовалась централизация систем:

• В компаниях холдинга использовалась разветвленная организационная структура. Учет по кадровому делопроизводству ввелся в 12 разных базах 1С:ЗУП 3.1 версий КОРП и ПРОФ с разным уровнем кастомизации;
• Нужно было организовать поэтапную миграцию данных для всей группы компаний. Глубина переноса составляла 2 календарных года;
• Актуализация справочников и доработок по мере присоединения новых баз в единую систему;
• После завершения каждого этапа миграции должна была выполняться сверка данных между исходной и целевой базой, а в течение 1 месяца - параллельная эксплуатация исторической и централизованной систем со сверкой отчетности по смигрированным компаниям;
• Добавление пользователей в централизованную базу 1С:ЗУП и настройка разграничения прав доступа.

В качестве партнера по автоматизации была выбрана компания "WiseAdvice-IT" – официальный партнер "1С" с 2003 г. с опытом внедрения программных решений HRM-класса в области автоматизации кадровых процессов и расчета заработной платы в крупных компаниях и холдингах.

Уникальность и инновационность проекта

Внедрение централизованной системы управления кадровыми и расчетными процессами в "Деметре Холдинг" проходило в 3 этапа по группам компаний:

1. Группы компаний 1-3 (6 юридических лиц);
2. Группа компаний 4 (3 юридических лица);
3. Группа компаний 5 (3 юридических лица).

Сам проект реализован по каскадной технологии внедрения, поделенный на этапы:

1. Предпроектное обследование: проведение интервью, анализ текущих информационных систем "1С:ЗУП" ред. 3.1 версий ПРОФ и КОРП, анализ ролевой модели, анализ серверной инфраструктуры, анализ интеграционных потоков со смежными системами, разработка технического задания.

2. Унификация и миграция конфигураций "1С:ЗУП" (разработка и тестирование механизмов миграции данных, унификация, адаптация и тестирование доработок, разработка дополнительных настроек системы) по определенным этапам во всех группах компаний.

3. Подготовка к вводу в действие: развертывание ИС, миграция и выверка исторических данных, настройка типового и дополнительного функционала, запуск интеграций со смежными системами.

4. Опытно-промышленная эксплуатация: консультирование пользователей по группам компаний, устранение замечаний.

Сложность проекта заключалась в следующем:

• Методологические процессы по кадровому учету и расчету заработной платы на момент старта проекта не были унифицированы. Отличались подходы к расчету начислений, отражению проводок, расчету резервов и т.д. Соответственно, данная унификация проходила совместно с заказчиком в рамках жизни проекта;
• Текущие доработки в системах холдинга не были полностью задокументированы, и имели разную архитектуру, поскольку их разработкой занимались разные интеграторы по индивидуальным дорожным картам отдельных компаний. Соответственно, проектной команде "WiseAdvice-IT" пришлось проводить аудит с заказчиком и совместно принимать решение о дальнейшем использовании каждой из них;
• Доработанный функционал во всех конфигурациях существенно различался между собой. Каждая конфигурация исторически развивалась самостоятельно, вносились индивидуальные изменения. На этапе унификации пришлось их не только адаптировать к мультикорпоративному учету в единой базе, а также модифицировать для дальнейшего учета и исключить противоречия;
• На рынке "1С" нет готовых инструментов, которые позволят мигрировать необходимые данные из различных версий 1С ЗУП 3.1 для полноценного ведения кадрового учета и расчета заработной платы без потери функциональности. Поэтому интегратором были с нуля разработаны правила миграции, которые позволили мигрировать не только типовые данные по кадровому делопроизводству и зарплате, но также кастомизированные объекты заказчика (регистры, документы, реквизиты и т.д.).

Публикации о проекте

• Унификация и централизация систем "1С:Зарплата и управление персоналом 8" в "Деметра-Холдинг"

Результаты проекта

• Создана единая информационная система на базе "1С:Зарплата и управление персоналом КОРП" ред. 3.1, объединяющая 12 ранее разрозненных баз;
• Выполнена миграция в новую систему исторических данных, необходимых для расчета среднего дневного заработка для отпусков, больничных и формирования карточки Т-2 сотрудников;
• Стандартизированы процессы расчета зарплаты и кадрового учета внутри всех компаний холдинга;
• Выросла оперативность получения информации и обеспечение ее достоверности для принятия управленческих решений.
• Повышена прозрачность процессов расчета заработной платы и управления кадрами;
• Унифицировано, модифицировано и реализовано более:

- 28 расширений;

- 19 обработок;

- 60 печатных форм и отчетов;

- 35 профилей групп доступа с обеспечением безопасности (RLS) на уровне физических лиц, а также доработанными ролями;

- 4 интеграции с финансовыми учетными системами на платформе "1С" ("1С:Управление холдингом", "1С:Бухгалтерия", "1С:ERP");

- 2 интеграции со смежными системами на платформе стороннего программного обеспечения (Столовая, Битрикс);

• Разработано 2 актуальных документа для дальнейшей эксплуатации системы:

- Руководство пользователя;

- Инструкция по эксплуатации с описанием всех доработок, настроек системы.

1С:Зарплата и управление персоналом КОРП :
• Кадровый учет
• Расчет заработной платы
• Регламентированная отчетность

Архитектура решения и масштаб проекта

Единая централизованная информационная система управления кадровым учетом и расчетом з/п реализована на классической трехуровневой архитектуре: клиентская часть, сервер приложений, сервер баз данных.

Для управления процессами внедрения и разработки конфигураций на базе "1С:Предприятие 8.3 КОРП" организованы несколько сред:

• среда разработки – для разработки новой функциональности в конфигурациях "1С";
• среда для тестирования – предназначена для тестирования разработанной функциональность, проведения нагрузочного тестирования;
• продуктивная среда – для промышленной эксплуатации системы.

При построении технической архитектуры в продуктовой среде все серверы нацелены исключительно на обслуживание конфигураций "1С:Управление холдингом", "1С:ЗУП", "1С:УПП", "1С:Бухгалтерия" и "1С:ERP".

Техническая архитектура с доступом через терминальный сервер представлена несколькими серверами, которые делятся по их функционалу:

• сервер базы данных (DS);
• сервер приложений "1С" (AS);
• сервер терминального доступа (TS).

В рамках проекта специалистами "WiseAdvice-IT" были актуализированы следующие процессы:

1. Кадровый учет:

• ведение штатного расписания;
• учет персональных данных;
• учет отпусков, служебных командировок;
• учет рабочего времени;
• оформление всех кадровых событий и движений.

2. Расчеты с персоналом:

• расчет заработной платы;
• начисление оплаты за работу в праздничные и выходные дни, за сверхурочную работу;
• начисление премий, доплат и надбавок стимулирующего характера;
• расчеты по отпускам, командировкам;
• расчет среднего заработка.

• начисления:
• выплат за неотработанное время;
• пособий (прямые выплаты);
• материальной помощи;
• прочих выплат и компенсаций.
• расчеты при увольнении работников;
• удержания из зарплаты;
• выплата зарплаты.
• налоги и взносы:

• налог на доходы физических лиц (НДФЛ);
• страховые взносы.

3. Регламентированная отчетность.

После завершения каждого этапа миграции выполнялась сверка отчетности между 12 историческими базами и новой "1С:ЗУП КОРП" ред. 3.1 в следующем объеме:

• сверка полного комплекта отчетности (как ежемесячной, так и квартальной) на месяце, в котором производится параллельный расчет з/п;
• сверка квартальной отчетности на квартале, предшествующем месяцу, в котором производится параллельный расчет з/п;
• сверка отчетности между историческими и целевой базами силами сотрудников Деметра Холдинг. Участие сотрудников исполнителя заключалось анализе всей отчетности, локализации причин выявленных расхождений и их устранении.

При необходимости на стороне 1С:ЗУП 3.1 КОРП актуализировались настройки интеграции с системами бухгалтерского учета после переноса миграции данных в централизованную базу.

В ходе проекта были добавлены пользователи в централизованную базу "1С:ЗУП КОРП" ред. 3.1 и настроены разграничения прав доступа.

Проект был реализован за 1 год с достижением всех поставленных целей и задач.

Использованное дополнительное ПО, компьютерная техника и оборудование

• Jira (Atlassian) — программное обеспечение для совместного отслеживания задач и ошибок по проектам;
• Confluence (Atlassian) – вики-система для удобной командной работы с персонифицированным доступом к проектным материалам.