- Управленческий и финансовый учет (FRP)
Цели проекта
- Автоматизации бюджетирования, чтобы осуществлять непрерывный контроль поступления и распределения средств по статьям;
- Точное отображение в режиме реального времени план-фактного анализа;
- Конвертация валюты в отчетных формах, чтобы данные отражались в единой валюте
- Введение платежного календаря;
- Занесение и сохранение фактических данных по финансам;
- Казначейство.
Ситуация до внедрения
Международной Ассоциации "Транскаспийский международный транспортный маршрут" (далее – Ассоциация) создана в 2017 году со штаб-квартирой в городе Астана/Нур-Султан, Казахстан. Ассоциация призвана координировать взаимодействие всех участников перевозок грузов по Транскаспийскому международному транспортному маршруту (ТМТМ). Ассоциация обеспечивает необходимую информационную поддержку, способствует упрощению административных процедур, созданию конкурентной среды и обеспечению максимальной эффективности для участников из разных стран, в том числе географически не расположенных непосредственно на ТМТМ.
Так, основными целями Ассоциации являются:
- привлечение транзитных и внешнеторговых грузов на ТМТМ;
- развитие интегрированных логистических продуктов по ТМТМ;
- проведение эффективной тарифной политики, оптимизация издержек и стоимости интегрированной услуги;
- создание единой технологии перевозочного процесса;
- обеспечение конкурентоспособности ТМТМ по сравнению с альтернативными маршрутами;
- содействие снижению административных барьеров, связанных с пограничными и таможенными процедурами и переработкой грузов и контейнеров в портах и стыковых станциях.
Постоянные члены Ассоциации:
- ЗАО "Азербайджанские железные дороги" (Азербайджан);
- ЗАО "Азербайджанское Каспийское Морское Пароходство" (Азербайджан);
- АО "НК "Актауский морской торговый порт" (Казахстан);
- ЗАО "Бакинский международный морской торговый порт" (Азербайджан);
- АО "Грузинская железная дорога"(Грузия);
- АО "НК «Қазақстан темiр жолы" (Казахстан);
- "TCDD Transportation" JSC (Турция);
- АО "Укрзализныця" (Украина).
- ООО "Батумский морской порт" (Грузия)
- ООО "ПКП ЛХС" (Польша)
- ТОО "Порт Курык" (Казахстан)
- Lianyungang Port Holding Group Company Limited (Китай)
- ТОО "НМСК «Казмортрансфлот" (Казахстан)
- ТОО "Актауский Морской Северный Терминал" (Казахстан)
- Grampet Group (Румыния)
- ТОО "Исткомтранс" (Казахстан)
- АО "Каскор-Транссервис" (Казахстан)
- ООО "ТИС-Контейнерный Терминал" (Украина)
- ОАО "Баку Говсан международный торговый морской порт" (Азербайджан)
- Xi’an Continental Bridge International Logistics Co., Ltd.
Основным источником дохода Ассоциации является поступление членских взносов со стороны учредителей и членов Ассоциации. В течение длительного периода Ассоциацией осуществлялся поиск решений по автоматизации бюджетирования, рассматривались различные доработки для осуществления непрерывного контроля поступления и распределения средств по статьям, а также для точного отображения в режиме реального времени план-фактного анализа.
Планирование осуществляется в долларах США, а фактические поступления членских взносов производятся в тенге и в долларах США. В связи с этим была необходимость в конвертации валюты в отчетных формах с целью отражения данных в единой валюте.
- Фактические данные за прошедшие периоды не поступали в базу.
- Платежный календарь не был автоматизирован и данные вносились в Excel.
- Согласование заявок на оплату, планирование по статьям велось в бумажном варианте со сбором живых подписей руководителей.
- Казначейство выгрузку/ загрузку вели в Excel.
- Учет вели в "1С:Бухгалтерия 8.3", при этом планирование не велось, отражались только фактические затраты и поступления. Необходимые отчеты возможно было формировать только по факту поступивших средств без детализации из "1С:Бухгалтерия 8.3.".
Уникальность и инновационность проекта
"ТМТМ" - это международный транспортный коридор. В настоящее время постоянными и ассоциированными членами Ассоциации являются 20 компаний из 8 стран мира (железнодорожные и морские администрации Азербайджана, Грузии, Казахстана, Китая, Румынии, Турции, Украины и Польши) тем самым образуя, синергию логистических инфраструктур на протяжении всего маршрута "ТМТМ".
В компании "ТМТМ" идет финансирование со стороны участников Ассоциации: членов, партнеров, учредителей. Мы долго искали решение по автоматизации бюджетирования, рассматривали разные доработки, чтобы осуществлять непрерывный контроль поступления и распределения средств по статьям, а также для точного отображения в режиме реального времени план-фактного анализа.
Особенностью планирования является то, что оно ведется в долларах США, а фактические поступления в тенге. Поэтому была необходимость в конвертации валюты в отчетных формах, чтобы данные отражались в единой валюте.
Публикации о проекте
Результаты проекта
- В режиме онлайн финансовый Генеральный секретарь видит отклонение планируемых показателей от фактических по приходу ДС. Например, Руководитель видит отклонение сколько денежных средств должно поступить от той суммы, которая по факту поступила.
- Возможность формирования бюджетов автоматически на основании свода по фактическим данным.
- Экономия временных ресурсов на 30% благодаря автоматизации согласования платежей.
- Сохраняется полная история согласования документов.
- Контроль бюджетов и недопущение превышения по планированию.
- Анализ в режиме реального времени в единой системе.
- Сохраняется история фактических данных за прошлые периоды
- Отчеты отображаются в единой казахстанской валюте, с учетом того, что планирование идет в долларах.
- Исключены кассовые разрывы.
- Исключены риски, когда платежи ошибочно запланированы на определенный срок, а суммы к оплате нет в кассе и на расчетных счетах.
- Благодаря платежному календарю можно видеть в какой день поступят средства, какой остаток имеется в наличие и от этого планировать свои затраты
- Возможность ведения анализа, актуализации бюджета, по определенным статьям, и если намечается экономия, то можно перераспределить средства на другие статьи.
- Теперь финансовый директор из отчетов может перейти в первичный документ. Например, по суммам он видит отклонения, далее можно в системе "провалиться" в документы к исполнителю, или видит большое количество документов, "проваливается" в данные и видит назначение платежей и прочие нужные данные.
-
1С:Бухгалтерия
-
Бит.Финанс
:
- Бюджетирование
- Казначейство
Архитектура решения и масштаб проекта
Описание проекта
Экспертами проведен анализ состояния дел и поступило предложение внедрить решение "БИТ.Финанс", по результатам чего была установлена система и настроены блоки Бюджетирования и Казначейства.
В ходе работ:
Введены все статьи оборотов заказчика (300 статей оборотов), созданы 2 вида бюджетов (БДР И БДДС). Установлены зависимые обороты, чтобы при заполнении бюджета доходов и расходов, автоматически записывались данные по бюджету денежных средств.
- По финансовым стандартам бюджет доходов и расходов ведется без учета НДС, а бюджет движения денежных средств ведется с учетом НДС. Например, прошла закупка на 1 млн. тенге, БДДС учитывает НДС и сумма уже составит 1 120 тыс. тенге. Чтобы вручную не вбивать в БДР 1 млн тенге, а в БДДС 1 120 тыс. тг. с учетом разницы, установили зависимые обороты к определенным статьям, теперь цифры автоматически настраиваются по формуле.
- В компании ТМТМ один центр финансовой отчетности и сейчас стало удобно отчеты формировать в разрезе проектов.
Экспертами настроен платежный календарь с датами планируемых затрат и поступлений по дням. В данный момент Главный бухгалтер видит план, факт поступлений и оперативно реагирует на отклонение в случае необходимости.
Специалисты также настроили правила согласования и визирования внутренних документов.
Согласование заявок по планируемым поступлениям и затратам:
- Со стороны заказчика, например, менеджера, идет формирование заявки на расходование денежных средств, выбирается статья, идет проверка по лимитам и проходит согласование по структуре маршрута.
- Со стороны Главного бухгалтера формируется реестр платежей на основании заявок на расходование денежных средств, проходит согласование и формируется платежное поручение на оплату.
Сотрудников "ТМТМ" обучили работе в программе, научили устанавливать лимит по статьям. В настоящее время по необходимости на каждую статью можно осуществить допустимый процент превышения.
Если, к примеру, по определенной статье затрат выделено в первом квартале 1 млн. тг., есть возможность установить лимит, допустим 900 000 тг. и при достижении этой суммы, далее выписывать счета на оплату по данной статье будет невозможно.
Специалисты "Первого Бита" произвели бесшовную интеграцию "БИТ.Финанс" с "1С:Бухгалтерия для Казахстана 8.3.".
- Настроили автоматически сбор факта, начиная с 2017 года по текущий период, сейчас все данные отображаются в план-фактном анализе.
Отчетность формируется с любыми финансовыми показателями и разрезами: по контрагентам, статьям, проектам, ЦФО и т.д.
Настроена детализация сведений до уровня первичной документации.