Цели проекта

Цель проекта – внедрить на торгово-производственном предприятии современную информационную систему, которая обеспечит единое информационное пространство и оптимизирует процессы управления компанией.

Проанализировав запросы руководства, были поставлены следующие задачи:

• Внедрить единую информационную систему для оптимизации производственного, бухгалтерского и налогового учета,
• Максимально автоматизировать работу пользователей,
• Организовать и регламентировать взаимодействие подразделений по вопросам предоставления информации,
• Интегрировать новое программное обеспечение с существующим ПО для автоматизированного получения заказов от сетевых покупателей, отправки и подписания отгрузочных документов,
• Оптимизировать работу склада по оформлению и обработке заявок, подготовка упаковочных листов с помощью подсистемы DataMobile,
• Оптимизировать работу первой линии технической поддержки,
• Автоматизация процессов бюджетирования, казначейства,
• Автоматизация подготовки управленческой финансовой отчетности для целей последующей консолидации на уровне Группы компаний.

Ситуация до внедрения

ООО "КАНЕБО КОСМЕТИКС РУС" – российское подразделение компании по производству высококачественной косметики по уходу за кожей. "Канебо" – это часть группы “Kao”, - лидера в производстве потребительских товаров, товаров гигиены и бытовой химии в Японии. Филиалы работают более чем в 50 странах мира.

До реализации проекта в "КАНЕБО" использовалась устаревшая система, которая не в полной мере обеспечивала потребности клиента, не отвечала современным задачам бизнеса и не давала ему развиваться. Компании необходима была программа, возможности которой позволяли бы иметь комплексную информационную систему для ведения бухгалтерского, налогового учета и управленческого учета по стандартам МСФО, полностью охватывающую даже те процессы, которые не влияют на финансовую отчетность, и максимально автоматизирующую работу пользователей. Большой объем данных и сопровождающей документации, которая заводилась пользователями вручную, дублировалась разными подразделениями.

Для решения поставленных задач руководство обратилось в Центральный офис компании "Первый Бит", которая имела обширный опыт реализации подобных проектов и обладала достаточным количеством высококвалифицированных специалистов по автоматизации производственных предприятий. После оказанной консультации было предложено внедрение программных продуктов "1С:ERP" + "БИТ.ФИНАНС" + "1С:Сервер взаимодействия", соответствующего потребностям компании. Руководство приняло решение о внедрении этой современной информационной системы для оптимизации ведения производственного учета и других бизнес процессов.

Уникальность и инновационность проекта

Для взаимодействия между пользователями и подразделениями используется отдельная программа – "1С:Сервер взаимодействия", внедренная специалистами "Первого Бита" всего за один день и развернутая на операционной системе CentOS 7. Упрощение передачи информации между подразделениями положительно сказалось на производительности сотрудников и скорости обработки задач.

Публикации о проекте

• Бизнес-кейс об 1С:Сервер взаимодействия на сайте 1cbit.ru

• Внедрение программного продукта "1С:Предприятие 8 ПРОФ. ERP Управление предприятием 2 + Документооборот КОРП" в ООО "КАНЕБО КОСМЕТИКС РУС"

Результаты проекта

"КАНЕБО КОСМЕТИКС" в результате внедрения получили единую комплексную систему, которая оптимизировала внутренние процессы и открыла доступ к новым бизнес сценариям.

Бит.Финанс Управленческий учет :
• Бюджетирование
• Казначейство

1С:ERP Управление предприятием :
• Регламентированный учет
• Учет по международным стандартам
• Управление персоналом и расчет заработной платы
• Управление продажами
• Управление закупками

1С:Документооборот

1С:Сервер взаимодействия

Архитектура решения и масштаб проекта

Ориентируясь на задачи клиента, в рамках проекта был настроен следующий функционал "1С:Сервер взаимодействия":

• онлайн-комментирование конкретных объектов системы;
• первая линия тех. поддержки;
• поддержка обсуждения "один на один", которая позволяет пользователям общаться только друг с другом;
• сопровождение нового сообщения и входящего звонка звуковым оповещением;
• поддержка push-уведомлений;
• восстановление и отправка сообщений автоматически, если соединение с сервером взаимодействия отсутствует.

Реализованы несколько сценариев использования: оповещение об оплатах от Покупателей для ответственных менеджеров, информирование об отгрузке личного заказа, обмен информацией между менеджерами и бухгалтерией в отношении отчетов по промоакциям с предоставлением подтверждающих документов.

Большой акцент внедрения системы – это запуск подсистем бюджетирования и казначейства на базе подсистемы "БИТ.Финанс". Данная подсистема встраивается в конфигурацию "1С:ERP", в результате заказчик получает единую информационную базу с расширенными возможностями в части финансового учета. Реализован сбор и анализ для 15 видов бюджетов доходов и расходов, нескольких видов бюджетов движения денежных средств, бюджет по балансовому листу. Часть документов планирования создается автоматически – для целей анализа прогнозных расходов/доходов разработан алгоритм создания позиций плановых поступлений/реализаций на основании уже внесенных в систему фактических документов реализации товаров и услуг, заказа клиента, заказа поставщику, учитываются возможные корректировки реализаций и заказов. Плановые позиции также автоматизировано закрываются фактом для части операций на основании банковских документов списания/поступления ДС.

Автоматизировано взаимодействие с розничными сетями и дистрибьюторами с помощью системы электронного документооборота – как в части сбора заказов и потребностей, так и в части обмена первичными документами в электронном виде с помощью системы юридически значимого документооборота. Использовали систему ЭДО "Сислинк".

Контрагенты в системе ЭДО заполняют заявки, заявки аккумулируются по сегментам, затем создается общее Событие, в которое включаются созданные Заказы контрагентов. Событие поступает в статусе "Черновик". Пользователь переводит Событие в статус "На согласование". Создаются документы запланированного взаимодействия, с рассылкой ответственным лицам писем. Весь процесс контролируется из рабочего места по взаимодействию, на котором отображается, какие события в каком статусе находятся и что необходимо сделать ответственным пользователям. После согласования События по всем строкам заказов клиента происходит алгоритм под названием "М-Анализ" (происходит проверка остатков, в т.ч. и серий по FIFO). Строки, по которым остатка нет, помечаются как отменные. По строкам, по которым хватает остатка, устанавливается способ обеспечения "К отгрузке". Формируется файл релиза - комплексный файл в котором видно какой магазин сколько запрашивал, и сколько ему можно отгрузить по итогам "М-Анализа". Событие переходит в статус "Утвержден", а ответственным лицам отправляются письма с уведомлениями и вложениями и обновлением рабочего места по взаимодействию. Ответственный за формирование первичных документов, через свой АРМ по формированию документов, создает документы Реализации, Списание на расходы, Счета-фактуры, Записи книги продаж, планируемое поступление ДС, транспортная заявка, транспортная накладная. По результатам выписки документов происходят рассылки писем ответственным лицам контрагентов с вложенными первичными документами.

Событие переходит в статус "Утвержден к сборке", а ответственным лицам отправляются письма с уведомлениями и вложениями и обновлением рабочего места по взаимодействию. Кладовщику на ТСД выгружаются заказы для сборки. Кладовщик собирает с помощью ТСД заказ, сообщает с помощью ТСД о завершении сборки. На основании выгруженных данных и весогабаритам, формируются Упаковочные листы с уникальными штрихкодами, данные по штрихкодам отправляются контрагентам по EDI.

Кроме сообщений, звонков и обмена файлами в перечень объектов системы был добавлен такой объект для комментирования как "Маркетинговые мероприятия", поскольку он активно используется компанией в рамках организации розничной активности.

Еще одним внедренным инструментом стала подсистема оповещений по e-mail. Она позволила настроить автоматическое оповещение сотрудников при наступлении определенного бизнес-события (например, поступление оплаты от клиента).

Использованное дополнительное ПО, компьютерная техника и оборудование

DataMobile, Терминалы сбора данных (ТСД)