- Управленческий и финансовый учет (FRP)
Цели проекта
Цели проекта в части Валютный контроль:
- Создание единого информационного пространства, в котором должны выполняться процессы валютного контроля в части подготовки и корректировки документов, отслеживания сроков, сверки с банками и других функций валютного контроля;
- Организация информационного обмена между системой "Валютный контроль для корпоративного казначейства" (встраиваемая подсистема в конфигурацию "1С:Управление холдингом 8") с существующими системами Заказчика;
- Создание онлайн канала обмена финансовыми документами по технологии host-to-host между системой "Валютный контроль для корпоративного казначейства" и банком (Сбербанком), включая возможность в последствии подключить аналогичных обмен с другими банками, без внесения изменений в систему.
Задачи проекта в части Валютный контроль:
- Установка и адаптация системы "Валютный контроль для корпоративного казначейства" (встраиваемая подсистема в конфигурацию "1С:Управление холдингом 8") под бизнес-процессы Заказчика;
- Интеграция системы "Валютный контроль для корпоративного казначейства" с внешними системами Заказчика;
- Настройка защищенного канала обмена по технологии host-to-host между системой "Валютный контроль для корпоративного казначейства" и банком для обмена платежными документами, промежуточными и окончательными выписками, SWIFT-кодами, уведомлениями о зачислении валюты, ведомостями банковского контроля, сообщениями свободного формата, документами валютного контроля и их статусами;
- Обучение пользователей эксплуатации системы по ролям;
- Миграция исторических в систему, выверка результатов миграции;
Цели проекта в части Финансовые сделки:
- Создания единого информационного пространства, в котором должны выполняться процессы управления финансовыми сделками обеспечения и дополнительной функциональности, требуемой Заказчиком, отраженной в таблице 2 с помощью программных продуктов "1С:Управление холдингом", "Финансовые сделки для корпоративного казначейства";
- Организации информационного обмена между подсистемой Финансовые сделки с существующими системами Заказчика.
Задачи проекта в части Финансовые сделки:
- Миграция начальных остатков и истории финансовых сделок;
- Установка и настройка базовой функциональности системы, проведение опытно-промышленной эксплуатации, реализация всех необходимых отчетов и форм, а также всех необходимых дополнительных функций;
- Обеспечение полной сходимости данных в ежемесячных отчетах для бухгалтерии;
- Обеспечение интеграции с электронным архивом.
Ситуация до внедрения
Ситуация до внедрения подсистемы Валютный контроль
Для компании Красцветмет приоритетом является постоянное развитие технологий, использующихся в бизнес-процессах: производственных процессах, учете и отчетности.
Процессы учета и отчетности компании включают в себя ведение валютного контроля.
Для обеспечения своевременного и полного валютного контроля Компанией было принято решение об автоматизации данного бизнес-процесса. Для этого были рассмотрены предложения по автоматизации процедур валютного контроля, имеющиеся на рынке услуг. Преимущество было отдано продукту, позволяющему не только автоматически формировать документы валютного контроля и следить за сроками их представления в банк, но также и обмениваться документами с банком, включая платежные поручения и выписки, не выходя из системы. Такое решение максимально удовлетворяет требованиям оперативности учета и минимизации человеческого фактора при оформлении операций.
Ситуация до внедрения подсистемы Финансовые сделки
Заказчик в течение нескольких лет использовал самописную систему для учета финансовых сделок и формирования отчетов по корпоративным финансам для руководства, бухгалтерии, банков и других целей.
Компания Красцветмет использует широкий круг финансовых инструментов и большое количество открытых кредитных и других финансовых сделок, по котором необходимо постоянное отслеживание сроков оплаты и формирование отчетов.
Необходимость внедрения новой системы для управления корпоративными финансами обусловлена необходимостью реализации требований, которые реализовать в прежней системы не представлялось возможным.
Уникальность и инновационность проекта
Ключевые особенности проекта в части Валютный контроль:
- Автоматическое формирование документов валютного контроля.
- Конвертация и отправка в банк документов, включая платежные, непосредственно из системы. Получение статусов по отправленным документам.
- Загрузка из банка в систему выписок, уведомлений о зачислении валюты, сообщений банка, ведомости банковского контроля.
- Максимальная прозрачность и наглядность действий системы: все документы по одному договору в системе связаны между собой, фиксируется история обмена документов с банком, хранится история любого изменения документа.
- Валютный контролер все время работает в одном окне.
Рассмотрим подробнее блок конвертации и отправки документов в банк. Это уникальное решение, которое не требует дополнительных настроек в случае, если компания решит обслуживать договор в новом для себя банке.
Мэппинг полей для каждого вида документа настраивается в системе "Валютный контроль host-to-host" в формате ISO 20022. При подписании и отправке в банк документа технология host-to-host преобразует документ из формата ISO 20022 в формат конкретного банка и передает данные в банк. При получении информации из банка о каждой стадии обработки документа технология host-to-host передает соответствующие статусы и пользователь может в динамике видеть состояние отправленного документа: Доставлен в банк, Акцептован, Исполнен/Отклонен. При необходимости пользователь также может отзывать отправленные в банк документы или же, наоборот, досылать сообщения с вложениями и без.
Принцип работы в одном окне, включающий прямой обмен с банками, совершает прорыв не только в области валютного контроля, но и в области казначейства в целом, поскольку дает возможность исключить этап работ по ручному переносу данных в банк-клиент для отправки документов в банк, а значит и минимизировать человеческий фактор, то есть риск ошибки или подлога документов. Уже сейчас с уверенностью можно сказать, что это технология будущего, которое уже наступило и доступно бизнесу.
Реализация проекта в компании позволила снизить человеческий фактор в части корректного заполнения документов валютного контроля и соблюдения сроков отправки документов валютного контроля в банк за счет автоматического ведения взаиморасчетов системой и заблаговременного оповещения пользователя о необходимости сформировать документ валютного контроля для отправки в банк.
В результате внедрения системы в бизнес-процессы компании произошло смещение акцента в работе валютного контролера с аккумулирующей и расчетной функций на аналитическую за счет автоматического заполнения системой документов валютного контроля.
Настройка обмена с банком по технологии host-to-host позволила исключить риски потери валютной выручки за счет автоматической загрузки выписки банка и ее разбора.
Помимо этого, использование технологии host-to-host позволило минимизировать человеческий фактор при подготовке пакета документов для отправки в банк за счет автоматического формирования документов и их конвертации в формат банка в одном рабочем окне.
Ключевые особенности в части Финансовые сделки:
- Уникальный набор детально проработанных финансовых инструментов;
- Наличие полноценной подсистемы учета и контроля Ковенантов;
- Функционал автоматического формирования графиков по всем видам финансовых сделок;
- Подсистема закрытия финансового периода (с сохранением возможности формирования отчетов по данным, которые были в предыдущих периодах);
- Подсистема контроля целостности данных подсистемы;
- Возможность согласования различных документов, сделок и отчетов в системе;
- Интеграция с Bloomberg, Reuters и другими аналогичными системами (загрузка торговой информации и биржевых данных по торгам или справочной информации по ценным бумагам и другой);
- Возможность полноценной интеграции с платежным процессом корпоративного казначейства.
- Загрузка с сайтов информации по различным курсам и процентным ставкам.
- Возможности сценарного анализа.
Публикации о проекте
Дополнительная информация к описанию проекта
В результате реализации проекта ОАО "Красцветмет" получило современную информационную систему, которая полостью решает задачи ведения финансовых сделок, валютного контроля и прямого обмена с банками. Кроме того, создана основа для интеграции с другими банками, а также развития процессов управления ликвидностью в компании.
Результаты проекта
Результаты проекта в части "Валютный контроль"
Качественные результаты:
- Сформирован единый ландшафт финансовых ИТ-систем компании за счет интеграции между системой Валютный контроль (на базе конфигурации "1С:Управление холдингом 8") и прочими системами, используемыми в компании;
- Выполнена интеграция с корпоративными справочниками контрагентов, договоров;
- Автоматизированы основные контрольные функции, ранее выполняемые специалистами по валютному контролю вручную;
- За счет настройки автоматизированной контрольной среды сокращены потенциальные риски по не предоставлению документов в банки и не своевременному получению / репатриации валютной выручки;
- Автоматизирована платежная функция, включая автоматическое (без участия человека) получение и разбор выписки;
- Автоматизирован обмен с банком документами валютного контроля и сопутствующей информацией (сообщения свободного формата, SWIFT коды банков, уведомления о зачислении валюты, ведомости банковского контроля, уникальные номера контрактов).
Количественные результаты:
- Процессы валютного контроля осуществляются по принципу одного окна в функциональном блоке "Валютный контроль host-to-host", который встроен в конфигурацию "1С:Управление холдингом 8", включая процессы обмена выписками, рублевыми и валютными платежами, сообщениями свободного формата и всеми видами документов валютного контроля с банком (Сбербанк), что сократило трудозатраты на обслуживание функций обмена с банками на 90%;
- Нивелированы риски потери информации при пересылке документов через e-mail, порядка 70% документов;
- Сокращено время обработки платежей, подпадающих под Валютный контроль на 50%;
- Настроено автоматическое формирование документов валютного контроля (Справок, Заявлений по контрактам и пр.) на основании данных системы Валютного контроля, что на 60% снизило трудозатраты сотрудников, которые выполняют функции в рамках бизнес-процессов валютного контроля.
Результаты проекта в части "Финансовые сделки":
Качественные результаты:
- За короткий срок (в течение 1 месяца) произведена миграция начальных остатков и истории финансовых сделок;
- За 6 месяцев, в течение которых был реализован проект, была установлена и настроена базовая функциональность системы, проведена опытно-промышленная эксплуатация, реализованы все необходимые отчеты и формы, а также все необходимые дополнительные функции.
- Обеспечена полная сходимость данных в ежемесячных отчетах для бухгалтерии. В системе обеспечена интеграция с электронным архивом.
- Заказчик получил требуемые новые отчеты, которые были недоступны в предыдущей системы.
Количественные результаты:
- Процедуры учета и контроля финансовых сделок ведутся в подсистеме "Финансовые сделки для корпоративного казначейства", которая позволяет алгоритмизировать максимальное количество процессов и расчетов сумм, процентов, сроков. В результате трудозатраты по ведению финансовых сделок в компании в целом снижены на 30%.
- В системе настроено автоматическое отслеживания лимитов и сублимитов по кредиторам, что сократило риски искажения информации за счет человеческого фактора на 100%.
- Процесс формирования печатных форм по статистике кредитов и документарных операций для предоставления в банк ускорился на 80%.
- Формирование отчетности по Кредитному портфелю компании в деталях, отчетности по статистическим данным средней процентной ставки и среднедневной задолженности, отчетности по финансовым вложениям, по забалансовым обязательствам ускорилось на 80%.
- Автоматизированный процесс отслеживания ковенантов в системе и оперативное формирование пакетов ковенантов к договору для предоставления в банк сократил время на сбор и обработку информации на 60% и на исключил риск несвоевременного предоставления информации.
- Настроена автоматическая передача в бухгалтерию Компании ежемесячной отчетной информации по кредитам, займам, депозитам и векселям, что сократило трудозатраты на обслуживание функции формирования и отправки отчетов на 50%.
-
1С:Управление холдингом
:
- Валютный контроль
- Финансовые сделки
Архитектура решения и масштаб проекта
Система "Валютный контроль и Финансовые сделки для корпоративного казначейства" построена на базе конфигурации "1С:Управление холдингом". Для решения задач обмена с банками используется система для прямого обмена финансовыми сообщениями с банками по технологии host-to-host (компании ООО "КАЗНАЧЕЙСКИЕ СИСТЕМЫ). Система "Валютный контроль и Финансовые сделки для корпоративного казначейства" интегрирована с ERP-системой и электронным архивом сторонних вендоров.
Архитектура подсистемы "Валютный контроль"
- Работа с договорами внешней экономической деятельности и изменениями к ним,
- Работа с Подтверждающими документами;
- Работа с Исходящими платежами;
- Работа с Входящими платежами;
- Прямой обмен с банком по технологии host-to-host для обмена всеми видами документов валютного контроля;
- Автоматическая загрузка данных о таможенных декларациях из базы Федеральной таможенной службы;
- Контроль соблюдения сроков.
Ключевые функции системы:
- Интеграция с текущими системами ОАО "Красцветмет";
- Миграция исторических данных из Ведомости банковского контроля;
- Поиск договоров и договорных документов, подлежащих валютному контролю;
- Ведение взаиморасчетов по договорам на валютном контроле;
- Отслеживание и оповещение о сроках необходимости наступления событий валютного контроля;
- Отслеживание соответствующих событий в системе и автоматическое формирование корректировок Сведений о валютных операциях и Справок о подтверждающих документах;
- Конвертация платежных документов и документов валютного контроля в форматы банков, отображение статуса документа;
- Разбор выписки по рублевым и валютным счетам в соответствии с требованиями валютного контроля;
- Сверка данных системы с Ведомостью банковского контроля из банка в режиме онлайн;
- Обмен с банком (Сбербанк) платежными документами по валютному контролю;
- Обмен с банком (Сбербанк) документами валютного контроля;
- Обмен с банком (Сбербанк) сообщениями свободного формата;
- Получение из банка (Сбербанк) промежуточной и окончательной выписки, уведомления о зачислении валюты, уникального номера контракта и Ведомости банковского контроля;
- Создание и поддержание базы SWIFT-кодов банков через каналы обмена с банком (Сбербанк).
Автоматизация бизнес-процессов в блоке "Валютный контроль" дала следующие возможности:
- Ручного и автоматического создания и изменения объектов валютного контроля. Связывание объектов между собой, возможность прикрепления файлов к объектам;
- Осуществление предупреждений в системе и через нотификацию о приближающихся контрольных сроках, а также их нарушении;
- Ручное и автоматическое формирование типовых сообщений в адрес кураторов договоров о нарушениях и необходимости предоставления сведений в казначейство;
- Автоматическое формирование Сведений о валютных операциях при осуществлении валютного платежа, возможность внесения дополнительных данных валютного контроля в форму заявки на платеж;
- Автоматическое формирование Сведений о валютных операциях при совершении операции перевода денежных средств с транзитного счета на текущий;
- Возможность ведения сведений о контракте в базе договоров со всеми необходимыми подтверждающими документами для осуществления валютного контроля;
- Возможность присоединения сканированных изображений подтверждающих документов к сведениям о контракте;
- Формирование отчетов, содержащих основные сведения по документам валютного контроля в системе;
- Автоматическая загрузка и разбор выписки по валютному контролю;
- Сверка с банком платежей и подтверждающих документов в реальном времени;
- Обмен с банком (Сбербанк) платежными документами, сообщениями свободного формата и документами валютного контроля;
- Создание возможности для подключения обмена документами валютного контроля с другими банками без внесения изменений в систему.
Архитектура подсистемы Финансовые сделки
В объем проекта в части Финансовых сделок были включены следующие функции:
1. Управление размещениями
1.1. Формирование карточки "Депозит (МНО)" с указанием условий размещения. Учет размещения в разрезе источника средств. Информационный анализ индикативной ставки банка. Согласование сделки по определенному маршруту. Отражение досрочного возврата по пониженной ставке, отражение расторжения сделки;
1.2. Формирование карточки "Вексель (полученный)" с указанием условий размещения. Возможность новации ценной бумаги. Отражение авалирования векселя;
1.3. Формирование карточки "Займ выданный";
1.4. Автоматический расчет процентов, создание графиков поступлений и платежей по сделкам размещения. Отражение исторических фактичекских платежей;
1.5. Отчетные формы по сделкам размещения: "Отчет по депозитам", "Отчет по векселям";1.6. Депозит \ НСО:
- Печатная форма «Справка по договору» по сделке "Депозит";
- Согласование формы с проставлением визы/подписи. Отправка формы на внешнюю ИБ (осуществляет предоставление информации для бухгалтерии по начислениям);
- Запись и сохранение истории согласованных и отправленных форм справки в Системе;
- Отражение факта в карточке Депозита / НСО, в случае отсутствия функции загрузки выписки, заполнение закладки для отражения факта вручную производить автоматически по кнопке "Отразить как факт" с закладки "Общий график". На закладку "Отражение фактически данных" переносить выбранные пользователем плановые поступления и платежи из Общего графика;
- На форме списка Депозитов и сделок НСО (МНО) создать возможность вывода и скрытия отборов по всем параметрам этих финансовых сделок.
1.7. Займ:
- Печатная форма "Справка по договору" по сделке "Займ";
- Согласование формы с проставлением визы/подписи;
- Отправка формы на внешнюю ИБ (осуществляет предоставление информации для бухгалтерии по начислениям);
- Запись и сохранение истории согласованных и отправленных форм справки в Системе;
- Отражение факта в карточке Займ, в случае отсутствия функции загрузки выписки, заполнение закладки для отражения факта вручную производить автоматически по кнопке "Отразить как факт" с закладки "Общий график". На закладку "Отражение фактически данных" переносить выбранные пользователем плановые поступления и платежи из Общего графика;
- На форме списка Займов создать возможность вывода и скрытия отборов по всем параметрам этих финансовых сделок.
1.8. Вексель
- Планирование погашения процентов с возможностью редактирования периода начисления;
- Выплата процентов на определенную дату, за указанный период;
- Печатная форма "Справка по договору" по сделке "Вексель";
- Согласование формы с проставлением визы/подписи;
- Отправка формы на внешнюю ИБ (осуществляет предоставление информации для бухгалтерии по начислениям);
- Запись и сохранение истории согласованных и отправленных форм справки в Системе;
- Отражение факта в карточке "Вексель" в случае отсутствия функции загрузки выписки, заполнение закладки для отражения факта вручную производить автоматически по кнопке "Отразить как факт" с закладки "Общий график". На закладку "Отражение фактически данных" переносить выбранные пользователем плановые поступления и платежи из Общего графика;
- На форме Векселя и в форме списка Векселей добавить информацию о текущей задолженности по Векселю.
- Добавил на форме списка Векселей отбор "Полученные / Выданные / Все Векселя";
- На форме Векселя и в форме списка Векселей добавить информацию о просрочке оплаты процентов и основного долга по Векселю;
- На форме списка Векселей добавить возможность автоматического суммирования значений по выбранным строкам, которые выбраны на форме – с учетом отборов. Должны суммироваться (все данные на текущий момент, без учета истории): сумма долга по Векселям, сумма просрочки по Векселям, сумма номиналов по Векселям;
- На форме списка Векселей создать возможность вывода и скрытия отборов по всем параметрам этих финансовых сделок.
2. Управление привлечениями
2.1. Учет сделок по привлечению средств с помощью следующих финансовых инструментов: кредитная линия, транш, облигации, векселя, займы;
2.2. Формирование карточек "Кредитная линия", "Транш" с указанием условий привлечения по кредитному договору. Учет возможности изменения общего лимита банком. Применение условий реклассификации статей ДДС. Ведение:
- Плановых графиков погашения Основного долга;
- Погашения процентов;
- Юридического графика погашения основного долга;
- Графика по договору с информацией по остатку основного долга с учетом досрочных погашений.
- - Общего графика с условиями погашения по оферте, уплаты по купонам;
- - Выпуск Облигации в обращение;
- - Погашение Облигации;
- - Покупка ценной бумаги;
- - Продажа ценной бумаги.
2.4. Формирование карточки "Вексель (выданный)" с указанием условий привлечения. Возможность новации ценной бумаги. Отражение авалирования векселя;2.5. Формирование карточки "Займ";
2.6. Автоматический расчет комиссий, процентов, создание графиков поступлений и платежей по сделкам привлечения. Отражение исторических фактических платежей;
2.7. Закрытие финансового периода по финансовым сделкам привлечения. Согласование документа "Закрытие финансового периода". Формирование зафиксированных графиков по финансовым сделкам с фиксацией основных параметров сделки и показателей плановых графиков на дату актуальности;
2.8. Лимиты
- Добавление нового объекта Системы "Кредитный лимит" с контролем остатка кредитного лимита на организацию по финансовым сделкам. Данный показатель для реализации отчета по лимитам в разрезе кредитора;
- Поля документа "Лимит": организация, головной банк, сумма лимита, валюта лимита, вид финансовой сделки, на которую установлен лимит;
- Отчет "Справка об открытых лимитах по состоянию на дату";
- Отчет по действующим соглашениям кредитной задолженности и свободному лимиту на дату.
2.9. Кредит
- При копировании документа "Транш" обеспечить очищение заполненных данных:
- Даты выборки;
- Даты погашения;
- Даты начала расчета погашения;
- Даты начала расчета процентов;
- Таблицы фактических данных;
- Плановых графиков;
- Таблицы транша;
- Таблиц % ставки.
- Автоматическое заполнение таблицы фактических данных по данным Общего графика документа финансовой сделки. Кнопка из общего графика на плановой сумме "Оплатить" - автоматическое заполнение фактического платежа в закладке "Фактические платежи ручной ввод";
- Групповое изменение % ставки и пересчета суммы процентов;
- Наименование фин. сделки (Кредитная линия (КЛ), Транш, Займ, Вексель) = Номер договора + Номер по порядку;
- На форме сделки "Кредитная линия" (далее - КЛ) в закладке "Общие сведения", либо в закладке "Транши" добавить поле с данными по сумме задолженности по кредитной линии (сумма всех траншей КЛ за минусом досрочного погашения). Поле "Расчет задолженности на текущую дату" = Сумма всех траншей в рамках КЛ- Суммы досрочного погашения на текущую дату (т.е. основной долг в рамках КЛ на текущую дату);
- Изменить режим отражения карточки на полноэкранный;
- Расчет комиссии по Овердрафту связать с установленным лимитом, определять базу для начисления, исходя из установленной на дату суммы лимита;
- Отчет "Кредитный портфель";
- Отчет "Расчет средней процентной ставки";
- Печатная форма "Кредитная история за период";
- Отчет "Среднедневной кредитный лимит";
- Печатная форма "Справка по договору" по сделке "Кредит/Овердрафт". Согласование формы с проставлением визы/подписи. Отправка формы на внешнюю ИБ (осуществляет предоставление информации для бухгалтерии по начислениям). Запись и сохранение истории согласованных и отправленных форм справки в Системе
- Отражение факта в карточке Кредитная линия и Транш, в случае отсутствия функции загрузки выписки, заполнение закладки для отражения факта вручную производить автоматически по кнопке "Отразить как факт" с закладки "Общий график". На закладку "Отражение фактически данных" переносить выбранные пользователем плановые поступления и платежи из Общего графика.
- На форме списка Кредитных линий и Траншей создать возможность вывода и скрытия отборов по всем параметрам этих финансовых сделок.
3. Управление ковенантами
3.1. Учет корпоративных ковенантов по любым финансовым сделкам;
3.2. Управление задачами по вводу плановых и фактических данных по уровню заданных ковенантов;3.3. Однократное введение фактического и планового значения ковенанта с применение для всех сделок, к которым привязан ковенант;
3.4. Возможность установки уровня ковенанта условиями или значениями, а также их изменение;
3.5. Ведение графика исполнения ковенантов, формирование напоминаний и фиксация данных об исполнении ковенанта с приложением подтверждающих документов;
3.6. Возможность копирования введенного пакета ковенант для привязки к другим финансовым сделкам;
3.7. Уведомление контролера о сроке исполнения установленных ковенантов;3.8. Отчетная форма "Отчет по исполнению установленных ковенантов".
4. Управление сделками обеспечения
4.1. Формирование карточки "Залог с указанием условий обеспечения";
4.2. Формирование карточки "Поручительство" с указанием условий обеспечения. Планирование платежей в зависимости от вида поручительства;
4.3. Формирование карточки "Гарантия" с указанием условий обеспечения. Контроль подтверждения гарантии банком-гарантом;
4.4. Отчетные формы по сделкам обеспечения: "Отчет по поручительствам (выданные)", "Отчет по поручительствам (полученные)", "Отчет по гарантиям", "Отчет по подтверждению банком Банковских гарантий";
4.5. Банковская гарантия \ Аккредитив;
- В обеспечении по финансовым сделкам добавить колонку "Сумма";
- Печатная форма - отчет "Банковские гарантии, поручительства выданные" на дату
- Отчет "Действующие выданные обеспечения" на дату
- На форме списка Банковских гарантий создать возможность вывода и скрытия отборов по всем параметрам этих финансовых сделок.
- Реализовать возможность учета сделок "Резервного аккредитива" с помощью существующих в системе объектов.
Использованное дополнительное ПО, компьютерная техника и оборудование