Цели проекта

• Оптимизация процесса расчета заработной платы за счет повышения уровня автоматизации;
• Обеспечение оперативного и точного предоставления информации для принятия управленческих решений;
• Улучшение качества работы пользователей;
• Снижение влияния человеческого фактора на процессы.

Задачи проекта

• Повышение эффективности и производительности процессов за счет их автоматизации;
• Увеличение числа превентивных проверок (проверок до расчета) корректности исходных кадровых и учетных данных;
• Уменьшение количества ручных операций за счет автоматизации рутинных проверок перед осуществлением ключевых бизнес-процессов (аванс, расчет неявок, зарплата);
• Расширение функциональных возможностей для пользователей в части расчета заработной платы;
• Подготовка базы для реализации цифровых сервисов, предоставляемых сотрудникам;
• Сокращение издержек на персонал за счет территориального перераспределения участков по расчету заработной платы.

Ситуация до внедрения

До внедрения информационной системы "1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП" работа с модулями табельного учета и расчета заработной платы каждого филиала была настроена в рамках отдельного АРМ, консолидация регламентированной и управленческой отчетности выполнялась в стороннем программном обеспечении, что влияло на удобство использования исторической системы и сроки формирования отчетности.

Заказчик

"Газпромбанк" (Акционерное общество) - "Банк года 2019" по версии финансового портала Банки.ру. Входит в тройку крупнейших банков России по многим показателям и занимает третье место в списке банков Центральной и Восточной Европы по размеру собственного капитала. В России региональная сеть Газпромбанка представлена головным офисом и 20 филиалами, расположенными от Калининграда до Южно-Сахалинска, в которых работает более 21 000 сотрудников. В 2020 году отметил свой 30-летний юбилей, являясь ровесником современной России.

Уникальность и инновационность проекта

Перед ООО "1С-КСУ" стояла задача перевести в "1С:Зарплата и управление персоналом КОРП" только процессы расчета и выплаты заработной платы, формирования бухгалтерских проводок.

Учет кадров должен был остаться в исторической системе. Для взаимодействия двух систем был осуществлен не только перенос начальных данных и НСИ из исторической системы, но и разработан механизм бесшовной интеграции, позволяющий автоматически загружать из системы кадрового учета:

• 10 видов справочников
• 27 видов документов, содержащих суммарно более 500 различных комбинаций взаимосвязанных документов и/или условий расчета сумм к выплате
• 11 видов регистров сведений

В совокупности написано более 30 тыс. строк кода, учитывающих все возможные комбинации параметров первичных документов. Ежедневно из системы кадрового учета загружаются более 1000 объектов, а в период расчета зарплаты этот показатель может превышать 14 000 объектов.

В единой информационной базе производится расчет заработной платы всей организации (более 21 000 сотрудников), которая географически распределена по всей стране:

• 20 обособленных подразделений (филиалов)
• 500 обособленных территорий
• 3100 подразделений

Большой поток ежедневно интегрируемых объектов и необходимость неукоснительно соблюдать сроки выплаты заработной платы и перечисления налогов предъявляют высокие требования к надежности механизма интеграции. Для соответствия данным требованиям реализована обработка "Монитор обмена", позволяющая контролировать процесс обмена с системой кадрового учета и оперативно выявлять инциденты с загрузкой данных (ошибки подключения к источнику, ошибки чтения данных, ошибки записи данных, ошибки проведения и т.д.).

Особенностью проекта также является специфика кредитных организаций, в частности:

• Закрытие операционного дня (ежедневное формирование баланса)
• Расчет заработной платы в крайне сжатые сроки (заработная плата за текущий месяц должна быть выплачена не позднее последнего рабочего дня этого месяца)

В "1С:Зарплата и управление персоналом КОРП" ведется полноценный бухгалтерский учет заработной платы в соответствии с Положением Банка России №465-П. Реализован механизм формирования ежедневных проводок по счетам банковского плана счетов, разработаны процедуры автоматического обмена с системой учета хозяйственной деятельности (платежные поручения, мемориальные ордера) и механизмы контроля целостности данных.

Публикации о проекте

• Внедрение ПП "1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП" в АО "Газпромбанк"

Результаты проекта

• Сокращено time to market новой функциональности более чем в 3 раза;
• Сокращены сроки адаптации системы к изменениям законодательства более чем в 2 раза;
• Сокращено время расчета заработной платы более чем в 1,5 раза;
• Сокращены сроки подготовки регламентированной и управленческой отчетности более чем в 1,5 раза;
• Совместно с сотрудниками Департамента централизованного бухгалтерского учета Банка проведена ревизия более 200 видов начислений и удержаний в исторической системе, пересмотрены и модифицированы бизнес-процессы;
• Автоматизированы процессы взаимодействия между расчетными и кадровым департаментами;
• Расширены функциональные возможности пользователей в части расчета заработной платы.

1С:Зарплата и управление персоналом КОРП :
• Расчет заработной платы
• Выплаты сотрудникам
• Налоги и взносы
• Справки и отчетность

Архитектура решения и масштаб проекта

В рамках проекта по внедрению системы были автоматизированы следующие функциональные блоки:

1. Расчет заработной платы

В рамках данного процесса:

• Создана обработка массового расчета для каждого типа неявок, позволяющая существенно сократить время обработки документов;
• Доработан учет рабочих мест сотрудников по территориям;
• Разработаны различные механизмы превентивных проверок: проверка соответствия табелей учета рабочего времени документам-отклонений, проверка корректности расчета профсоюзных взносов и т.п.;
• Разработан рабочий стол бухгалтера по расчету заработной платы, представляющий собой пошаговую группировку действий в программе (массовый запуск проверок кадровых данных таких как проверка наличия заполненных графиков работы, проверка наличия табеля учета рабочего времени, проверка наличия лицевых счетов и т.д.; ввод документов для расчета заработной платы; массовый расчет неявок; формирование проверочных отчетов по рассчитанной заработной плате; обработку выплаты заработной платы);
• Автоматизирован процесс массового формирования платежных поручений для следующих целей:
  • Перечисление зарплаты сотрудников в сторонние банки;
  • Перечисление алиментов;
  • Перечисление НДФЛ в бюджет (более 500 обособленных подразделений);
  • Перечисление профсоюзных взносов в 7 профсоюзов.

• Разработаны аналитические отчеты по затратам на заработную плату и взносы для смежных служб;
• Автоматизировано многопоточное утверждение премий и разовых начислений, а также расчета заработной платы, что позволило существенно (в несколько раз) ускорить типовое выполнение процесса, предусмотренное исходной конфигурацией;
• Оптимизирован расчет большого числа сотрудников (более 12000 одновременно по головному офису) в части быстродействия.

2. Миграция данных и интеграция со смежными системами

В рамках миграции загрузка исторических данных осуществлялась из исторической системы путем подключения к предоставленным Заказчиком витринам по механизму ADODB Connection. При переносе НСИ в "1С:Зарплата и управление персоналом КОРП" было заполнено и сохранено соответствие ключей, использующихся в исторической системе (для задач интеграции). Были выведены из эксплуатации использовавшиеся ранее программные средства, дублирующие функции, реализованные в "1С:Зарплата и управление персоналом КОРП":

• Модуль расчета зарплаты исторической системы;
• Модуль для формирования проводок по зарплате.

В рамках интеграции со смежными системами:

• Для интеграции и миграции данных разработан механизм, использующий загрузку из витрин данных с подключением по механизму ADODB Connection и осуществляющий поиск объектов по соответствию ключей;
• Для проверки расчетов в условиях непрерывности кадрового процесса и крайне сжатых сроков необходима фиксация кадровых данных и данных учета рабочего времени, для чего был разработан механизм закрытия загруженного утвержденного табеля от изменений путем блокировки проведения загружаемых кадровых документов на время расчета зарплаты, а затем последующая разблокировка проведения документов после расчета и выплаты зарплаты с проведением отложенных документов, поступивших в период блокировки табеля;
• Для интеграции с корпоративным порталом разработан веб-сервис, получающий данные для формирования расчетных листков сотрудников;
• Для интеграции с системой учета хозяйственной деятельности были разработаны функции, обращающиеся к веб-сервисам данной системы, осуществляющие передачу данных о платежных документах и сформированных проводках.

Обеспечена интеграция:

• С системой ведения кадрового учета (НСИ, кадровые данные, табельный учет, исходные данные для расчета зарплаты);
• С системой учета хозяйственной деятельности (бухгалтерские проводки, платежные поручения, аналитические счета, суммы дополнительных доходов сотрудников, остатки по сводным счетам для сверки);
• С системами зачисления средств на лицевые счета работников (реестры на перечисления сотрудникам);
• С корпоративным информационным порталом (расчетные листки сотрудников)
• С системой консолидации налоговой отчетности (регистры налогового учета).

Взаимодействие системы "1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП" со смежными системами представлено на следующей схеме: